Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей: образец и бланк

Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей фиксирует, что сотрудник не сделал работу, которую должен был сделать, и просит руководителя принять решение. Ниже — бланк и образец заполнения: от фактов к просьбе, без оценок и эмоций.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о невыполнении должностных обязанностей

16 ноября 2026 г. № 21

Менеджер А. С. Сидоров с 9 по 13 ноября 2026 года не подготовил ни одного коммерческого предложения по заявкам, переданным ему в CRM. За этот период в его работе числятся 14 заявок, по каждой истёк срок ответа клиенту — три рабочих дня по регламенту отдела. Два клиента отказались от работы, сославшись на отсутствие ответа.

Пункт 3.2 должностной инструкции менеджера обязывает отвечать на заявку в течение трёх рабочих дней. С объяснениями сотрудника я ознакомился 14 ноября: он ссылается на загрузку по другому проекту, при этом работу по проекту ему не поручали.

Прошу провести проверку и рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания. Выписку из CRM с датами заявок и ответов прилагаю.

Приложение: выписка из CRM на 2 л. в 1 экз.; объяснительная записка А. С. Сидорова на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Когда нужна служебная записка о невыполнении обязанностей

Записку пишут, когда сотрудник систематически или разово не сделал то, что входит в его работу: не ответил клиенту в срок, не сдал отчёт, не выполнил поручение руководителя, пропустил этап процесса. Документ нужен, чтобы факт невыполнения был зафиксирован письменно и у руководителя появилось основание для решения — от разговора до дисциплинарного взыскания.

Записку обычно готовит непосредственный руководитель сотрудника или тот, кому подчинён участок работы. Он видит нарушение первым и может описать его по датам и документам.

Единой формы в законе нет. Компания закрепляет бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись.

Что указать в записке

Адресата: должность и фамилию с инициалами руководителя, который принимает решение.
Автора: свою должность и фамилию с инициалами.
Название документа и заголовок к тексту: «о невыполнении должностных обязанностей».
Дату и регистрационный номер, если внутренние документы в компании регистрируют.
Что именно не сделано: даты, заявки, отчёты, поручения — с номерами и сроками.
Какой пункт должностной инструкции, регламента или трудового договора нарушен.
Объяснения сотрудника, если он их дал, и вашу оценку причин.
Просьбу: провести проверку, рассмотреть вопрос о взыскании, дать поручение.
Приложения: выписки из систем, служебные письма, объяснительные.

Как написать записку

Соберите факты. Даты, номера заявок, сроки по регламенту, что фактически сделано и что нет. Без фактов записка превращается в претензию.
Найдите норму. Откройте должностную инструкцию, регламент или трудовой договор и выпишите пункт, который сотрудник нарушил.
Возьмите объяснения. Попросите сотрудника объяснить письменно. Объяснительная прикладывается к записке и показывает, что вы разобрались в причинах.
Сформулируйте просьбу. Одна просьба: провести проверку, рассмотреть взыскание, перераспределить работу. От неё зависит, какое решение примет руководитель.
Передайте и сохраните копию. Зарегистрируйте записку или передайте под подпись; копию с отметкой о получении оставьте себе.

Чем служебная записка отличается от докладной

Докладную пишут руководителю о событии, проступке или нарушении — по вертикали, чтобы сообщить и потребовать решения. Служебная записка чаще решает рабочий вопрос: просит ресурсы, сообщает о ситуации, предлагает изменение.

На практике граница размыта: записку о невыполнении обязанностей многие компании оформляют как докладную, и это не ошибка, если бланк утверждён внутренней инструкцией. Важнее содержание: факты, норма, просьба.

Докладная на уборщицу, которая плохо убирает, — тот же случай: в ней описывают, что и когда не убрано, чем это подтверждается, и просят принять меры. Ниже — образец такой докладной.

Докладная на уборщицу: что писать, когда плохо убирает

Уборка — работа с видимым результатом, поэтому записка строится на конкретных фактах: дата, помещение, что осталось грязным, кто это видел. Общие слова «плохо убирает» руководителю ничего не дают.

Опишите, какие обязанности закреплены за уборщицей: график, перечень помещений, периодичность уборки. Если есть акт проверки или фотографии, приложите их. Затем — просьба: провести проверку, потребовать объяснения, рассмотреть взыскание.

Если нарушение повторяется, укажите все случаи по датам: систематичность важна и для решения, и для возможного взыскания.

Частые ошибки

Оценки вместо фактов: «халатно относится», «не хочет работать». Руководителю нужны даты и документы.
Нет ссылки на норму: непонятно, что именно сотрудник был обязан сделать.
Записка написана через месяц после события — сложно восстановить детали и объяснения.
Не взяты объяснения: сотрудник потом говорит, что причину не выясняли.
Несколько разных нарушений в одной записке: решения по ним принимаются по-разному, и одно тянет за собой другое.
Записка отправлена без регистрации: нет доказательства, что руководитель её получил.

Частые вопросы

Можно ли по служебной записке уволить сотрудника?

Сама записка увольнения не влечёт. Она фиксирует факт и служит поводом для проверки и объяснений. Дисциплинарное взыскание, включая увольнение, применяют по правилам статей 192 и 193 ТК РФ: до взыскания работодатель требует письменное объяснение, а приказ издаёт в установленные сроки.

Нужно ли знакомить сотрудника с запиской?

Закон этого не требует. Но если по записке планируется взыскание, работодатель должен затребовать у сотрудника письменное объяснение. Если за два рабочих дня он его не представил, составляют акт. Ознакомление с самой запиской помогает сотруднику понять, о каких обстоятельствах идёт речь.

Чем подтвердить, что работа не выполнена?

Выпиской из CRM или учётной системы, служебными письмами, актом проверки, фотографиями, журналом заявок, отсутствием отчёта в срок. Чем конкретнее подтверждение, тем меньше поводов для спора.

Сколько хранить служебные записки?

Срок зависит от содержания. Записки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел. Записки, связанные с дисциплинарными делами, лучше хранить вместе с материалами проверки.

Можно ли написать записку в электронном виде?

Можно, если в компании работает электронный документооборот или так принято. Для споров надёжнее документ в системе с подписью или бумажный экземпляр с отметкой о получении.

Пока записки и объяснения ходят по рукам, работа стоит

Чтобы нарушения фиксировались сами

Руководитель тратит часы на то, чтобы собрать даты, выписки из CRM и объяснения, а сотрудники успевают забыть детали.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие сведения из CRM и почты, готовят черновик записки по шаблону и приносят руководителю готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»