Акт приёма-передачи ТМЦ при смене материально ответственного лица

Акт фиксирует момент, когда ответственность за сохранность ценностей перешла от одного работника к другому. До подписания за недостачу отвечает тот, кто сдаёт, после — тот, кто принял.

Без подписанного акта спор о недостаче почти невозможно выиграть: нечем доказать, что ценности были переданы в полном объёме и в каком состоянии. Акт — первичный учётный документ, и по нему операцию отражают в бухгалтерском учёте.

Смена материально ответственного лица — обязательное основание для инвентаризации по ФСБУ 28/2023. Правило действует и при временной смене: отпуск, больничный, длительная командировка постоянного работника.

При временной передаче инвентаризацию проводят по всем ценностям, которые передают другому ответственному работнику. Саму проверку и передачу ценностей другому лицу оформляют в любом случае.

При коллективной ответственности инвентаризацию проводят при смене бригадира, выбытии более 50 % членов бригады или по требованию одного или нескольких её членов. Передачу оформляют, когда меняется весь коллектив или ценности переходят за пределы бригады.

Когда ценности переходят из одной организации в другую, одного акта приёма-передачи мало: передача идёт по договору — купли-продажи, поставки, безвозмездной передачи или давальческой переработки.

В акте указывают реквизиты договора, наименование и количество ценностей, стоимость, состояние и комплектность. Подписывают его уполномоченные представители обеих сторон, у каждой остаётся свой экземпляр.

Передающая сторона отражает выбытие ценностей, принимающая — их поступление. Акт вместе с товарной накладной служит основанием для учёта у обеих сторон.