Заявка на ремонт оборудования: образец и бланк

Заявка на ремонт оборудования — документ, по которому сервисная компания или свой ремонтный участок берёт технику в работу. Ниже — бланк и заполненный образец: что написать о неисправности и кого указать ответственным за согласование стоимости.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Директору сервисного центра ООО «Микро Лайн»

от ООО «Ромашка»

Ответственный за согласование ремонта:

начальник отдела снабжения И. И. Иванов, +7 900 000-00-00, ivanov@romashka.ru

Заявка на ремонт оборудования

о диагностике и ремонте принтера

16 ноября 2026 г. № 14

Прошу провести диагностику и при выявлении неисправностей отремонтировать оборудование: принтер HP LaserJet Pro M404dn, серийный номер VNC3K12345, 2023 года выпуска. Принтер установлен в бухгалтерии на втором этаже.

При печати аппарат захватывает по два листа и останавливается с ошибкой подачи бумаги. Лоток и ролики очистили, ошибка повторяется.

Стоимость ремонта согласовывать с ответственным лицом по телефону до начала работ. Оборудование после ремонта доставить по адресу: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, офис 10.

Приложение: копия паспорта оборудования на 2 л. в 1 экз.

Заказчик

Начальник отдела снабжения

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна заявка на ремонт

Заявка фиксирует, какую технику передают в ремонт, что с ней не так и кто со стороны заказчика решает вопросы по стоимости. Без неё сервисный центр принимает оборудование «со слов», а потом спорят, что именно сломалось и кто согласовал работы.

Обязательной формы в законе нет. Компания утверждает свой бланк приказом или приложением к договору с сервисной организацией. Если ремонт делает свой участок, заявку оформляют по внутреннему регламенту — тогда она заменяет устную заявку от цеха или отдела.

Что указать в заявке

Заказчика: название компании, подразделение, контактное лицо с телефоном и почтой.
Ответственного за согласование стоимости ремонта — того, кому сервис звонит с вопросом о цене.
Оборудование: наименование, модель, серийный номер и год выпуска — по паспорту или регистрационной карточке.
Неисправность: что происходит, при каких условиях, что уже проверили своими силами.
Способ доставки техники после ремонта и полный адрес.
Приложения: копия паспорта оборудования, гарантийный талон, если техника на гарантии.
Подпись заказчика и дату.

Как оформить заявку

Найдите паспорт техники. Серийный номер и год выпуска обычно есть на задней крышке устройства и в паспорте — их просит почти любой сервис.
Опишите неисправность фактами. Что видно и слышно: код ошибки, когда возникает, что уже пробовали. «Не работает» сервису ничего не даёт.
Назначьте ответственного. Один человек с телефоном и почтой, который согласует стоимость. Иначе сервис ждёт решения и техника стоит.
Уточните доставку. Кто забирает технику, куда везти после ремонта и за чей счёт — это лучше прописать до начала работ.
Отправьте и сохраните копию. Отправьте заявку сервису и оставьте себе копию с датой — по ней видно, когда технику передали.

Заявка на ремонт компьютера

Заявку на ремонт компьютера оформляют так же, но в описании неисправности полезно указать, что именно происходит при включении: не запускается, зависает, выдаёт синий экран, не видит диск. Для системного блока или ноутбука указывают модель и серийный номер с наклейки на корпусе.

Отдельно отмечают, есть ли на диске рабочие данные и нужен ли их сохранить до ремонта. Это не формальность: сервис должен знать заранее, что диск нельзя форматировать, а заказчик — что сохранность данных обычно не входит в обычный ремонт.

Частые вопросы

Чем заявка на ремонт отличается от служебной записки?

Служебная записка — внутренний документ, которым сотрудник просит руководителя о чём-то. Заявка на ремонт адресована сервисной организации или ремонтному участку и описывает технику, которую передают в работу. Внутри компании заявку часто пишут в виде служебной записки на имя главного инженера.

Нужна ли печать на заявке?

Нет. Заявку подписывает заказчик, а сервис ставит отметку о приёме техники. Печать нужна, только если этого требует договор с сервисной организацией.

Можно ли отправить заявку по электронной почте?

Да, если так принято в договоре с сервисом. Письмо с вложенной заявкой и ответ сервиса о приёме техники подтверждают, что оборудование передали в ремонт.

Что делать, если сервис называет стоимость ремонта выше ожидаемой?

В заявке заранее указывают ответственного за согласование. Сервис обязан согласовать с ним работы до их начала; если сумма не устраивает, заказчик вправе отказаться от ремонта и забрать технику после диагностики.

Сколько хранить заявки на ремонт?

Срок зависит от того, к какой группе документов компания отнесла заявки в номенклатуре дел. Для бухгалтерии важны документы по ремонту основных средств; их хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда заявки на ремонт теряются между отделами

Чтобы заявка сама доходила до ремонтников

Заявки приходят по телефону, почте и в мессенджерах, а ремонтный участок узнаёт о поломке, когда простой уже сорвал план.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают такие обращения, вытаскивают модель, серийный номер и описание неисправности, заводят заявку в CRM и передают её ответственному.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»