Заявка на перевозку груза: бланк скачать в Word

Заявка на перевозку груза — документ, по которому перевозчик подаёт машину под конкретную отправку: что везём, откуда, куда и когда. Ниже — бланк в Word и образец заполнения заявки к договору перевозки.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Перевозчику: ООО «ТрансЛайн»

ИНН 7701234567, г. Москва, ул. Складская, д. 4

от грузоотправителя: ООО «Ромашка»

ИНН 7712345678, г. Москва, ул. Заводская, д. 12

Заявка на перевозку груза

к договору перевозки груза автомобильным транспортом

16 ноября 2026 г. № 27

Маршрут: г. Москва, ул. Заводская, д. 12 — г. Казань, ул. Портовая, д. 8. Погрузка 18 ноября 2026 года с 9:00 до 12:00, выгрузка 19 ноября 2026 года с 8:00 до 17:00.

Груз: бытовая техника в коробках, 12 паллет, масса 8 400 кг, объём 36 м³. Стоимость груза 2 400 000 рублей. Требуется тентованный фургон с задней загрузкой.

Водитель: Иванов Сергей Петрович, паспорт 45 12 № 345678, телефон +7 916 000-00-00.

Провозная плата 42 000 рублей, оплата в течение 5 рабочих дней после получения оригинала транспортной накладной и счёта.

Особые условия: погрузка и разгрузка силами грузоотправителя, простой свыше 6 часов оплачивается по 1 000 рублей за час, груз застрахован грузоотправителем.

Грузоотправитель

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Перевозчик

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужна заявка на перевозку

Договор перевозки груза автомобильным транспортом стороны заключают на одну поездку. Если компания возит грузы постоянно, она подписывает с перевозчиком договор на год, а под каждую отправку оформляет заявку: в ней уточняют, что везут, какой машиной, куда и когда.

Так заявка становится частью договора: она дополняет общие условия конкретными сведениями о рейсе. Без неё перевозчик не знает, какую машину подавать, а грузоотправитель рискует получить фургон не той вместимости или не в тот день.

Где скачать бланк заявки на перевозку груза в Word бесплатно

Бланк выше можно скачать в Word бесплатно: он повторяет поля, которые обычно нужны перевозчику, и подходит и для разовой отправки, и для заявки к годовому договору. Скачайте бланк, сохраните его в папке с договором и заполняйте под каждый рейс.

Если у перевозчика есть своя форма заявки, берите её: в договоре обычно сказано, что заявка оформляется по приложению перевозчика. Скачанный бланк тогда пригодится как образец, чтобы сверить, все ли сведения о рейсе в нём есть.

Что указать в заявке на перевозку

Стороны: полные названия, ИНН и адреса грузоотправителя и перевозчика, ссылку на договор, к которому заявка прилагается.
Маршрут: адрес погрузки и адрес выгрузки, даты и время подачи машины и разгрузки.
Груз: наименование, количество мест, масса, объём, стоимость и особые свойства, если груз хрупкий, опасный или требует температурного режима.
Машина и водитель: тип кузова, вместимость или тоннаж, данные водителя и автомобиля, если перевозчик их уже назвал.
Провозная плата и порядок расчётов: сумма, срок оплаты, какие документы нужны для неё.
Особые условия: кто грузит и разгружает, сколько стоит простой, кто страхует груз, нужны ли пломбы.
Подписи и печати обеих сторон, если компания печать использует.

Как оформить заявку

Возьмите бланк из договора. Если в договоре с перевозчиком есть приложение с формой заявки, заполняйте её: так стороны не спорят о том, какие сведения обязательны.
Заполните сведения о рейсе. Маршрут, даты, груз, машина, водитель — всё, что нужно, чтобы перевозчик подал подходящий транспорт.
Согласуйте цену и условия. Провозную плату, срок оплаты, простой и погрузку пропишите так же, как в договоре, чтобы заявка ему не противоречила.
Подпишите и передайте перевозчику. Отправьте заявку удобным способом: по почте, через ЭДО или мессенджер. Перевозчик подтверждает её подписью или письмом.
Сохраните подтверждение. Ответ перевозчика и подписанную заявку храните вместе с транспортной накладной: они понадобятся, если рейс сорвётся или груз повредят.

Частые ошибки

Заявку путают с транспортной накладной: накладная сопровождает груз в пути, заявка только заказывает машину.
Не пишут, кто грузит и разгружает, — на месте выясняется, что водитель один, и машина простаивает.
Указывают массу груза без объёма: перевозчик подаёт машину по весу, а груз не влезает в кузов.
Не фиксируют стоимость простоя — счёт за ожидание потом оспаривают.
Меняют условия по телефону и не пересылают заявку заново: у сторон остаются разные версии документа.

Частые вопросы

Обязательна ли заявка, если есть договор перевозки?

Закон требует, чтобы договор перевозки груза подтверждала транспортная накладная. Заявку стороны оформляют по своему договору: если в нём сказано, что каждая отправка идёт по заявке, она обязательна для этой компании. Без заявки перевозчик может не знать, какую машину подавать.

Чем заявка отличается от транспортной накладной?

Заявка — это заказ на рейс: в ней стороны договариваются о машине, маршруте, сроках и цене. Транспортная накладная едет с грузом и подтверждает, что груз приняли и сдали. Первую оформляют до рейса, вторую — при передаче груза.

Можно ли отправить заявку по электронной почте?

Да, если стороны так договорились в договоре или обмениваются документами через систему электронного документооборота. Для спора важна подписанная заявка или письменное подтверждение перевозчика, что он её принял.

Что будет, если перевозчик не подал машину?

Грузоотправитель вправе отказаться от перевозки и потребовать возмещения убытков. Перевозчик отвечает за неподачу машины, если не докажет, что это произошло не по его вине. Конкретные суммы и порядок претензий стороны обычно прописывают в договоре.

Нужна ли печать на заявке?

Нет. Заявку подписывают уполномоченные представители сторон; печать ставят, если компания её использует. Подпись и реквизиты сторон в документе обязательны.

Когда заявки тонут в переписке

Чтобы заявки на перевозку собирались сами

Менеджер по логистике переписывается с десятком перевозчиков, сверяет даты, тоннаж и цену, а потом вручную переносит всё в заявку. На каждой отправке теряются часы, а ошибка в адресе или дате стоит сорванного рейса.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают заявку из письма или мессенджера, проверяют данные по договору и приносят менеджеру готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»