Служебная записка на ремонт принтера: образец и бланк

Служебная записка на ремонт принтера — внутренний документ, которым сотрудник сообщает руководителю о поломке и просит согласовать ремонт или замену техники. Ниже — бланк в Word и заполненный образец с расчётом стоимости ремонта.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от главного бухгалтера

И. И. Иванова

Служебная записка

о ремонте принтера в бухгалтерии

16 ноября 2026 г. № 27

Принтер HP LaserJet в бухгалтерии перестал печатать: на панели горит ошибка подачи бумаги, лист застревает в тракте, документы на оплату и отчёты распечатать невозможно. Второго принтера в отделе нет, счета и акты приходится возить в головной офис.

Сервисный центр после диагностики назвал причину — износ ролика подачи и повреждение узла термозакрепления. Ремонт с заменой деталей стоит 9 800 рублей, срок — три рабочих дня, гарантия на работы — шесть месяцев. Прошу согласовать ремонт за счёт бюджета отдела на ноябрь.

Приложение: акт диагностики сервисного центра на 2 л. в 1 экз.

Автор записки

Главный бухгалтер

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка на ремонт принтера

Принтер — основное средство или имущество компании, и деньги на его ремонт расходует организация, а не сотрудник. Записка фиксирует, что техника сломалась не по вине работника, и даёт руководителю основание согласовать траты и подписать документы для бухгалтерии.

Единой формы в законе нет. Компания вправе утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись. Записка не заменяет заявку в сервисный центр: она решает вопрос внутри компании — кто платит и на каком основании.

Что указать в записке

Адресата: должность и фамилию с инициалами того, кто распоряжается бюджетом, — обычно генерального директора или руководителя подразделения.
Автора: должность и фамилию с инициалами сотрудника, у которого сломался принтер.
Модель и инвентарный номер принтера, место установки — так бухгалтерия найдёт технику в учёте.
Что именно произошло: какая ошибка на панели, что не печатается, с какого дня.
Что предлагаете: ремонт в сервисном центре или замену техники, сумму и срок.
Приложение: акт диагностики, счёт или коммерческое предложение сервиса.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать записку

Опишите поломку фактами. Модель, инвентарный номер, текст ошибки, что не работает и как это мешает работе отдела.
Объясните последствия. Что остановилось без принтера: счета, акты, документы для клиентов, сроки.
Предложите решение с суммой. Ремонт в сервисе, замена узла или покупка нового принтера — с ценой и сроком из счёта или акта диагностики.
Приложите подтверждение. Акт диагностики, счёт сервисного центра, коммерческое предложение на новую технику.
Передайте на согласование. Отдайте записку адресату или в канцелярию, копию оставьте себе с отметкой о получении.

Частые ошибки

Нет модели и инвентарного номера — бухгалтерия не может сопоставить ремонт с учётной единицей.
Нет суммы и срока — руководитель откладывает решение и переспрашивает.
Записку пишут задним числом, когда ремонт уже сделан и оплачен: согласование расходов так не работает.
В записке просят «что-нибудь сделать с принтером» без вариантов решения — ремонт или замена с ценой.
Путают записку с заявкой в сервисный центр: заявку оформляют на ремонт, записку — на согласование расходов внутри компании.

Частые вопросы

Кому адресовать служебную записку на ремонт принтера?

Тому, кто распоряжается деньгами: генеральному директору, руководителю филиала или начальнику подразделения с бюджетом. Если ремонт идёт за счёт отдела, достаточно руководителя отдела; если техника на балансе компании — директора.

Нужно ли прикладывать акт диагностики?

Да, если сервисный центр его выдал. Акт подтверждает причину поломки и стоимость работ, и руководителю не приходится верить описанию на слово. Если сервис ещё не смотрел принтер, приложите предварительное коммерческое предложение с пометкой, что цена уточняется после диагностики.

Можно ли отправить записку по электронной почте?

Можно, если в компании так принято или работает система электронного документооборота. Для спорных расходов надёжнее бумажный экземпляр с отметкой о получении или документ в системе с подписью.

Нужна ли печать на служебной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией.

Сколько хранить служебные записки о ремонте?

Срок зависит от содержания: записки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел.

Когда заявки и согласования съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Записки о поломках, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и переслать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по бюджету и приносят руководителю уже готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»