Заявление на замену лет при расчёте декретных

Пособие по беременности и родам считают по заработку за два года перед годом выхода в декрет. Если в этих годах женщина была в декрете или в отпуске по уходу за ребёнком, заработка там нет, и пособие выходит маленьким. Замена лет возвращает в расчёт годы с настоящим заработком. Ниже — бланк заявления в Word и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера отдела продаж

А. С. Смирновой

Заявление

о замене календарных лет расчётного периода для назначения пособия по беременности и родам

16 ноября 2026 г.

С 1 декабря 2026 года мне предоставляется отпуск по беременности и родам продолжительностью 140 календарных дней. Пособие рассчитывается по заработку за 2024 и 2025 годы.

В 2024 году я находилась в отпуске по уходу за первым ребёнком до достижения им трёх лет, в 2025 году — в отпуске по беременности и родам и затем в отпуске по уходу за вторым ребёнком. Заработка, облагаемого страховыми взносами, за эти годы у меня нет.

Прошу заменить 2024 и 2025 годы расчётного периода на 2022 и 2023 годы, в которых я работала в ООО «Ромашка» и получала заработную плату. Замена увеличит размер пособия.

Копия приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком от 12.03.2024 № 18 и копия листка нетрудоспособности прилагаются.

Работник

Менеджер отдела продаж

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем заменять годы

Пособие по беременности и родам — это 100 % среднего заработка за два календарных года, предшествующих году выхода в декрет. Для отпуска, который начинается в 2026 году, берут 2024 и 2025 годы.

Если в расчётных годах женщина была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, пособия за эти периоды в заработок не включают, а дни отпуска исключают из расчёта среднего дневного заработка. В расчёт идут только выплаты, облагаемые страховыми взносами, а пособия к ним не относятся. Средний заработок падает до минимума, и пособие считают от МРОТ.

Замена лет возвращает в расчёт годы, когда женщина работала и получала зарплату. Право на неё даёт часть 1 статьи 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ: годы расчётного периода можно заменить на предшествующие, если это увеличит пособие.

Кому положена замена лет

Женщине, которая в расчётных годах была в отпуске по беременности и родам.
Женщине, которая в расчётных годах была в отпуске по уходу за ребёнком до трёх лет.
Отцу или другому родственнику, который брал отпуск по уходу за ребёнком и теперь оформляет больничный или пособие: право на замену есть у того, кто фактически ухаживал за ребёнком.
Маленькая зарплата сама по себе не даёт права на замену лет. Помимо отпусков по беременности и родам и по уходу, право может возникнуть при предусмотренном законом приостановлении трудового договора или государственной гражданской службы.

Как заполнить заявление

Укажите адресата. Заявление подают работодателю: руководителю организации или ИП, у которого женщина работает. Если работодатель ликвидирован или женщина не работает, заявление подают в Социальный фонд России.
Назовите отпуск и его даты. Напишите, с какого числа начинается отпуск по беременности и родам и на сколько дней: 140, 156 или 194.
Опишите, где были расчётные годы. Перечислите, в каком году и в каком отпуске вы находились: по беременности и родам, по уходу за ребёнком. Это основание замены.
Назовите годы для замены. Укажите, какие годы берёте вместо расчётных. Это годы, непосредственно предшествующие декрету, в которых был заработок.
Допишите, что замена выгодна. Одна фраза: замена увеличит размер пособия. Без этого условия Социальный фонд замену не сделает.
Подпишите и передайте. Подпишите заявление и передайте в бухгалтерию или отдел кадров; копию с отметкой о приёме оставьте себе.

Какие годы можно взять

Заменить можно оба расчётных года или один из них. Новые годы берут непосредственно перед декретом: если в 2024 и 2025 годах был отпуск по уходу, вместо них подойдут 2022 и 2023.

Если и в этих годах был декрет или отпуск по уходу, берут более ранние годы — до тех пор, пока в расчёте не окажутся годы с заработком.

Выбирать годы по своему усмотрению нельзя: закон разрешает только замену на предшествующие. Год, в котором был заработок и не было декрета, заменять незачем — он и так в расчёте.

Замена допускается, только если она увеличивает пособие. Бухгалтерия считает пособие по старым и новым годам, и если по новым выходит меньше, оставляют прежний расчёт.

Как считают пособие после замены

Средний дневной заработок — это доход за два года, облагаемый страховыми взносами, делённый на число календарных дней этих лет. Из дней вычитают дни больничных, отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребёнком.

Доход каждого года ограничен предельной базой для взносов того года: за 2024 год берут не больше 2 225 000 ₽, за 2025 год — не больше 2 759 000 ₽. Пособие за 140 дней в 2026 году не превышает 955 836 ₽.

Если стаж меньше шести месяцев, пособие за полный месяц не превысит МРОТ, и замена лет этого правила не меняет.

Частые ошибки

Просят заменить годы, в которых не было ни декрета, ни отпуска по уходу, — только из-за маленькой зарплаты. Такую замену не сделают.
Не пишут, что замена увеличит пособие. Без этого условия заявление возвращают на доработку.
Указывают годы не подряд перед декретом, а любые удобные. Закон допускает только предшествующие годы.
Заявление о замене лет можно подать и после выплаты пособия. Работодатель направит сведения в СФР для перерасчёта, если замена увеличит пособие.
Забывают приложить документы об отпуске по уходу за ребёнком, и бухгалтерии приходится искать приказы самой.

Частые вопросы

Кому подают заявление на замену лет?

Работодателю — в бухгалтерию или отдел кадров, вместе с заявлением об отпуске по беременности и родам. Если женщина не работает или работодатель прекратил деятельность, заявление подают в клиентскую службу Социального фонда России.

Можно ли заменить только один год?

Да. Заменяют один год или оба, если в них был декрет или отпуск по уходу за ребёнком. Второй год оставляют в расчёте, если в нём был заработок.

Что будет, если замена уменьшит пособие?

Её не применят. Замена допускается только при условии, что пособие вырастет. Бухгалтерия посчитает оба варианта и выберет больший.

Нужно ли заявление, если женщина не была в декрете в расчётных годах?

Нет. Замена в этом случае законом не предусмотрена, и заявление не даст результата. Если заработок был маленьким, пособие всё равно считают по фактическому заработку, но не ниже минимума от МРОТ.

Можно ли подать заявление после выхода в декрет?

Да, заявление можно подать вместе с документами на пособие; замена возможна и при последующем перерасчёте. СФР выплачивает пособие в течение 10 рабочих дней после получения сведений от работодателя.

Влияет ли замена лет на ежемесячное пособие по уходу за ребёнком?

Да. Его считают по тем же правилам и по тому же расчётному периоду, поэтому замена лет увеличивает и пособие по уходу до полутора лет.

Когда кадровые бумаги собираются вручную

Чтобы заявления и приказы готовились сами

Заявления, приказы об отпусках и расчёты пособий отнимают время у бухгалтера и кадровика: каждое надо составить, проверить по документам и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют данные работника и приносят готовый файл на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»