Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Штатное расписание: образец и бланк

Штатное расписание показывает, какие должности есть в компании, сколько по каждой штатных единиц и сколько платят. Ниже — бланк по форме Т-3 и заполненный образец для небольшой компании с двумя отделами.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

Штатное расписание

на 2027 год

01 января 2027 г. № 1

Всего по документу 7 штатных единиц, месячный фонд оплаты труда 555 000 рублей.

Структурное подразделение «Отдел продаж»: руководитель отдела — 1 единица, оклад 120 000 рублей; менеджер по продажам — 4 единицы, оклад 70 000 рублей.

Структурное подразделение «Бухгалтерия»: главный бухгалтер — 1 единица, оклад 110 000 рублей; бухгалтер — 1 единица, 0,5 ставки, оклад 45 000 рублей.

Руководитель кадровой службы

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / С. И. Петрова /

Что такое штатное расписание

Штатное расписание — документ, в котором перечислены подразделения компании, должности, число штатных единиц по каждой и оплата труда. В нём указывают и занятые, и вакантные должности: это план штата, а не список работающих людей.

Обязанность вести штатное расписание прямо в Трудовом кодексе не названа, но оно нужно, чтобы принимать людей на должности с определённым окладом, планировать фонд оплаты труда и отвечать на требования инспекции труда, службы занятости и военкомата. Штатное расписание может использоваться как письменное доказательство по трудовому спору, но суд оценивает его наравне с другими доказательствами и не обязан принимать.

Какие графы заполнить

  • Наименование организации и дата с номером документа.
  • Гриф утверждения: кто и когда утвердил — обычно руководитель компании.
  • Структурные подразделения: отделы, цеха, службы — в порядке подчинённости.
  • Должность по штатному перечню, а для вредных и опасных работ — и профессия по справочнику.
  • Количество штатных единиц: целое число для полной ставки, доля (0,5; 0,25) для неполной.
  • Оклад или тарифная ставка в рублях, а также надбавки и доплаты, если они постоянные.
  • Месячный фонд оплаты труда по каждой строке и итог по документу.
  • Подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера.

Как составить штатное расписание

  1. Соберите структуру. Выпишите подразделения и должности, которые реально есть или появятся в следующем году.
  2. Посчитайте единицы. По каждой должности решите, сколько человек нужно: полная ставка, доля или несколько единиц.
  3. Определите оклады. Месячная зарплата за полную норму рабочего времени — оклад вместе с постоянными надбавками и премиями — не может быть ниже МРОТ; региональный МРОТ может быть выше федерального.
  4. Заполните форму Т-3. Возьмите унифицированную форму, если компания не утвердила свою. Своя форма допустима, но должна содержать те же сведения.
  5. Утвердите приказом. Подпишите документ у руководителя и зарегистрируйте; с этого дня штатное расписание действует.
  6. Меняйте приказами. Новые должности, переводы и изменение окладов оформляйте приказом и приложением к расписанию, а не правкой старого листа.

Штатное расписание ЧОП: что учесть

В частном охранном предприятии штатное расписание строится вокруг постов и графика охраны. Отдельной строкой показывают охранников по разряду и виду поста, а численность считают от количества постов и смен: если пост круглосуточный, на него нужно несколько человек, чтобы закрыть норму рабочего времени за учётный период.

Зарплата охранников за полную норму не может быть ниже МРОТ, а работа в ночное время и сверхурочные оплачиваются отдельно — их не прячут в оклад, а показывают как доплаты в графах надбавок или описывают в положении об оплате труда. Руководителя ЧОП и охранников принимают по квалификационным требованиям к частной охранной деятельности, поэтому в графе «Должность» пишут разряд и вид деятельности, например «охранник 6 разряда».

Частые ошибки

  • В документе только занятые должности: вакансии тоже нужны, иначе не доказать потребность в работнике.
  • Зарплата за полную ставку вместе с надбавками ниже МРОТ — инспекция труда выпишет предписание.
  • Долю ставки пишут словами, а не числом, и фонд оплаты труда не сходится с окладами.
  • Меняют оклады правкой старого расписания без приказа — тогда непонятно, с какой даты действует новая сумма.
  • Путают штатное расписание со штатной расстановкой: в расстановке указывают фамилии, в расписании — только должности.

Частые вопросы

Обязательно ли штатное расписание по форме Т-3?

Нет. Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 и с 2013 года не обязательна. Компания может разработать свою форму, но в ней должны быть те же сведения: подразделения, должности, число единиц, оклады и надбавки.

Нужно ли штатное расписание индивидуальному предпринимателю?

Если у ИП есть хотя бы один работник по трудовому договору, он ведёт кадровые документы как работодатель, и штатное расписание ему нужно. Без наёмных работников и при работе только по гражданско-правовым договорам расписание не требуется.

Может ли микропредприятие отказаться от штатного расписания?

Микропредприятие вправе перейти на типовую форму трудового договора, утверждённую постановлением Правительства от 27.08.2016 № 858, и тогда часть локальных актов, включая правила внутреннего трудового распорядка и положение об оплате труда, не оформляет. Условия оплаты в этом случае прописывают в трудовых договорах. Штатное расписание как документ планирования штата при этом не запрещено, а удобно.

Как показать неполную ставку?

В графе «Количество штатных единиц» ставят 0,5 или 0,25, а в графе оклада — полный оклад по должности. Тогда фонд оплаты труда считают с учётом доли: по строке он будет меньше полного оклада.

Как часто меняют штатное расписание?

Строгого срока нет. Его пересматривают, когда меняется структура, появляются новые должности или растут оклады. Удобно утверждать новую редакцию раз в год с даты, когда вступают в силу новые оклады.

Сколько хранить штатное расписание?

Штатные расписания относят к документам по личному составу; срок хранения устанавливает перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и компания закрепляет его в номенклатуре дел.

Когда штат растёт, а структура живёт в голове

Чтобы должности, оклады и подчинение собирались в один документ

Пока компания маленькая, расписание держат в таблице, а структуру — в переписке. С ростом штата появляются двойные подчинения, вакансии без владельца и оклады, о которых знает только бухгалтер.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают кадровые документы по шаблону, сверяют данные с учётной системой и приносят руководителю готовый проект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы