Акт недопоставки товара: образец и претензия

Недопоставку фиксируют актом при приёмке, а затем предъявляют претензию. Ниже — образец акта, текст претензии и правила, которые сохраняют право на возмещение.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка», 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 1

ООО «Поставщик», 654321, г. Москва, ул. Пушкина, д. 2

Акт о недопоставке товара

по договору поставки № 15/2026 от 01.09.2026

16 ноября 2026 г. № 14

16 ноября 2026 года на склад покупателя по товарной накладной № 123 от 15.11.2026 поступил товар: стол письменный, артикул С-12, в количестве 10 шт. по цене 5 000 руб. за штуку, всего на сумму 50 000 руб. Согласно договору поставки № 15/2026 от 01.09.2026 поставке подлежало 15 шт. того же товара.

При приёмке обнаружена недостача 5 шт. столов письменных, артикул С-12. Фактически поставлено 10 шт. вместо 15 шт. Стоимость недопоставленного товара — 25 000 руб.

Недостача возникла по вине поставщика: товар передан в меньшем количестве, чем предусмотрено договором. Покупатель не отказывается от принятого товара и требует допоставки недостающих 5 шт. в срок до 25.11.2026.

Представитель покупателя

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Представитель поставщика

Представитель ООО «Поставщик» по доверенности № 5 от 01.11.2026

____________ / П. П. Петров /

Когда составляют акт недопоставки

Акт недопоставки составляют в момент приёмки товара, если количество фактически полученного меньше указанного в накладной или договоре. Это первичный документ: он подтверждает недостачу и даёт покупателю право требовать допоставки, возврата денег или возмещения убытков.

Закон не устанавливает единой формы акта. Стороны могут утвердить её в договоре, а если формы нет — составить акт в свободной форме с обязательными реквизитами первичного документа по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: наименование, дата, содержание факта, стоимость, подписи.

Что указать в акте недопоставки

Наименование покупателя и поставщика, адреса.
Номер и дату договора поставки, номер и дату товарной накладной.
Наименование товара, артикул, цену за единицу, количество по договору и фактически полученное.
Сумму недостачи.
Причину недостачи, если она очевидна (например, товар передан в меньшем количестве).
Требование покупателя: допоставка, возврат денег, соразмерное уменьшение цены.
Подписи представителей обеих сторон или отметку об отказе поставщика от подписи.

Как зафиксировать недостачу при приёмке

Проверьте товар в момент приёмки. Вскройте упаковку и пересчитайте товар в присутствии представителя поставщика или перевозчика. Если товар пришёл без сопровождения, привлеките независимого свидетеля.
Составьте акт. Внесите данные из накладной и фактические показатели. Подпишите акт у представителя поставщика. Если он отказывается, сделайте отметку об отказе и подпишите акт своей стороной.
Направьте претензию. В претензии укажите требование о допоставке или возврате денег, сумму и срок ответа. Приложите копию акта и накладной.
Соблюдайте сроки. По ст. 513 ГК РФ покупатель обязан проверить товар в срок, установленный законом или договором. Если недостача не была оговорена при приёмке, покупатель рискует потерять право ссылаться на неё.

Претензия о недостаче товара: образец

Претензию направляют поставщику после составления акта. В ней указывают: реквизиты договора, факт недостачи со ссылкой на акт, требование (допоставка, возврат денег, убытки), срок исполнения и предупреждение об обращении в суд.

Срок ответа на претензию законом не установлен, если стороны не прописали его в договоре. В претензии можно предложить срок исполнения. Для денежного требования из договора обратиться в арбитражный суд по общему правилу можно через 30 календарных дней со дня направления претензии, если законом или договором не установлен иной срок или порядок. Для требования о допоставке обязательность претензионного порядка проверяют отдельно.

Частые ошибки

Акт составлен без представителя поставщика и без отметки об отказе от подписи — суд может не принять его как доказательство.
Не указана стоимость недостачи — сложно рассчитать неустойку или убытки.
Покупатель принял товар без проверки и подписал накладную без оговорок — недостачу доказать труднее.
В претензии нет конкретного требования — поставщик может ответить отпиской.

Частые вопросы

Можно ли составить акт недопоставки в одностороннем порядке?

Да, если поставщик отказался подписать акт или не направил представителя. В акте сделайте отметку об отказе. Такой акт — доказательство, но суд оценит его вместе с другими документами.

В какой срок нужно предъявить претензию о недостаче?

По требованию о недопоставке общий срок исковой давности составляет три года; начало течения срока определяют по правилам статьи 200 ГК РФ. Изменить этот срок договором нельзя. Претензию направляйте сразу после обнаружения недостачи.

Что делать, если поставщик недопоставил товар, а покупатель уже оплатил всю сумму?

В претензии потребуйте возврата излишне уплаченной суммы или допоставки товара. Если поставщик не отвечает, можно взыскать долг в арбитражном суде.

Нужен ли акт, если недостача обнаружена после приёмки?

Да, но в этом случае нужно доказать, что недостача возникла до передачи товара, а не по вине покупателя. Акт составляют с участием независимого представителя или эксперта.

Когда недопоставки и претензии отнимают время у руководителя

Автоматизируйте контроль поставок

Проверка каждой поставки, составление актов и претензий отнимает часы. ИИ-агент может сверять накладные с договором, фиксировать расхождения и готовить проект претензии по шаблону.

Настройте агента, который будет следить за поставками и предупреждать о недостачах до подписания документов.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»