Служебная записка на выдачу денежных средств: образец и бланк

Служебная записка на выдачу денежных средств — внутренний документ, которым сотрудник просит руководителя выделить деньги на рабочие нужды: закупку, командировку, хозяйственные расходы. Ниже — образец с просьбой о выдаче денег под отчёт и бланк, по которому можно составить свою записку.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела снабжения

И. И. Иванова

Служебная записка

о выдаче денежных средств под отчёт

16 ноября 2026 г. № 27

Для бесперебойной работы склада нужно пополнить запас упаковочных материалов: гофрокоробов и стрейч-плёнки. Поставщик ООО «Упак-Сервис» выставил счёт № 318 от 13.11.2026 на 47 500 рублей, срок оплаты — до 25 ноября 2026 года. Без оплаты поставка не будет отгружена, и со следующей недели склад останется без упаковки.

Прошу выдать под отчёт 47 500 (сорок семь тысяч пятьсот) рублей на оплату счёта № 318 от 13.11.2026. Срок, на который выдаются деньги, — до 30 ноября 2026 года. Авансовый отчёт будет представлен не позднее трёх рабочих дней после оплаты.

Приложение: счёт № 318 от 13.11.2026 на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела снабжения

____________ / И. И. Иванов /

Что такое служебная записка на выдачу денежных средств

Служебная записка на выдачу денежных средств — внутренний документ компании. Сотрудник пишет её на имя руководителя, когда для работы нужны деньги: оплатить счёт поставщика, купить оборудование или материалы, выдать аванс на командировку, закрыть хозяйственные расходы.

Единой формы в законе нет. Компания может утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись. Записка служит основанием для решения руководителя, а после его резолюции — для бухгалтерии, которая выдаёт деньги.

Что указать в записке на выдачу денег

Адресата: должность и фамилию с инициалами руководителя, который принимает решение о выдаче денег.
Автора: свою должность, подразделение и фамилию с инициалами.
Название документа и заголовок к тексту: «Служебная записка о выдаче денежных средств под отчёт» или «…о выделении денежных средств».
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Обоснование: на что нужны деньги, почему без них не обойтись, какими документами подтверждается сумма.
Сумму цифрами и прописью, срок, на который выдаются деньги, и когда будет представлен отчёт.
Приложения: счёт, смету, коммерческие предложения — всё, что подтверждает расход.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать служебную записку на выдачу денежных средств

Определите, кто распоряжается деньгами. Записку адресуют руководителю компании или тому, кому он передал право подписи по финансовым вопросам. От этого зависит, чью резолюцию ждать.
Опишите, на что нужны деньги. Первый абзац — факты: какая задача стоит, что нужно оплатить или купить, какой документ это подтверждает и что будет, если деньги не выделить.
Назовите сумму и срок. Второй абзац начинается со слова «прошу»: сколько выдать, на какой срок, когда представите авансовый отчёт. Сумму пишите цифрами и прописью.
Приложите подтверждающие документы. Счёт поставщика, смета, расчёт стоимости билетов и гостиницы — приложения снимают лишние вопросы и ускоряют решение.
Подпишите и передайте на резолюцию. Подпишите записку и передайте адресату или в канцелярию. После резолюции документ уходит в бухгалтерию как основание для выдачи денег.

Чем отличается от заявления на выдачу денег

Заявление пишет сам получатель денег — обычно на имя руководителя, и в нём главное — просьба выдать сумму под отчёт. Служебная записка может идти и от руководителя подразделения, который просит деньги для отдела, а получать их будет другой сотрудник.
В записке сильнее выражена деловая часть: обоснование расхода, ссылка на счёт или смету, срок использования денег. Заявление чаще ограничивается суммой и целью.
Если в компании утверждён порядок, по которому деньги под отчёт выдаются только по заявлению работника, записка руководителя отдела служит дополнением к нему, а не заменой.
Для командировки аванс оформляют запиской или заявлением с указанием маршрута, сроков поездки и расчёта суммы: проезд, жильё, суточные.

Частые вопросы

Обязательно ли писать служебную записку на выдачу денежных средств?

Закон этого не требует. Но если в компании установлен порядок, по которому бухгалтерия выдаёт деньги только на основании распоряжения руководителя, записка становится удобным документом для такого распоряжения: в ней видно цель, сумму и ответственного.

Можно ли написать служебную записку от руки?

Да, если в компании не утверждён обязательный бланк. Рукописная записка с подписью имеет ту же силу, что и напечатанная.

Нужна ли печать на служебной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель оформляет резолюцией.

Какой срок указать в записке?

Срок, на который выдаются деньги, компания устанавливает сама. Для подотчётных сумм удобно указать дату, к которой сотрудник представит авансовый отчёт, — обычно это несколько рабочих дней после того, как расход закрыт.

Чем отличается записка о выдаче от записки о выделении денежных средств?

Ничем по сути: это два названия одного документа. «Выделение» чаще используют, когда речь о деньгах для подразделения или проекта, «выдача» — когда конкретный сотрудник получает сумму под отчёт.

Читать в журнале

Когда записки на деньги и согласования съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Записки на выдачу денег, заявки и согласования отнимают у руководителя часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и передать в бухгалтерию. Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по бюджету и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»