Журнал учёта личных дел работников: образец скачать бесплатно

Журнал учёта личных дел работников закон не требует, но с ним видно, чьи папки лежат в шкафу, где какая и когда вернулась. Ниже — бланк и образец заполнения: какие графы завести, что писать при приёме и увольнении, как оформить сам журнал.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Ответственный за ведение: инспектор по кадрам А. С. Смирнова

Журнал учёта личных дел работников

начат 12 января 2026 г., окончен ________________

Начат 12 января 2026 г.

| 1 | Иванова Мария Петровна | 1042 | менеджер, отдел продаж | 12.01.2026 | 04-2026 | 12.01.2026 | — | — |

| 2 | Петров Олег Николаевич | 1043 | водитель, транспортный участок | 15.01.2026 | 05-2026 | 15.01.2026 | — | — |

Ответственный за ведение журнала

Инспектор по кадрам

____________ / А. С. Смирнова /

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем ведут журнал учёта личных дел

Личное дело — папка с документами работника: заявление, приказ о приёме, копии паспорта и документов об образовании, анкета, договор о материальной ответственности, приказы о переводах и поощрениях. Журнал учёта помогает не искать папку по памяти: в нём записано, под каким номером дело заведено, кому оно принадлежит и где хранится.

Федеральный закон вести такой журнал не обязывает. Работодатель вправе разработать форму сам и закрепить её в инструкции по делопроизводству или в учётной политике. Главное — соблюдать закон о персональных данных: журнал содержит фамилии и должности, поэтому его относят к документам с персональными данными и хранят так же, как сами дела.

Журнал регистрации личных дел работников: образец и бланк

Журнал регистрации личных дел работников и журнал учёта — по сути одна и та же книга: в ней подряд записывают, когда чьё дело завели и под каким номером оно числится. Название выбирает компания, и в инструкции по делопроизводству достаточно одного.

Образец скачать можно бесплатно: бланк выше повторяет обычную форму кадрового учёта, его переписывают в таблицу или распечатывают. Если в компании уже есть книга учёта личных дел сотрудников, заводить вторую не нужно — графы те же, меняется только шапка.

Какие графы завести

Порядковый номер записи — сквозной на весь журнал.
Фамилия, имя, отчество работника полностью.
Табельный номер — по нему запись сверяют с личной карточкой.
Должность и подразделение на дату приёма.
Дата приёма на работу.
Номер личного дела — обычно год и порядковый номер, например 04-2026.
Дата постановки дела на учёт.
Отметка о сдаче дела в архив или о выдаче папки во временное пользование.
Примечание: перевод, изменение фамилии, увольнение.

Журнал учёта личных дел сотрудников: образец заполнения

Заполнение начинается с первой строки: порядковый номер 1, полностью фамилия, имя и отчество, табельный номер из приказа о приёме, должность и подразделение, дата приёма. Номер личного дела ставят по принятому в компании правилу — чаще всего порядковый номер и год через дефис, — и той же датой дело ставят на учёт.

Пример заполнения: Иванова Мария Петровна, табельный номер 1042, менеджер отдела продаж, принята 12.01.2026, личное дело 04-2026, на учёт поставлено 12.01.2026. Вторая строка — следующий работник, принятый 15.01.2026, дело 05-2026. Графа «Примечание» пока пустая; запись в ней появится при переводе, смене фамилии или увольнении.

Если папку выдали на время, в графе о сдаче дела пишут, кому и когда, а при возврате — дату возврата. Так по книге видно, у кого документы в руках.

Как оформить и заполнять журнал

Утвердите форму. Приложите бланк к инструкции по делопроизводству или к приказу об утверждении форм кадровых документов. Тогда журнал станет обязательным для вашей компании.
Прошейте и пронумеруйте. Листы нумеруют, журнал прошивают, концы нити выводят на последний лист и скрепляют подписью руководителя и печатью, если она есть. На последнем листе пишут количество листов.
Заведите запись при приёме. В день приёма работника заносят данные и присваивают номер личному делу. Номер повторно не используют, даже если дело ушло в архив.
Отмечайте изменения. Перевод, смена фамилии, увольнение — короткая запись в графе «Примечание». Новую строку на того же работника не заводят.
Сдайте дело в архив. При увольнении папку передают на хранение и отмечают это в журнале, чтобы по записи было видно, где дело.

Частые ошибки

Заводят новый номер при переводе работника — номер личного дела остаётся прежним.
Пишут только фамилию и инициалы: при одинаковых фамилиях запись не отличить от другой.
Не отмечают выдачу папки — потом неясно, у кого дело.
Хранят журнал в общем шкафу с открытым доступом, хотя в нём персональные данные.
Не прошивают и не нумеруют листы, из-за чего нельзя доказать, что записи не меняли.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал учёта личных дел по закону?

Нет. Федерального бланка и обязанности его вести нет. Компания решает сама, нужен ли журнал, и утверждает форму внутренним документом.

Чем журнал регистрации личных дел отличается от книги учёта?

Ничем по содержанию. Это разные названия одной формы: в обоих случаях записывают работника, номер дела и дату. Выберите одно название и держитесь его во всех кадровых документах.

Кто ведёт журнал?

Обычно инспектор по кадрам или другой работник, на которого возложили эту обязанность приказом или трудовым договором. Он же отвечает за сохранность журнала.

Сколько хранить журнал?

Срок зависит от того, в каком перечне он числится у компании. Ориентируются на перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и закрепляют срок в номенклатуре дел. Личные дела работников хранят дольше, чем журнал.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если компания утвердила такой порядок и обеспечивает защиту данных. Для проверок и передачи дел в архив удобнее бумажный журнал с подписями и прошивкой.

Что делать с журналом, когда он закончился?

Заводят новый, продолжая нумерацию записей, а старый сдают в архив. На последнем листе старого журнала пишут, что он окончен, и ставят дату.

Пока папки и журналы живут в шкафу, о них помнит один человек

Чтобы кадровые бумаги собирались без ручной сверки

Журналы, заявления и приказы отнимают время у кадровика: каждую запись надо сверить с карточкой, найти папку и не перепутать номер.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные с кадровой системой и приносят готовую запись на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»