Опись передаваемых документов образец скачать

Опись — это перечень документов с номерами, датами и количеством листов, который подписывают обе стороны при передаче. Ниже — бланк и заполненный образец для передачи дел в архив компании.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

В архив ООО «Ромашка»

от отдела продаж

Опись передаваемых документов

дел отдела продаж за 2024–2025 годы

30 октября 2026 г. № 7

Передаю на хранение в архив документы отдела продаж за 2024–2025 годы в количестве 42 дел, из них 12 дел за 2024 год и 30 дел за 2025 год.

Документы сформированы в дела, прошиты и пронумерованы, листы внутренних описей проверены. Документы с истёкшим сроком хранения отобраны к уничтожению по отдельному акту.

Приложение: акт приёма-передачи на 2 л. в 1 экз.

Передаёт

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Принимает

Архивист

____________ / А. А. Смирнова /

Зачем нужна опись

Опись фиксирует, что именно передали: название каждого документа, его номер и дату, количество листов и дел. Если через полгода понадобится найти бумагу или доказать, что её передали, опись отвечает на этот вопрос без споров.

Опись составляют в четырёх случаях: при сдаче дел в архив компании, при передаче документов другому отделу или при смене ответственного, при отправке пакета в госорган или контрагенту и при передаче документов по личному составу в государственный архив.

Единой формы, обязательной для всех, закон не устанавливает. Государственные органы и архивы ориентируются на правила делопроизводства и на перечни типовых архивных документов; компания может утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству.

Что указать в описи

Название подразделения или организации, откуда передают документы, и куда — в архив, другой отдел, контрагенту.
Дату и номер описи, если описи регистрируют.
Порядковый номер каждой единицы хранения или документа.
Заголовок: что это за документ — «Договоры поставки», «Личные карточки работников», «Протоколы совещаний».
Крайние даты документов в деле и количество листов.
Срок хранения, если передаёте в архив.
Итоговое количество дел и листов — цифрами и прописью.
Подписи того, кто передаёт, и того, кто принимает, с расшифровкой.

Как составить опись

Соберите документы в дела. Разложите по годам и видам: договоры отдельно, счета отдельно, приказы отдельно. Внутри дела — по датам или по номерам.
Пронумеруйте листы. Каждый лист дела нумеруют в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором. Число листов в деле — основание для графы «Количество листов».
Заполните таблицу. На каждое дело — одна строка: номер, заголовок, крайние даты, число листов, срок хранения. Итог подведите под таблицей.
Подпишите у обеих сторон. Опись подписывают передающий и принимающий. Если документы уходят в архив, к описи добавляют акт приёма-передачи.
Сохраните экземпляр. Один экземпляр остаётся у передающего отдела, второй — у принимающего. Электронную копию храните вместе с делами.

Частые ошибки

Строка «Разные документы»: по такой записи потом не найти, что именно передали.
Нет количества листов — при споре не доказать, что дело было полным.
Опись подписал только передающий: без подписи принимающего передача не подтверждена.
Крайние даты указаны по месяцу, а не по числу — проверяющий не увидит, что документы за период собраны полностью.
Заголовки дел не совпадают с номенклатурой дел компании — архив принимает дела только по утверждённой номенклатуре.

Частые вопросы

Чем опись отличается от реестра и акта приёма-передачи?

Опись перечисляет, что передают, и служит учётным документом. Реестр обычно ведут для отправки по почте или в госорган — там важны адрес и способ отправки. Акт приёма-передачи фиксирует сам факт передачи и подписи сторон. На практике опись и акт часто оформляют одним документом.

Обязательна ли опись при передаче документов внутри компании?

Закон её не требует, но инструкция по делопроизводству компании может обязать оформлять опись при передаче дел в архив или при смене ответственного. Без описи сложно доказать, что документы передали и они не потерялись.

Можно ли составить опись в электронном виде?

Можно. Если в компании работает система электронного документооборота, опись подписывают электронной подписью. Для архива на бумаге обычно нужен экземпляр с собственноручными подписями.

Сколько экземпляров описи нужно?

Минимум два: один остаётся у передающей стороны, второй — у принимающей. Для государственного архива обычно готовят три экземпляра: два — в архив, один — в организацию.

Что делать, если документ потерялся до передачи?

Составьте акт о необнаружении или справку о причинах отсутствия и приложите к описи. В самой описи такой документ не указывают, иначе принимающая сторона распишется за то, чего нет.

Когда описи и передачи дел занимают дни

Чтобы документы собирались в описи сами

Ручная опись — это часы пересчёта листов, сверки заголовков с номенклатурой дел и переписывания одних и тех же граф.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, проверяют реквизиты и готовят опись к подписи.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»