Бланк УПД: скачать в Excel

УПД заменяет сразу два документа: счёт-фактуру и накладную или акт. Ниже — бланк в Excel, заполненный образец и разбор граф, которые с 1 апреля 2026 года оформляют по новым правилам.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 69 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Счёт-фактура № 128 от 12 ноября 2026 г.

Продавец: ООО «Ромашка», 123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 5, ИНН 7701234567, КПП 770101001

Покупатель: ООО «Василёк», 630000, г. Новосибирск, ул. Мира, д. 10, ИНН 5401234567, КПП 540101001

Грузоотправитель и его адрес: ООО «Ромашка», 123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 5

Грузополучатель и его адрес: ООО «Василёк», 630000, г. Новосибирск, ул. Мира, д. 10

Универсальный передаточный документ

Статус: 1 / 2 (нужное подчеркнуть)

12 ноября 2026 г.

Документ об отгрузке: товарная накладная № 128 от 12 ноября 2026 г.

Основание передачи: договор поставки № 45 от 3 марта 2026 г.

Товары переданы, услуги оказаны в полном объёме, претензий по количеству и качеству покупатель не заявляет.

Руководитель организации или ИП

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Отгрузку разрешил

Начальник склада

____________ / И. И. Иванов /

Груз принял

Кладовщик ООО «Василёк»

____________ / С. С. Кузнецов /

Что такое УПД и зачем он нужен

Универсальный передаточный документ — это форма, которой продавец одновременно выставляет счёт-фактуру и подтверждает передачу товара, выполнение работ или оказание услуг. Один бланк вместо двух бумаг: счёта-фактуры и накладной либо акта.

Форму УПД ФНС предложила письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Обязательной она не стала: закон требует счёт-фактуру по форме из постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137 и первичный документ по закону о бухгалтерском учёте. УПД совмещает оба, поэтому его удобно и принимать к вычету НДС, и проводить в учёте.

С 1 апреля 2026 года табличная часть внутри чёрной рамки оформляется по новым правилам для счетов-фактур — по постановлению Правительства от 23.01.2026 № 26. Реквизиты за рамкой компания может дополнять под себя, если сохраняет обязательные данные первичного документа.

Статус 1 и статус 2: чем отличаются

Статус 1 — документ работает и как счёт-фактура, и как первичка. Его выставляют продавцы на общей системе, которые платят НДС: покупатель получает право принять налог к вычету.
Статус 2 — документ работает только как первичка: накладная или акт без счёта-фактуры. Его выбирают на спецрежимах, где НДС не платят, — например, на УСН или патенте.
Статус ставят в левом верхнем углу бланка цифрой 1 или 2. Если статус не указан, покупатель может решить, что счёт-фактура есть, и заявить вычет, которого на самом деле нет.
Статус 2 не даёт права на вычет НДС: налога в документе нет, он только фиксирует передачу товара или результат работ.

Что заполнить в бланке УПД

Статус документа — 1 или 2.
Номер и дату счёта-фактуры, реквизиты продавца и покупателя: названия, адреса, ИНН, КПП; для ИП — ОГРНИП и дата его присвоения рядом с Ф. И. О. и подписью.
Грузоотправителя и грузополучателя с адресами — при продаже товара.
Номер и дату документа об отгрузке и основание передачи: договор, заявку, спецификацию.
Табличную часть внутри чёрной рамки: наименование товара или описание работ, единицы измерения по ОКЕИ, количество, цену, стоимость, ставку и сумму НДС.
Строку 5б — номер и дату счёта-фактуры на ранее полученный аванс, когда товары отгружают или работы и услуги передают в счёт этой оплаты.
Подписи: руководителя или ИП, главного бухгалтера, того, кто разрешил отгрузку, и того, кто принял груз.

Как заполнить УПД в Excel

Выберите статус. Поставьте 1, если платите НДС и выставляете счёт-фактуру, или 2, если документ нужен только как первичка.
Заполните шапку. Внесите номер и дату, реквизиты продавца, покупателя, грузоотправителя и грузополучателя. Сверьте ИНН и КПП с карточкой контрагента.
Перенесите данные в таблицу. Построчно укажите наименование, единицу измерения по ОКЕИ, количество, цену и сумму. Код единицы проверьте по справочнику: при ошибке в коде документ вернёт система ЭДО.
Посчитайте НДС. Ставка с 1 января 2026 года — 22 %, если товар или услуга не попадают под 10 % или 0 %. Сумма налога — стоимость без НДС, умноженная на ставку.
Подпишите и передайте. Подпишите бумажный экземпляр или отправьте документ по ЭДО с электронной подписью. Копию оставьте у себя.

Частые ошибки

Не указан статус документа — покупатель не понимает, есть ли в УПД счёт-фактура.
В табличную часть внутри чёрной рамки внесли правки: эти реквизиты менять нельзя, иначе покупателю откажут в вычете.
Код единицы измерения взят на глаз, а не по ОКЕИ: автоматическая проверка в ЭДО вернёт документ.
Забыли указать в строке 5б отгрузочного счёта-фактуры реквизиты счёта-фактуры на зачтённый аванс — это может вызвать расхождения при сверке данных.
У ИП в счёте-фактуре остались реквизиты старого свидетельства о регистрации вместо ОГРНИП.

Частые вопросы

Обязателен ли бланк УПД или можно обойтись счётом-фактурой и накладной?

Обязательной формы УПД нет: ФНС предложила её письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон требует счёт-фактуру по форме из постановления № 1137 и первичный документ. УПД заменяет обе бумаги, если заполнен правильно, поэтому компании выбирают его для удобства, а не по обязанности.

Что изменилось в УПД с 1 апреля 2026 года?

Табличную часть внутри чёрной рамки оформляют по новым правилам для счетов-фактур — по постановлению Правительства от 23.01.2026 № 26. Появилась строка 5б: при отгрузке в счёт ранее полученного аванса в ней указывают номер и дату авансового счёта-фактуры и, если он исправлялся, реквизиты последнего исправления, а ИП вместо данных свидетельства о регистрации указывают ОГРНИП и дату его присвоения. ФНС сообщала, что штрафовать за старые реквизиты пока не будет, но бланк стоит привести в соответствие: данные строки 5б уже переносят в книгу продаж.

Какой статус ставить на УСН?

Статус 2: на УСН без НДС документ нужен только как первичка — накладная или акт. Если компания на УСН платит НДС по спецставке 5 % или 7 %, ей нужен статус 1: счёт-фактура с налогом выставляется.

Можно ли дополнить бланк своими графами?

Да. В счёт-фактуру можно добавить сведения, сохранив его обязательные реквизиты и показатели. В электронном документе дополнительные данные размещают с учётом применяемого формата.

Нужно ли ставить печать на УПД?

Нет. Печать не входит в обязательные реквизиты ни счёта-фактуры, ни первичного документа. Достаточно подписей руководителя, главного бухгалтера и тех, кто отгрузил и принял груз.

Как исправить электронный УПД, отправленный не тому контрагенту?

Ошибочный документ аннулируют и извещают об этом контрагента. Перед этим с ним заключают соглашение, что ошибочный документ не влечёт гражданско-правовых последствий.

Когда документы собираются вручную

Чтобы УПД и накладные собирались сами

Каждый УПД надо сверить с заказом, ценами и остатками на складе, а потом провести в учёте. На потоке отгрузок это часы работы бухгалтера и менеджера.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, сверяют суммы и реквизиты с заказом и приносят готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»