Служебная записка на увеличение штата сотрудников: образец

Служебная записка на увеличение штата — внутренний документ, которым руководитель отдела просит директора ввести новую должность или добавить людей в подразделение. Ниже — бланк в Word и заполненный образец, где новая ставка обоснована объёмом работ и расчётом нагрузки.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о введении дополнительной штатной единицы в отдел продаж

16 ноября 2026 г. № 21

За январь — октябрь 2026 года число активных клиентов отдела продаж выросло со 180 до 340, а количество заявок в месяц — с 420 до 780. В отделе четыре менеджера, на каждого приходится около 195 заявок в месяц при норме 120. Из-за нагрузки среднее время ответа на новую заявку выросло с 20 минут до 3 часов, часть обращений теряется.

Прошу ввести в штатное расписание отдела продаж с 1 января 2027 года одну штатную единицу — менеджер по продажам с окладом 90 000 рублей в месяц. Расчёт нагрузки и фонд оплаты труда на год прилагаю.

Приложение: расчёт нагрузки на менеджеров на 2 л. в 1 экз.; расчёт фонда оплаты труда новой единицы на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка на увеличение штата

Штатное расписание утверждает руководитель компании, поэтому отдел не может сам добавить себе должность. Служебная записка — первый шаг: в ней руководитель подразделения объясняет, почему текущего числа сотрудников не хватает, и просит ввести новую единицу.

На основании резолюции директора кадровая служба готовит приказ об изменении штатного расписания и уже потом ищет человека. Без записки решение ничем не подкреплено, и разговор остаётся на уровне «нам нужен ещё один сотрудник».

Что указать в служебной записке

Адресата: руководителя компании, а если решение принимает финансовый директор — его, в соответствии с порядком в компании.
Автора: должность и фамилию с инициалами — обычно начальник отдела, где не хватает людей.
Название документа и заголовок к тексту: о введении какой именно единицы и в какое подразделение идёт речь.
Дату и регистрационный номер, если внутренние документы в компании регистрируют.
Обоснование: как вырос объём работ — число клиентов, заявок, заказов, смен, — и сколько сейчас приходится на одного сотрудника.
Просьбу: какую должность ввести, с какого числа и с каким окладом, сколько единиц.
Приложения: расчёт нагрузки, расчёт фонда оплаты труда, при необходимости — сравнение с рынком по зарплате.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать служебную записку на увеличение штата

Посчитайте нагрузку. Возьмите данные за несколько месяцев: сколько заявок, клиентов, документов или смен приходится на одного сотрудника и как это соотносится с нормой или прошлым годом.
Сформулируйте, что теряет компания. Опишите последствия в цифрах: время ответа клиенту, число потерянных обращений, переработки, срывы сроков.
Назовите должность и условия. Напишите, какую единицу просите, с какого числа, с каким окладом и в какое подразделение.
Посчитайте стоимость. Приложите расчёт: оклад и страховые взносы за год — руководителю проще решать, когда видит полную сумму.
Передайте на резолюцию. Отдайте записку адресату или в канцелярию; после резолюции кадровая служба готовит приказ об изменении штатного расписания.

Частые ошибки

Просьба без цифр: «работы стало больше» не убеждает, нужны заявки, клиенты, часы переработки.
В записке сразу просят взять конкретного человека — вопрос о приёме решается отдельно, после введения единицы.
Не указан оклад: без него нельзя посчитать стоимость единицы и решение затягивается.
Несколько разных должностей в одной записке: каждую единицу лучше обосновывать отдельно.
Записка написана задним числом, когда сотрудник уже работает: сначала изменение штатного расписания, потом приём.

Частые вопросы

Кто пишет служебную записку на увеличение штата?

Обычно руководитель отдела или подразделения, где не хватает людей. Кадровая служба пишет записку, если новая единица подчиняется напрямую директору и не относится к конкретному отделу. Порядок компания закрепляет во внутренних актах.

Обязательно ли ссылаться на закон?

Нет. Служебная записка — внутренний документ, единой формы для неё закон не устанавливает. Ссылаются на локальные акты компании: положение о подразделении, порядок согласования, инструкцию по делопроизводству.

Чем служебная записка отличается от докладной?

Докладную пишут руководителю, чтобы сообщить о событии или нарушении. Служебную — с просьбой или предложением, в том числе о новой штатной единице. Строгого деления закон не даёт, его задаёт инструкция по делопроизводству компании.

Что происходит после резолюции руководителя?

Кадровая служба готовит приказ об изменении штатного расписания и вводит должность с указанной даты. Дальше отдел подбирает кандидата, а приём оформляют трудовым договором. Работодатель также вправе издать приказ о приёме на работу.

Можно ли обойтись электронной почтой?

Можно, если в компании так принято или работает система электронного документооборота. Для споров надёжнее бумажный экземпляр с отметкой о получении или документ в системе с подписью.

Нужно ли прикладывать расчёт фонда оплаты труда?

Закон этого не требует, но с расчётом оклада и страховых взносов решение принимают быстрее: руководитель видит полную стоимость единицы за год, а не только оклад.

Пока записки ходят по рукам, отдел ждёт нового сотрудника

Чтобы согласования не тормозили набор

Служебные записки, заявки на подбор и согласования теряются в почте и мессенджерах: руководитель подписывает через неделю, кадры узнают о вакансии последними.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»