Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Положение о штатном расписании

Штатное расписание есть почти в каждой компании, а порядок работы с ним часто нигде не записан: кто готовит проект, кто согласует новую должность, как оформить изменение оклада. Положение о штатном расписании закрывает эти вопросы одним локальным актом. Ниже — что в нём прописать и готовый образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ООО «Ромашка»

от 16 ноября 2026 г. № 48

Положение о штатном расписании

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок разработки, согласования, утверждения и изменения штатного расписания ООО «Ромашка».

1.2. Штатное расписание — организационно-распорядительный документ, в котором отражают структуру организации, перечень должностей, количество штатных единиц и размер оплаты труда по каждой должности.

1.3. Штатное расписание составляют по унифицированной форме № Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

2.1. Проект штатного расписания готовит специалист по персоналу на основании предложений руководителей подразделений.

2.2. Руководители подразделений направляют предложения о включении должностей и изменении окладов не позднее 1 ноября года, предшествующего году введения расписания.

2.3. Проект согласуют главный бухгалтер и юрист, затем его утверждает генеральный директор приказом.

2.4. Штатное расписание вводят в действие с 1 января и применяют в течение календарного года.

3.1. Изменения в штатное расписание вносят приказом генерального директора: при введении или сокращении должностей, изменении окладов, переименовании подразделений.

3.2. Изменение оклада работника оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору.

4.1. Оригинал штатного расписания хранит специалист по персоналу; копию передают в бухгалтерию.

Утверждающий

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужно положение о штатном расписании

Штатное расписание — организационно-распорядительный документ: в нём видно структуру компании, должности, число штатных единиц и оклады. Закон требует иметь его, но порядок разработки и изменения в Трудовом кодексе не расписан. Из-за этого в компании возникают споры: кто вправе добавить должность, кто согласует оклад, кто отвечает за ошибку в документе.

Положение о штатном расписании — локальный акт, который отвечает на эти вопросы заранее. Он не заменяет само расписание, а задаёт процедуру работы с ним: кто готовит проект, в какие сроки, кто согласует и утверждает, как вносят правки и где хранят оригинал.

Акт относится к локальным нормативным актам, которые работодатель принимает в пределах своей компетенции по ст. 8 ТК РФ. С ним знакомят сотрудников, чья работа зависит от расписания, — прежде всего специалиста по персоналу и бухгалтерию.

Что прописать в положении

  • Предмет и термины: что в компании считают штатным расписанием и штатной единицей.
  • Форму: унифицированная № Т-3 по постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или собственная, утверждённая приказом.
  • Кто готовит проект и кто подаёт предложения — обычно руководители подразделений.
  • Сроки: когда подают предложения, когда проект согласуют и утверждают.
  • Кто согласует: главный бухгалтер по фонду оплаты труда, юрист по формулировкам должностей.
  • Кто утверждает: руководитель компании приказом.
  • Порядок изменений: введение и сокращение должностей, изменение окладов, переименование подразделений.
  • Хранение: где лежит оригинал, кому передают копию, сколько хранят.

Как составить положение

  1. Опишите, что регулируете. Первый раздел — предмет: порядок разработки, согласования, утверждения и изменения штатного расписания. Здесь же дайте определения терминов, которыми пользуетесь.
  2. Закрепите форму. Укажите, по какой форме составляют расписание. Унифицированная № Т-3 удобна тем, что проверяющие её знают; собственную форму утвердите приказом и приложите к положению.
  3. Распределите роли. Назовите должности, а не фамилии: кто готовит проект, кто подаёт предложения, кто согласует и кто утверждает. При смене сотрудника акт не придётся переписывать.
  4. Поставьте сроки. Пропишите, к какому числу руководители подразделений подают предложения и когда расписание вводят в действие. Без сроков согласование затягивается.
  5. Опишите изменения. Отдельный раздел — как вносят правки: приказом руководителя, с дополнительным соглашением к трудовому договору при смене оклада работника.
  6. Утвердите и ознакомьте. Положение утверждает руководитель компании. С актом знакомят сотрудников, которые с расписанием работают, — под подпись в листе ознакомления.

Частые ошибки

  • Положение пересказывает форму Т-3 вместо того, чтобы задавать процедуру: кому, когда и что делать.
  • В акте указывают фамилии вместо должностей — после увольнения сотрудника документ приходится переделывать.
  • Нет сроков подачи предложений: подразделения приносят заявки в разное время, расписание утверждают с опозданием.
  • Изменение оклада оформляют только приказом, забывая дополнительное соглашение к трудовому договору.
  • Положение утвердили, но с ним никого не ознакомили — сотрудники работают по старым правилам.

Частые вопросы

Обязательно ли положение о штатном расписании?

Закон прямо его не требует. Обязательно само штатное расписание: по ст. 57 ТК РФ условия оплаты труда входят в трудовой договор, и оклад берут из расписания. Положение — удобный способ закрепить порядок работы с документом, и большинство компаний принимают его добровольно.

Можно ли составить штатное расписание по своей форме?

Да. Форма № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и с 2013 года не обязательна. Свою форму утверждает руководитель приказом, и в ней должны быть те же сведения: подразделения, должности, число штатных единиц, оклады.

Кто утверждает штатное расписание?

Руководитель компании или лицо, которому уставом и доверенностью дано такое право. Утверждают приказом, а гриф утверждения ставят на самом расписании. В положении стоит назвать эту должность прямо.

Как часто меняют штатное расписание?

Единого срока нет. Компании обычно утверждают расписание на календарный год и вносят изменения приказом по мере необходимости: новая должность, сокращение, повышение оклада. Положение закрепляет выбранный порядок.

Нужно ли знакомить работников с положением?

Да, если акт касается их трудовых обязанностей. По ст. 22 ТК РФ работодатель знакомит работников под подпись с локальными актами, связанными с их работой. Достаточно листа ознакомления приложением к положению.

Сколько хранить положение о штатном расписании?

Положение как локальный акт хранят постоянно, пока действует компания. Штатные расписания хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Читать в журнале

Когда структура и расписание живут в разных файлах

Чтобы штатное расписание собиралось без ручной сверки

Пока положение и расписание ведутся вручную, каждая новая должность проходит по почте и таблицам, а оклады в расписании расходятся с трудовыми договорами.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают проект штатного расписания по заявкам подразделений, сверяют оклады с договорами и приносят руководителю готовый документ на утверждение.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы