Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Письмо сотруднику, который не выходит на работу: образец

Если сотрудник пропал и на связь не выходит, компания должна запросить объяснение — иначе увольнение за прогул не устоит. Ниже — бланк письма и уведомления, образец заполнения и что делать дальше.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Менеджеру по продажам

ООО «Ромашка»

К. С. Смирнову

от ООО «Ромашка»

Уведомление о невыходе на работу

о предоставлении письменных объяснений

30 октября 2026 г. № 27

С 26 октября 2026 года вы не выходите на работу и не отвечаете на звонки и сообщения. На 30 октября 2026 года ваш рабочий день — с 9:00 до 18:00, смена не закрыта, задачи по клиентам не переданы.

Прошу в течение двух рабочих дней с момента получения этого уведомления представить письменные объяснения причин отсутствия на рабочем месте. Объяснения можно направить на адрес электронной почты или передать в отдел кадров лично.

Если объяснения не поступят, работодатель составит акт об отказе или уклонении от дачи объяснений по ст. 193 ТК РФ.

Работодатель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / А. А. Петров /

Зачем писать, если сотрудник просто не пришёл

Невыход на работу — ещё не прогул. Прогул — это отсутствие на рабочем месте без уважительных причин весь рабочий день или больше четырёх часов подряд (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Прежде чем применять дисциплинарное взыскание, работодатель обязан запросить у сотрудника письменное объяснение (ст. 193 ТК РФ).

Письмо с просьбой объяснить отсутствие — это и есть запрос. Оно защищает компанию: если сотрудник не ответит или откажется, увольнение за прогул будет опираться на документ, а не на слова руководителя.

Что указать в письме

  • Кому адресовано: должность, фамилия и инициалы сотрудника, подразделение.
  • От кого: наименование компании и должность подписанта.
  • Дата и номер — если в компании письма регистрируют.
  • Какие дни и часы сотрудник отсутствует: конкретные даты, время смены по графику.
  • Что именно нарушено: смена не закрыта, клиенты не переданы, задачи стоят — без оценок и обвинений.
  • Просьба дать письменные объяснения и срок — по ст. 193 ТК РФ это два рабочих дня с момента запроса.
  • Куда направить ответ: адрес, электронная почта, отдел кадров.
  • Предупреждение: если объяснений не будет, компания составит акт.

Как действовать, когда сотрудник не выходит

  1. Зафиксируйте отсутствие. Каждый день отсутствия отмечайте в табеле учёта рабочего времени. Явку не ставьте, но и прогул до объяснений не оформляйте — сначала выясните причину.
  2. Позвоните и напишите. Попробуйте связаться по телефону, в мессенджере и на электронную почту. Сохраните переписку: она пригодится, если дело дойдёт до суда.
  3. Отправьте уведомление. Направьте письмо по адресу из личного дела заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения, а также продублируйте на рабочую и личную почту. Срок объяснений — два рабочих дня с момента получения.
  4. Составьте акт, если ответа нет. Если сотрудник не ответил или отказался давать объяснения, составьте акт об отказе или уклонении. Акт подписывают не меньше двух свидетелей — обычно это руководитель отдела и сотрудник кадров.
  5. Решите, что делать дальше. Когда причина выяснится, выбирайте: уважительная — оформите отсутствие по правилам, неуважительная — дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения по ст. 192–193 ТК РФ.

Частые ошибки

  • Увольняют за прогул в первый же день, не запросив объяснение. Это нарушение ст. 193 ТК РФ, и суд восстановит сотрудника.
  • Письмо отправляют только по почте без описи и уведомления — доказать вручение потом невозможно.
  • Не дают два рабочих дня на ответ, а сразу составляют акт.
  • Ставят в табеле «прогул» до выяснения причин: если сотрудник был на больничном, запись придётся исправлять.
  • В письме пишут оценки и обвинения в прогуле — такое письмо легко оспорить, а тон мешает сотруднику выйти на связь.

Частые вопросы

Обязательно ли письменно запрашивать объяснение?

Да, ст. 193 ТК РФ требует запросить письменное объяснение до применения дисциплинарного взыскания. Запрос можно передать лично под подпись или отправить по почте, если сотрудник не появляется.

Сколько ждать ответа?

Два рабочих дня с момента, когда сотрудник получил запрос. Если он не ответил, составляется акт — и только после этого можно применять взыскание.

Можно ли отправить письмо по электронной почте?

Можно и нужно как дублирующий канал, но основной — заказное письмо по адресу из личного дела с описью и уведомлением о вручении. Электронная почта поможет доказать, что компания пыталась связаться.

Что делать, если сотрудник на больничном?

Если причина отсутствия — болезнь, дисциплинарное взыскание за прогул невозможно. Уточните в медучреждении или у самого сотрудника, оформите отсутствие по правилам и не спешите с выводами.

Можно ли уволить за прогул, если сотрудник так и не ответил?

Да, если подтверждено отсутствие без уважительных причин, сотруднику дали возможность объясниться, составили акт о непредоставлении объяснений и соблюли порядок и сроки взыскания по ст. 193 ТК РФ.

Читать в журнале

Когда сотрудник пропал, а работа стоит

Чтобы рутина не зависела от одного человека

Пока сотрудник не выходит, его задачи, заявки и переписка с клиентами остаются без ответа. Если процессы описаны и переданы агенту, работа не встаёт.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые берут на себя повторяющиеся задачи: отвечают клиентам, разбирают заявки, готовят документы по шаблону и передают руководителю готовое решение.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы