Электронный акт выполненных работ

С 1 января 2026 года электронный акт выполненных работ в прежнем формате через оператора ЭДО не передают. Работы и услуги закрывают универсальным передаточным документом в формате УПД 5.03 — он заменяет и акт, и счёт-фактуру. Ниже — что писать в документе, как поступить с актами контрагентов по старому формату и какие реквизиты обязательны.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Заказчик: ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, КПП 770101001

Исполнитель: ООО «Вектор», ИНН 7702345678, КПП 770201001

Универсальный передаточный документ

статус 2 — акт выполненных работ (оказанных услуг)

16 ноября 2026 г. № 214

Основание: договор оказания услуг от 12 января 2026 г. № 3/26.

Исполнитель выполнил, а заказчик принял работы по настройке сайта: подготовка структуры разделов, вёрстка шести страниц, подключение форм заявок. Работы выполнены в полном объёме и в срок. Заказчик претензий по объёму, качеству и срокам не имеет.

Стоимость работ — 120 000,00 ₽, НДС 22 % — 26 400,00 ₽, всего к оплате 146 400,00 ₽.

Документ подписан электронными подписями: со стороны исполнителя — генеральный директор А. А. Смирнов, со стороны заказчика — генеральный директор П. П. Петров.

Исполнитель

Генеральный директор

____________ / А. А. Смирнов /

Заказчик

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Что изменилось с 1 января 2026 года

До 2026 года акт выполненных работ передавали по ЭДО в формате, утверждённом приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@. Приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ этот формат отменил: с 1 января 2026 года обмениваться актами и товарными накладными по старым форматам через оператора ЭДО нельзя.

Вместо акта работы и услуги закрывают универсальным передаточным документом в формате УПД 5.03 — он утверждён приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. УПД соединяет первичный документ и счёт-фактуру: один файл закрывает работы и даёт заказчику основание для вычета НДС.

Бумажный акт и неформализованный электронный документ, который компания составила сама, отмена не затронула. Но такой документ не получится передать налоговикам по их требованию в электронном виде — его представят на бумаге.

В каком формате передают акт по ЭДО

УПД 5.03 — приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Формат XML, его принимает любой оператор ЭДО.
Статус документа в УПД: «1» — счёт-фактура и первичный документ вместе, «2» — только первичный документ, то есть акт без счёта-фактуры.
Акт выполненных работ — это УПД со статусом 2. Если исполнитель платит НДС и выставляет счёт-фактуру, ставят статус 1.
Бумажный акт — по форме, которую компания утвердила самостоятельно или выбрала для соответствующих работ из альбома форм.
Неформализованный электронный акт — файл в любом виде (PDF, скан с подписью), если стороны так договорились.

Обязательные реквизиты акта

Название документа: «Универсальный передаточный документ» или «Акт выполненных работ».
Дата составления и номер документа.
Название заказчика и исполнителя, их ИНН и КПП.
Основание: номер и дата договора, заявки или счёта.
Перечень работ или услуг, их количество и единица измерения.
Сумма без налога, ставка и сумма НДС, общая сумма к оплате.
Должности, фамилии и подписи сторон либо отметка об электронных подписях.
По статье 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» этих данных достаточно, чтобы принять документ к учёту.

Как закрыть работы электронным актом

Проверьте договор. Посмотрите, какой документ стороны назвали основанием для закрытия работ: акт, УПД или другой. Если в договоре остался старый формат акта, подпишите дополнительное соглашение о переходе на УПД.
Сформируйте УПД в учётной программе. В 1С, «Контуре» или другой программе выберите УПД со статусом 2, если счёт-фактура не нужна, и статусом 1, если нужна. Заполните строки по работам и суммам.
Подпишите и отправьте через оператора. Подпишите файл усиленной квалифицированной электронной подписью и отправьте заказчику через оператора ЭДО. Сохраните подтверждение оператора о передаче.
Дождитесь подписи заказчика. Заказчик проверяет документ и подписывает его своей подписью. С этого момента работы считаются принятыми, а у заказчика появляется основание для учёта расходов.
Разберитесь с отказом. Если заказчик прислал мотивированный отказ, исправьте замечания и отправьте исправленный УПД. Немотивированный отказ не лишает документ силы, но спор лучше решать письменно.

Контрагент присылает акт по старому формату

Принять такой документ к учёту можно, если в нём есть все обязательные реквизиты статьи 9 закона № 402-ФЗ и он подписан электронной подписью. ФНС подтвердила это в разъяснениях: старый формат стал неформализованным документом, а не запрещённым.

Последствие одно: по требованию налоговой такой акт придётся представить на бумаге — в электронном виде налоговики его не примут. Если актов много, проще попросить контрагента перейти на УПД 5.03: это избавит от распечаток и споров о формате.

Отдельно проверьте вычет НДС. Если исполнитель выставил счёт-фактуру отдельным файлом в старом формате, вычет заявить можно, но налоговая вправе запросить пояснения. Надёжнее получить счёт-фактуру в действующем формате.

Частые ошибки

Отправляют акт по формату ММВ-7-10/552@: оператор ЭДО такой файл не пропустит, работы останутся незакрытыми.
Ставят в УПД статус 1, хотя счёт-фактура не нужна, и получают лишний документ с НДС.
Забывают указать основание — договор или заявку: при споре неясно, какие именно работы закрывает документ.
Не согласовали вид электронной подписи для первичного документа. Для электронного счёта-фактуры в составе УПД используйте усиленную квалифицированную подпись.
Не сохраняют подтверждение оператора о передаче файла — при проверке нечем доказать, что документ отправлен.

Частые вопросы

Можно ли в 2026 году выставить акт выполненных работ по ЭДО?

Да. Для формализованного обмена можно использовать УПД 5.03: со статусом 2 — как первичный документ, со статусом 1 — вместе со счётом-фактурой. Возможен и неформализованный электронный акт.

Чем УПД отличается от акта выполненных работ?

УПД — это акт и счёт-фактура в одном файле. Со статусом 1 он заменяет оба документа, со статусом 2 — только акт. Отдельный акт счёт-фактуру не заменяет, её выставляют дополнительно.

Что делать, если заказчик требует акт по старой форме?

Предложите УПД 5.03: он закрывает те же работы и привычен бухгалтерии. Если заказчик настаивает на бумаге, составьте акт на бумажном носителе — запрета на это нет.

Нужна ли печать на электронном акте?

Нет. Электронный документ подтверждает усиленная квалифицированная электронная подпись, печать и подпись от руки для него не нужны.

Какой подписью подписывают УПД по ЭДО?

Для совместного электронного первичного документа стороны согласуют вид подписи; при соблюдении условий закона может применяться простая электронная подпись. Для электронного счёта-фактуры нужна усиленная квалифицированная подпись.

Можно ли исправить электронный акт после подписания?

Да. Исполнитель формирует исправленный УПД с тем же номером и признаком исправления, стороны подписывают его заново. Старый файл остаётся в системе ЭДО со своей историей.

Акты, счета и закрывающие документы съедают время

Чтобы закрывающие документы собирались сами

УПД, счета и акты по каждому договору отнимают часы у бухгалтерии и руководителя: сверить суммы с договором, проверить реквизиты, отправить контрагенту и дождаться подписи.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют суммы с договором и приносят руководителю готовый файл на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»