Шаблон спецификации Excel скачать

Спецификация — таблица, в которой перечислено, что именно поставляют или передают: наименование, артикул, количество, цена и сумма. Ниже — шаблон для Excel и заполненный образец, по которому видно, какие графы завести и что писать в каждой строке.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Приложение № 1

к договору поставки № 17 от 3 ноября 2026 г.

Спецификация

к договору поставки № 17 от 3 ноября 2026 г.

6 ноября 2026 г.

Поставщик передаёт, а Покупатель принимает товар по перечню, указанному в таблице. Наименование, артикул, единица измерения, количество и цена согласованы сторонами и изменению в одностороннем порядке не подлежат.

Общая стоимость товара по спецификации — 486 000 рублей, в том числе НДС 22 % — 87 639 рублей 34 копейки. Цена включает упаковку и доставку до склада Покупателя.

Срок поставки — в течение 20 рабочих дней с даты подписания спецификации. Товар поставляется одной партией на склад Покупателя по адресу, указанному в договоре.

Поставщик

Директор ООО «Снабторг»

____________ / А. В. Смирнов /

Покупатель

Директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Что такое спецификация

Спецификация — таблица с перечнем товаров, работ или материалов. Она бывает приложением к договору поставки или подряда, а бывает самостоятельным внутренним документом: складской ведомостью, заявкой на закупку, перечнем оборудования для монтажа.

Форму закон не устанавливает. Стороны согласуют графы сами, а в договоре пишут, что спецификация — его неотъемлемая часть. Тогда всё, что в таблице, становится обязательным для обеих сторон: наименование, количество, цена, срок.

Какие графы завести в таблице

Номер позиции по порядку — по нему ссылаются на строку в переписке и претензиях.
Наименование товара или работы так, как оно записано в договоре и в счёте.
Артикул или код по каталогу поставщика — чтобы не спорить, о какой модели речь.
Единица измерения: штука, комплект, метр, килограмм, упаковка.
Количество в этой единице.
Цена за единицу без НДС и сумма по строке.
Ставка НДС и сумма налога по строке, если товар облагается.
Примечание: цвет, размер, комплектация, срок поставки именно этой позиции.

Как заполнить шаблон

Скачайте шаблон и сохраните копию. В копии оставьте лист с таблицей и лист с итогами. Исходный файл держите пустым — он пригодится для следующей сделки.
Заполните шапку. Впишите номер приложения, реквизиты договора и дату. Шапка связывает таблицу с документом, к которому она приложена.
Внесите позиции. Каждую позицию — отдельной строкой. Наименование берите из счёта или каталога поставщика дословно, артикул копируйте, а не печатайте заново.
Посчитайте суммы формулами. Сумма по строке — количество умножить на цену. Итог — сумма всех строк. Формулы оставьте в ячейках, чтобы при правке количества итог пересчитывался сам.
Проверьте итог с НДС. Сложите стоимость без налога и сам налог — вместе они дают сумму к оплате. Сверьте её со счётом поставщика до подписания.
Подпишите и приложите к договору. Спецификацию подписывают обе стороны. Без подписей таблица остаётся проектом, даже если её отправили по почте.

Частые ошибки

В наименовании пишут «кабель» без марки и сечения — при поставке не с чем сверить.
Артикул набран вручную и отличается от счёта одной цифрой.
Количество в таблице в одних единицах, а в счёте в других: комплект против штуки.
Итог вписан числом, а не формулой, и после правки количества остался старым.
Спецификация без номера приложения и ссылки на договор — непонятно, к чему она относится.
Нет подписей второй стороны, хотя договор ссылается на спецификацию как на приложение.

Частые вопросы

Обязательна ли спецификация к договору поставки?

Нет, если в договоре есть полный перечень товара с количеством и ценой. Спецификацию делают приложением, когда позиций много или они меняются от партии к партии: тогда договор ссылается на приложение, а таблицу подписывают к каждой поставке.

Можно ли вести спецификацию в Google Таблицах вместо Excel?

Можно. Структура граф та же, формулы те же. Удобно, когда поставщик и покупатель правят таблицу вместе: видно, кто и что изменил. Для подписания всё равно понадобится файл или распечатка с подписями.

Нужен ли НДС в спецификации?

Если поставщик платит НДС, налог показывают отдельной строкой или отдельной графой: цена без налога, ставка, сумма налога, итог с налогом. Так покупатель видит, сколько он платит за товар, а сколько — налога, и может принять налог к вычету.

Что делать, если цена изменилась после подписания?

Подписать новую редакцию спецификации или дополнительное соглашение к договору с новой ценой. Правка в одностороннем порядке в таблице силы не имеет: обязательства сторон меняются только по соглашению.

Сколько хранить подписанные спецификации?

Срок зависит от договора и вида деятельности. Компания закрепляет его в номенклатуре дел, а общие сроки хранения документов по основной деятельности задаёт перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда таблицы собирают вручную

Чтобы спецификации собирались сами

Спецификации, заявки и счета переносят из почты в Excel руками: позиции теряются, артикулы расходятся, итог не сходится со счётом.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают заявку или счёт, переносят позиции в таблицу по шаблону и сверяют количество и суммы, прежде чем документ уйдёт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»