Накладная: шаблон Excel

Накладная подтверждает, что товар передан от продавца покупателю, и служит основанием для списания у продавца и оприходования у покупателя. Счёт-фактура и универсальный передаточный документ для этого не заменяют саму передачу: они относятся к налогу, а накладная — к движению товара.

Excel удобен тем, что табличную часть можно собрать из выгрузки 1С или из прайса поставщика, а потом распечатать. Обязательной формы для товарной накладной закон не устанавливает, поэтому компания вправе взять свой шаблон.

Если нужна простая форма, возьмите бланк с минимальным набором граф: реквизиты сторон, дата и номер, таблица с наименованием, количеством, ценой и суммой, подписи отпустившего и принявшего. Этого хватает, чтобы покупатель оприходовал товар, а поставщик списал его с учёта.

Скачать такой бланк в Excel бесплатно можно, сохранив шаблон выше: пустой файл оставьте отдельной копией, а заполняйте копию. Сложные формы с транспортным разделом, доверенностями и графами НДС нужны, когда того требует договор или учётная политика; для разовой передачи товара простая форма подходит.

Товарная накладная — привычный документ на передачу товара. Мягкой накладной в бухгалтерских правилах нет: так иногда называют упрощённую форму на отпуск товара без полной табличной части, но юридической силы у неё столько же, сколько у любой другой накладной с реквизитами и подписями.

Универсальный передаточный документ заменяет сразу и счёт-фактуру, и первичный документ на передачу. Если УПД содержит обязательные реквизиты первичного документа, отдельную товарную накладную можно не оформлять. УПД со статусом 1 совмещает передаточный документ и счёт-фактуру, со статусом 2 служит первичным документом.

Бланк накладной 2023 года скачать бесплатно в Excel ещё можно, но проверьте его перед работой: форма ТОРГ-12 к тому времени уже не была обязательной для большинства организаций, но её можно применять добровольно, и старые файлы часто содержат лишние графы и устаревшие подсказки. Для учёта это не ошибка, но лишние строки мешают заполнять документ.

Сейчас обязательной формы нет: компания сама решает, какие графы оставить. Возьмите нынешний шаблон с реквизитами первичного документа из статьи 9 закона о бухгалтерском учёте — его принимают и налоговая, и покупатель.

ИП на спецрежиме, который не платит НДС, в графах «ставка НДС» и «сумма НДС» ставит прочерк. Писать «без НДС» в графе суммы допустимо, а вот оставлять пустое место не стоит: приёмка такого документа затягивается.

Если ИП на упрощённой системе обязан платить НДС по спецставке, в накладной указывают эту ставку и сумму налога — так же, как обычный плательщик. Правило о пороге дохода и ставках описано в статье 164 Налогового кодекса.