Приказ о документообороте в организации: образец

Приказ о документообороте вводит в компании правила работы с документами: кто их оформляет, в какие сроки и кто следит за порядком. Ниже — образец приказа об утверждении графика документооборота и бланк, который можно заполнить под свою компанию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 12

Приказ

об утверждении графика документооборота

16 ноября 2026 г.

В целях упорядочения работы с документами и установления единых сроков их оформления, передачи и хранения

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить и ввести в действие с 1 декабря 2026 года график документооборота согласно приложению № 1 к настоящему приказу.

2. Назначить главного бухгалтера Смирнову А. В. ответственной за контроль соблюдения графика документооборота.

3. Руководителям структурных подразделений ознакомить сотрудников с графиком документооборота под подпись до 25 ноября 2026 года.

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

С приказом ознакомлены

Главный бухгалтер

____________ / А. В. Смирнова /

Зачем нужен приказ о документообороте

График документооборота — это описание, кто в компании какие документы оформляет, в какие сроки и кому передаёт. Сам по себе график не обязывает никого его соблюдать: пока руководитель не утвердил его приказом, это просто схема.

Приказ делает график правилом компании, назначает ответственного за контроль и устанавливает дату, с которой порядок начинает действовать. С этого дня сотрудники обязаны сдавать документы в срок, а ответственный вправе спрашивать за нарушение.

Для бюджетных учреждений инструкция по делопроизводству обязательна, для остальных компаний — по желанию. Приказ об утверждении графика — внутренний документ, его форму компания определяет сама.

Что указать в приказе

Название компании и реквизиты приказа: номер и дата.
Основание: зачем вводится график — порядок в работе с документами, сроки сдачи отчётности, единые правила оформления.
Сам график документооборота — приложением к приказу, с перечнем документов, исполнителей и сроков.
Дату, с которой график действует.
Ответственного за контроль: обычно главного бухгалтера или другое уполномоченное лицо.
Поручение руководителям подразделений ознакомить сотрудников с графиком под подпись — и к какому сроку.
Подпись руководителя и отметки об ознакомлении.

Как оформить приказ о документообороте

Составьте график. Перечислите документы, которые ходят в компании: первичка, договоры, приказы по кадрам, отчёты. Напротив каждого — кто оформляет, кто подписывает, кому и в какой срок передаёт.
Напишите приказ. В преамбуле — основание, затем пункт «приказываю»: утвердить график с такой-то даты. Отдельным пунктом назначьте ответственного за контроль.
Добавьте ознакомление. Поручите руководителям подразделений ознакомить сотрудников с графиком под подпись. Листы ознакомления приложите к приказу.
Подпишите и разошлите. Подпишите приказ у руководителя, присвойте номер и передайте копии ответственным. Оригинал храните в делах компании.

Что прописать в графике документооборота

Наименование документа: счёт, акт, накладная, договор, приказ по кадрам.
Кто составляет: должность и подразделение.
Кто подписывает и утверждает.
Кому передаётся: в бухгалтерию, в архив, контрагенту.
Срок: не позднее какого дня после события документ сдают.
Кто отвечает за хранение и сколько хранится документ.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ о документообороте?

Для коммерческих компаний — нет. Закон не требует утверждать график документооборота приказом, но без приказа график не обязывает сотрудников его соблюдать. Бюджетные учреждения оформляют инструкцию по делопроизводству в обязательном порядке.

Чем приказ о документообороте отличается от приказа по делопроизводству?

Приказ по делопроизводству вводит в действие инструкцию: как оформлять документы, какие реквизиты, какие бланки. Приказ о документообороте утверждает график: кто, что и в какой срок передаёт. Часто оба документа выпускают вместе.

Кого назначить ответственным за контроль?

Обычно главного бухгалтера: он видит, какие документы приходят с опозданием. Можно назначить руководителя отдела делопроизводства или другого сотрудника, у которого есть полномочия требовать документы у коллег.

Нужно ли знакомить сотрудников с приказом под подпись?

Да, если приказ меняет их обязанности или вводит сроки. Отметки об ознакомлении на самом приказе или в отдельном листе подтвердят, что сотрудник знал о правилах.

С какой даты вступает в силу приказ о документообороте?

С даты, указанной в самом приказе. Обычно её ставят с запасом: сотрудникам нужно время, чтобы привыкнуть к новым срокам. Если даты нет, приказ действует со дня подписания.

Когда документы теряются между отделами

Чтобы документы не застревали в пересылке

График документооборота работает, только если его соблюдают: счёт уходит в бухгалтерию, договор — на подпись, а не лежит в переписке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, сверяют реквизиты и передают их дальше по маршруту — без ручной пересылки между сотрудниками.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»