Журнал отсутствия на рабочем месте: образец и бланк

Журнал отсутствия на рабочем месте ведут, чтобы видеть, кто и на сколько покидал рабочее место в течение дня: по служебной надобности, по болезни, по личным делам. Записи помогают руководителю объяснить, почему задача не сделана в срок, и служат подтверждением, если сотрудник ссылается на согласованный отгул.

Закон не требует вести именно такой журнал. Учёт отработанного времени работодатель обязан вести по ст. 91 Трудового кодекса: для этого есть табель учёта рабочего времени. Журнал отсутствий — внутренний инструмент, который дополняет табель и фиксирует причину и время отлучки подробнее, чем графа «Я» или «Н» в табеле.

Журнал регистрации прихода и ухода работников — это тот же журнал отсутствий, только записи в нём строят от прихода: во сколько человек пришёл, во сколько ушёл на обед, когда вернулся и во сколько закончил день. Образец заполнения такой же, как в бланке выше: номер записи, фамилия и должность, время ухода и возвращения, причина и отметка руководителя.

Если журнал ведут ради учёта прихода и ухода, в шапке указывают подразделение и период, а в графах — время прихода, время ухода и время отсутствия в течение дня. Скачать бланк можно выше и распечатать на каждый отдел: страницы нумеруют и прошнуровывают, чтобы записи нельзя было изъять.

Отдельного требования вести именно журнал прихода и ухода в законе нет: это внутренний документ компании. Обязательный учёт отработанного времени работодатель ведёт по ст. 91 ТК РФ табелем, а журнал помогает восстановить подробности, если время в табеле оспаривают.

Работодатель обязан учитывать, сколько каждый сотрудник фактически отработал по ст. 91 ТК РФ. Для этого часто используют табель по форме Т-13, Т-12 или по форме компании, которую компания выбирает сама.

Журнал отсутствий табель не заменяет. В табеле отмечают итог за день — работал человек или отсутствовал, а журнал показывает, во сколько он ушёл и вернулся и почему. Если журнала нет, работодатель всё равно обязан вести учёт времени — хотя бы табелем.