Приказ об организации архива в организации: образец

Архив в компании появляется приказом: руководитель назначает ответственного, утверждает положение об архиве и порядок передачи дел из подразделений. Ниже — приказ и положение об архиве, которые можно взять за основу.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 12

г. Москва

Приказ

об организации архива в организации

16 ноября 2026 г.

Для хранения законченных дел, приёма документов из подразделений и выдачи сведений по запросам организую архив компании.

1. Утвердить Положение об архиве ООО «Ромашка» согласно приложению. 2. Назначить ответственным за архив секретаря-делопроизводителя И. И. Иванову. 3. Руководителям подразделений сдавать законченные дела в архив по описи в срок до 1 марта года, следующего за годом окончания дел. 4. Ответственному за архив вести номенклатуру дел, описи и акты о выделении к уничтожению документов с истёкшими сроками хранения.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

С приказом ознакомлены

Секретарь-делопроизводитель

____________ / И. И. Иванова /

Зачем приказ об архиве

Без приказа документы компании копятся в шкафах подразделений: никто не отвечает за сохранность, дела теряются, а по запросу суда или налоговой их не найти. Приказ закрывает три вопроса: кто отвечает за архив, по каким правилам он работает и как подразделения передают туда законченные дела.

Приказом утверждают положение об архиве — внутренний документ, который задаёт состав документов, сроки хранения, порядок передачи и уничтожения. Закон не устанавливает единой формы ни для приказа, ни для положения: компания составляет их под свою структуру, опираясь на правила работы архивов организаций.

Что прописать в приказе

Кто отвечает за архив: должность и фамилия сотрудника или отдельное подразделение.
Положение об архиве — приложением к приказу, с датой и номером.
Срок сдачи дел из подразделений: обычно до 1 марта года, следующего за годом окончания дел.
Кто ведёт номенклатуру дел, описи и акты о выделении к уничтожению.
Порядок выдачи документов и справок по запросам сотрудников, судов и госорганов.
Контроль за исполнением — на руководителе или его заместителе.

Положение об архиве организации: образец 2023 года и что в нём менять

Положение об архиве организации — образец 2023 года компании берут за основу и сегодня: структура документа не менялась. В нём описывают, какие документы попадают в архив: законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения, документы по личному составу, бухгалтерские документы, техническую документацию. Для каждого вида в номенклатуре дел указан срок хранения.

Сроки берут из перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и из отраслевых перечней. Документы по личному составу хранят дольше остальных: они нужны для подтверждения стажа и выплат, поэтому их выделяют в отдельную опись и не уничтожают вместе с остальными делами.

Положение закрепляет и порядок уничтожения: дела с истёкшим сроком отбирают, составляют акт о выделении к уничтожению, руководитель его утверждает, после этого документы уничтожают. Акт остаётся в архиве как подтверждение, что уничтожили только то, что положено. Если образец 2023 года ссылается на прежние формы или реквизиты, в тексте оставляют действующие: сама структура положения от этого не страдает.

Как оформить архив в компании

Издайте приказ. Назначьте ответственного и утвердите положение об архиве приложением к приказу.
Составьте номенклатуру дел. Перечислите все дела компании с индексами и сроками хранения — это основа архива.
Наладьте передачу дел. Установите срок сдачи и форму описи, по которой подразделения передают законченные дела.
Ведите описи и акты. Описи постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению — без них архив не докажет, что документы сохранены или уничтожены законно.
Храните и выдавайте. Организуйте помещение или место хранения, журнал выдачи дел и справок по запросам.

Частые ошибки

Архив есть на бумаге, а дела остаются в подразделениях: приказ не задаёт срок сдачи и форму описи.
В положении нет номенклатуры дел — непонятно, что хранить и сколько.
Документы по личному составу уничтожают вместе с остальными, не выделяя в отдельную опись.
Уничтожают дела без акта, утверждённого руководителем.
Ответственный за архив не назначен, и запросы суда или налоговой остаются без ответа.

Частые вопросы

Обязателен ли архив в каждой организации?

Отдельное помещение и штатная единица архивиста нужны не всегда. Хранить документы и обеспечивать их сохранность обязана каждая организация: этого требуют правила делопроизводства и сроки хранения из перечня Росархива. Небольшой компании достаточно назначить ответственного и вести номенклатуру дел и описи.

Кто может отвечать за архив?

Любой сотрудник, которому руководитель поручит эту работу приказом: секретарь, делопроизводитель, сотрудник кадровой службы. В крупной компании создают отдельное подразделение — архив или службу делопроизводства.

Сколько хранить документы?

Срок зависит от вида документа и указан в перечне типовых архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и в отраслевых перечнях. Компания переносит эти сроки в свою номенклатуру дел.

Можно ли вести архив в электронном виде?

Можно, если документы создаются и подписываются электронной подписью и хранятся в системе, которая обеспечивает их целостность и читаемость. Бумажные документы, поступившие на бумаге, хранят в бумажном виде, если закон не разрешает замену.

Что делать с делами с истёкшим сроком хранения?

Отобрать их по номенклатуре, составить акт о выделении к уничтожению, утвердить акт у руководителя и только после этого уничтожить. Акт хранят в архиве.

Когда документы ищут дольше, чем они стоят

Чтобы бумаги находились за минуту

Архив, номенклатура и описи работают, когда их ведут руками и помнят о сроках. Стоит сотруднику уйти — и нужный договор ищут полдня.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, раскладывают их по делам и срокам хранения и находят нужный файл по запросу.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»