Акт списания ГСМ: образец скачать бесплатно

Акт списания ГСМ подтверждает, что топливо израсходовано на нужды компании: на поездки, генератор, технику. Ниже — бланк и заполненный образец акта на списание бензина за месяц по путевым листам.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Утверждаю: генеральный директор П. П. Петров

Акт списания горюче-смазочных материалов

за октябрь 2026 года

31 октября 2026 г. № 27

Комиссия в составе председателя — главного инженера С. С. Сидорова, членов комиссии — механика А. А. Кузнецова и бухгалтера М. И. Орловой составила настоящий акт о том, что за октябрь 2026 года израсходовано и подлежит списанию топливо по автомобилю Kia Rio, государственный номер А123ВС77, водитель И. И. Иванов.

Основание: путевые листы № 214–236, ведомость расхода топлива, данные системы мониторинга. Остаток на начало месяца — 42 литра, получено 180 литров, израсходовано 176 литров, остаток на конец месяца — 46 литров.

Приложение: путевые листы на 23 л. в 1 экз., ведомость расхода топлива на 1 л. в 1 экз.

Председатель комиссии

Главный инженер

____________ / С. С. Сидоров /

Члены комиссии

Механик

____________ / А. А. Кузнецов /

Зачем нужен акт списания ГСМ

Топливо, купленное для компании, — это материал. Пока оно лежит на складе или числится за водителем, это актив. В расходы оно попадает, когда израсходовано на работу: на рейс, на поездку к клиенту, на генератор. Акт списания ГСМ и есть документ, которым комиссия фиксирует, сколько топлива ушло и на что.

Расход топлива нужно подтвердить первичными документами. Компания может оформить отдельный акт или предусмотреть списание по другим документам с обязательными реквизитами. Унифицированной формы акта нет: компания разрабатывает бланк сама и утверждает его в учётной политике или приказом руководителя.

Что указать в акте на списание топлива

Название компании и дату, номер акта.
Состав комиссии: председателя и членов, их должности и фамилии с инициалами.
Основание: приказ о создании комиссии, путевые листы, ведомость расхода, данные системы мониторинга.
Марку и государственный номер автомобиля или наименование оборудования, фамилию водителя или оператора.
Движение топлива: остаток на начало периода, получено, израсходовано, остаток на конец.
Норму расхода и фактический расход — по каждому автомобилю или единице техники.
Приложения: путевые листы, чеки, отчёты мониторинга — с количеством листов.
Подписи председателя и членов комиссии с расшифровкой.

Как оформить акт списания ГСМ

Соберите основания. Путевые листы, ведомость расхода топлива, чеки с АЗС, отчёты системы мониторинга за период. Без них акт — просто лист бумаги.
Посчитайте движение топлива. Остаток на начало плюс поступления минус расход равно остаток на конец. Сверьте с данными бухгалтерии и склада.
Сравните с нормой. Норму расхода возьмите из распоряжения Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23 или из своей методики, утверждённой приказом. Фактический расход покажите рядом.
Соберите комиссию. Акт подписывают лица, ответственные за операцию и её оформление. Если порядок компании предусматривает комиссию, её состав утверждает руководитель.
Утвердите и передайте в бухгалтерию. Руководитель утверждает акт, бухгалтерия списывает топливо в расходы и хранит акт вместе с путевыми листами.

Когда путевой лист не нужен

Топливо расходует не автомобиль, а оборудование: генератор, компрессор, мотопомпа, газонокосилка. Путевой лист здесь не оформляют, а расход подтверждают актом и журналом работы оборудования.
Топливо выдано водителю, но поездка не состоялась и топливо вернули на склад — тогда оформляют возврат, а не списание.
Для подтверждения расхода компания может использовать данные системы мониторинга. Если автомобиль выполняет перевозки, для которых закон требует путевой лист, его оформляют отдельно — на бумаге или в электронном виде.
Для списания топлива на генератор достаточно акта, где указаны часы работы и норма расхода литров в час.

Частые вопросы

Обязателен ли акт списания ГСМ, если есть путевые листы?

Путевой лист подтверждает поездку, но не заменяет решение комиссии о списании. На практике удобно и то и другое: путевые листы — основание, акт — итог за период. Компания вправе утвердить порядок, при котором списание оформляют только путевыми листами, если это описано в учётной политике.

Можно ли списать топливо по факту без норм Минтранса?

Да. Нормы Минтранса носят рекомендательный характер. Компания может утвердить свои нормы приказом или считать расход по фактическим данным мониторинга, если обоснует это в учётной политике.

Нужен ли акт на списание топлива для генератора?

Нужен. Путевого листа у генератора нет, поэтому расход подтверждают актом и журналом работы оборудования: сколько часов работал генератор и сколько литров в час он расходует по паспорту или замеру.

Кто подписывает акт списания ГСМ?

Председатель и члены комиссии, назначенной приказом руководителя. Акт утверждает руководитель компании. Акт подписывают лица, ответственные за расход топлива и оформление документа. Если в компании создана комиссия, акт подписывают её члены в соответствии с установленным порядком.

Сколько хранить акты списания ГСМ?

Срок зависит от вида деятельности и перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел, обычно акты хранят вместе с путевыми листами.

Когда бумаги на топливо собираются вручную

Чтобы акты и путевые листы собирались сами

Акты списания, путевые листы и ведомости расхода топлива отнимают время у бухгалтера и механика: данные с мониторинга, чеки с АЗС и бумажные листы надо свести в один документ.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют литры и километры и приносят готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»