Письмо о погашении задолженности по акту сверки: образец и бланк

Письмо о погашении задолженности по акту сверки направляют контрагенту, который подтвердил долг в акте, но не платит. Ниже — бланк в Word и заполненный образец: на что сослаться, как назвать сумму и срок и что приложить.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Вектор»

А. С. Смирнову

от ООО «Ромашка»

Исх. № 87

Письмо о погашении задолженности

по акту сверки взаимных расчётов

16 ноября 2026 г.

По акту сверки взаимных расчётов за период с 1 января по 30 сентября 2026 года, подписанному обеими сторонами 12 октября 2026 года, за ООО «Вектор» числится задолженность перед ООО «Ромашка» по договору поставки от 14 февраля 2026 года № 12/П в размере 486 000 рублей.

Прошу погасить задолженность в срок до 1 декабря 2026 года перечислением на расчётный счёт ООО «Ромашка». Реквизиты — в приложении к письму.

Если оплата не поступит в указанный срок, мы будем вынуждены обратиться в арбитражный суд с требованием о взыскании долга и процентов по статье 395 ГК РФ.

Приложение: копия акта сверки на 2 л. в 1 экз.; копия договора поставки от 14.02.2026 № 12/П на 5 л. в 1 экз.; реквизиты для оплаты на 1 л. в 1 экз.

Подписант

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем писать письмо, если есть акт сверки

Акт сверки фиксирует, сколько каждая сторона должна на определённую дату, и подтверждает долг подписями. Но сам по себе он не обязывает должника заплатить в конкретный срок — платёж идёт по договору.

Письмо о погашении задолженности по акту сверки переводит подтверждённый долг в требование с датой. Оно показывает, что кредитор действует последовательно, и в споре помогает доказать, что должника уведомили и дали ему время.

Отдельного бланка в законе нет. Письмо составляют на фирменном бланке компании или на обычном листе с реквизитами отправителя и подписью уполномоченного лица.

Что указать в письме

Кому и от кого: название компании, должность и фамилия адресата, реквизиты отправителя.
Исходящий номер и дата — чтобы потом сослаться на письмо в переписке и суде.
Реквизиты акта сверки: за какой период, на какую дату подписан, кем.
Основание долга: договор с датой и номером, счёт, накладная или акт выполненных работ.
Сумма долга цифрами и прописью.
Срок оплаты — конкретная дата, а не «в ближайшее время».
Реквизиты для перечисления и перечень приложений.
Подпись руководителя или доверенного лица с расшифровкой.

Как составить и отправить письмо

Сверьте долг перед отправкой. Проверьте, что сумма в акте совпадает с учётом: оплаты после даты сверки, зачёты, возвраты.
Сошлитесь на акт и договор. Назовите период сверки, дату подписания акта и договор, по которому возник долг.
Назовите сумму и срок. Сумму напишите цифрами и прописью, срок — конкретной датой, оставьте разумное время на платёж.
Приложите подтверждения. Копию акта сверки, договор, счёт и реквизиты — чтобы должнику не пришлось ничего запрашивать.
Отправьте так, чтобы осталось доказательство. Заказным письмом с уведомлением и описью вложения, курьером под подпись или через систему электронного документооборота. Сохраните квитанцию и опись.

Частые ошибки

Сумма в письме не совпадает с актом сверки или с учётом — должник оспорит всё письмо.
Нет срока оплаты: требование выглядит как напоминание, и давить на должника нечем.
Письмо отправлено без доказательства вручения — в суде сложно подтвердить, что должника уведомили.
Одна фраза на все случаи: письмо о сверке, претензию и исковое заявление путают между собой.
Подписал сотрудник без доверенности — у должника появляется повод не считать письмо официальным.

Частые вопросы

Чем письмо о погашении задолженности отличается от претензии?

Письмо — напоминание и просьба заплатить со ссылкой на акт сверки. Претензия — досудебное требование, после которого кредитор вправе идти в суд. Для большинства договоров с организациями закон обязывает направить претензию до иска, поэтому письмо часто совмещают с претензией в одном документе: называют требование, сумму, срок и последствия.

Обязателен ли акт сверки, чтобы требовать долг?

Нет. Долг подтверждают договор, накладные, акты выполненных работ и платёжные документы. Акт сверки удобен тем, что должник подписью признаёт сумму, но его отсутствие не лишает кредитора права требовать оплату.

Можно ли отправить письмо по электронной почте?

Можно, если стороны обмениваются документами по почте в силу договора или так принято в переписке. Для надёжности отправьте бумажный экземпляр заказным письмом с описью вложения или через систему электронного документооборота с подписью.

Что делать, если должник не отвечает на письмо?

Направьте претензию с требованием оплатить долг. По общему правилу обратиться в арбитражный суд можно по истечении 30 календарных дней со дня её направления, если закон или договор не устанавливают иной срок или порядок. К иску приложите договор, акт сверки, письмо и доказательства отправки. Суд вправе взыскать долг и проценты по статье 395 ГК РФ.

Нужна ли печать на письме?

Нет. Письмо подписывает руководитель или сотрудник по доверенности; печать ставят, если компания её использует и это принято в документообороте.

Когда переписка о долгах идёт сама

Чтобы напоминания должникам уходили без ручной работы

Письма о задолженности, претензии и напоминания легко теряются: бухгалтер узнаёт о просрочке из отчёта, письмо пишут вручную, а отправку никто не фиксирует.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые берут такие задачи на себя: собирают данные о долге из учётной системы, готовят письмо по шаблону и передают руководителю на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»