Акт приёма-передачи оборудования: образец простой в Word

Акт приёма-передачи оборудования подтверждает, что одна сторона передала технику, а другая её приняла: что именно, в каком состоянии и с какими принадлежностями. Ниже — простой бланк в Word и заполненный образец для случая, когда унифицированная форма не обязательна.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка», именуемое в дальнейшем «Продавец», в лице генерального директора П. П. Петрова, действующего на основании устава,

и ООО «Василёк», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора И. И. Иванова, действующего на основании устава,

составили настоящий акт о нижеследующем.

Акт приёма-передачи оборудования

по договору купли-продажи № 27 от 12 октября 2026 г.

16 ноября 2026 г. № 14

Продавец передал, а Покупатель принял следующее оборудование: станок токарно-винторезный 16К20, заводской номер 45812, 1998 года выпуска, в комплекте с патроном, задней бабкой и комплектом ключей.

Оборудование осмотрено при приёмке. Внешних повреждений нет, узлы и механизмы двигаются свободно, сколов и трещин на станине не обнаружено. Замечания Покупателя: следы подтёков масла на направляющих, на работу не влияют.

Вместе с оборудованием переданы: руководство по эксплуатации на 84 л., паспорт станка на 12 л., комплект сменных шестерён.

Претензий к количеству, комплектности и внешнему состоянию оборудования Покупатель не имеет. Акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

Передающая сторона

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Принимающая сторона

Директор ООО «Василёк»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен акт приёма-передачи оборудования

Акт фиксирует момент, когда оборудование перешло от одной стороны к другой, и его состояние на этот момент. Если позже обнаружится поломка или нехватка деталей, акт покажет, было ли это до передачи или после.

Для купли-продажи, аренды и безвозмездной передачи акт — приложение к договору. В нём перечисляют то, что договор описывает общими словами: конкретную единицу техники, её номер, комплектность и недостатки, которые стороны увидели при осмотре.

Нужна ли форма ОС-1

Унифицированная форма № ОС-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. С 2013 года она не обязательна: по закону о бухгалтерском учёте компания вправе применять свои формы первичных документов, если в них есть обязательные реквизиты.

Форму ОС-1 удобно брать, когда оборудование ставят на учёт как основное средство и бухгалтерия привыкла к ней. Для обычной передачи техники между контрагентами хватает простого акта: он короче и понятнее, а юридическую силу даёт подпись обеих сторон и привязка к договору.

Что указать в простом акте

Название документа, дату и номер, а также договор, по которому передают оборудование.
Стороны: полные наименования, кто и на каком основании подписывает.
Оборудование: наименование, марка или модель, заводской и инвентарный номер, год выпуска.
Комплектность: какие узлы, принадлежности и документы передаются вместе с техникой.
Состояние: результаты осмотра, выявленные недостатки и замечания принимающей стороны.
Число экземпляров и подписи сторон с расшифровкой.

Как оформить передачу

Сверьте акт с договором. В акте должно быть то же оборудование и те же стороны, что в договоре, иначе при споре документ не свяжут с поставкой.
Осмотрите технику вместе. Принимающая сторона проверяет оборудование при передаче: комплектность, работу узлов, внешние повреждения. Что не проверили сейчас, доказать потом труднее.
Запишите недостатки. Даже мелкие замечания лучше внести в акт: это защищает обе стороны от спора о том, когда появилась неисправность.
Подпишите в двух экземплярах. По одному экземпляру каждой стороне. Если оборудование передают в другом городе, подписи можно собрать на месте или обменяться сканами с последующим обменом оригиналами.
Передайте копию в бухгалтерию. Бухгалтерия принимающей стороны поставит оборудование на учёт, передающая спишет его с баланса.

Частые ошибки

В акте нет ссылки на договор — непонятно, в рамках какой сделки передают технику.
Оборудование описано общими словами без номера и модели: две одинаковые единицы техники потом не различить.
Не указана комплектность, и при споре неясно, должен ли был идти в комплекте кабель или ключи.
Акт подписал сотрудник без полномочий: нужна доверенность или подпись руководителя.
Состояние описано словами «исправно» без осмотра — при поломке через неделю стороны спорят о моменте.

Частые вопросы

Обязательно ли использовать форму ОС-1?

Нет. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, компания вправе применять свой бланк с обязательными реквизитами первичного документа. Форму ОС-1 берут, если так удобнее бухгалтерии или она закреплена в учётной политике.

Можно ли обойтись без акта, если есть договор и накладная?

Можно, но рискованно. Накладная подтверждает количество и стоимость, а не состояние и комплектность конкретной единицы техники. При споре о поломке акт с описанием осмотра — главное доказательство.

Что делать, если при приёмке нашли недостатки?

Записать их в акт и указать, что претензии заявлены. Дальше стороны действуют по договору: требуют устранения, скидки или возврата. Если недостатки не записать, доказать, что они были при передаче, будет трудно.

Нужна ли печать на акте?

Нет. Достаточно подписей уполномоченных лиц. Печать ставят, если компания её использует и это принято в документообороте с контрагентом.

Можно ли подписать акт электронно?

Да, если стороны обмениваются документами через оператора электронного документооборота или подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Тогда бумажный экземпляр не нужен.

Когда акты и документы по оборудованию отнимают время

Чтобы документы по передаче собирались без ручной работы

Акты, накладные и паспорта оборудования приходят из разных мест: почта, мессенджеры, сканы от поставщиков. Каждый надо сверить с договором и передать в бухгалтерию.

Я собираю ИИ-агентов, которые разбирают такие документы, вытаскивают номера и суммы, сверяют с договором и готовят акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»