Карточка выдачи инструмента: бланк скачать бесплатно, форма 131

Карточка выдачи инструмента — документ, которым компания закрепляет за работником инструмент и выдаёт его под подпись. Ниже — бланк и заполненный образец карточки работника на получение инструмента: что вписать, кто подписывает и как закрыть карточку, когда инструмент вернули.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Цех № 2, участок сборки

Карточка выдачи инструмента

форма 131

16 ноября 2026 г. № 14

Выдана слесарю-сборщику Иванову Ивану Ивановичу, табельный номер 42, для выполнения работ на участке сборки.

Инструмент принят на ответственное хранение и работу. Работник обязан вернуть его по требованию кладовщика или при увольнении, а при поломке — сообщить мастеру в тот же день.

Инструмент сдан на склад, карточка закрыта.

Инструмент выдал

Кладовщик

____________ / П. П. Петров /

Инструмент получил

Слесарь-сборщик

____________ / И. И. Иванов /

Что такое карточка выдачи инструмента

Карточка выдачи инструмента закрепляет за работником конкретный инструмент: он получает его под подпись и отвечает за сохранность. Форма 131 — типовая форма учёта инструмента и приспособлений, которую компания может взять за основу и утвердить своим приказом.

Бланк ведут на каждого работника или на каждое рабочее место. В карточке видно, что выдано, когда и на каком основании, — поэтому при увольнении, поломке или недостаче есть документ, по которому можно провести проверку и списание.

Что указать в карточке

Наименование компании и подразделение — где ведётся учёт.
Фамилию, имя, отчество и табельный номер работника, который получает инструмент.
Дату и номер карточки по журналу выдачи.
Наименование, марку, инвентарный номер, количество и дату выдачи инструмента.
Срок службы или норму выдачи, если она установлена приказом.
Подписи кладовщика и работника: кто выдал и кто получил.
Отметку о возврате, списании или утере с датой и подписью.

Как заполнить карточку

Заведите карточку на работника. Укажите подразделение, фамилию, имя, отчество и табельный номер. Заведите отдельную карточку на каждое рабочее место, если инструмент закреплён за ним.
Запишите инструмент. Впишите наименование, марку и инвентарный номер, количество и дату выдачи. Инвентарный номер связывает карточку с учётным регистром и позволяет найти инструмент при проверке.
Подпишите обе стороны. Кладовщик и работник подписывают карточку при выдаче. С этого момента работник отвечает за сохранность инструмента.
Отметьте возврат или списание. Когда инструмент вернули на склад, сломался или потерян, поставьте дату и основание: акт о возврате, акт о поломке, приказ о списании.
Храните карточку. Держите карточку в подразделении или у кладовщика, пока работник числится в компании, и после закрытия — по номенклатуре дел компании.

Частые ошибки

Выдают инструмент без подписи работника — при недостаче нечем подтвердить, что он у него был.
Не указывают инвентарный номер — инструмент нельзя найти в учёте и сверить при инвентаризации.
Не закрывают карточку при возврате: инструмент числится за работником, хотя уже сдан на склад.
Ведут одну карточку на бригаду — непонятно, кто именно отвечает за конкретный инструмент.
Не фиксируют поломку и утерю отдельным актом — списание приходится делать без основания.

Частые вопросы

Обязательна ли форма 131?

Нет. Форма 131 — типовая форма учёта инструмента, компания вправе утвердить её своим приказом или разработать свою карточку с теми же реквизитами. Главное — чтобы из документа было видно, кто получил инструмент, какой и когда.

Кто подписывает карточку выдачи инструмента?

Кладовщик или другой работник, который выдал инструмент, и работник, который его получил. Подписи ставят при выдаче, а при возврате — отметку о сдаче с датой.

Нужно ли вести карточку, если инструмент выдаётся каждый день?

Да, если инструмент закрепляется за работником на смену или дольше. При ежедневной выдаче одного и того же инструмента карточка может быть одна — с записью о выдаче и возврате по датам.

Что делать, если работник потерял инструмент?

Составьте акт об утере или поломке, укажите обстоятельства и стоимость инструмента. На основании акта руководитель принимает решение о возмещении ущерба и списании — карточку закрывают с отметкой об утере.

Сколько хранить карточки выдачи инструмента?

Срок хранения компания устанавливает в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Карточки, по которым списывали недостачу или ущерб, хранят дольше — до истечения срока возможных споров.

Когда карточек и актов становится слишком много

Чтобы учёт инструмента не держался на памяти кладовщика

Карточки, акты и журналы выдачи отнимают время у кладовщика и мастера: каждую запись надо свести с учётом, а при инвентаризации — найти и сверить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают такие документы по шаблону, сверяют выданный инструмент с учётным регистром и показывают расхождения до того, как их найдут при проверке.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»