Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Служебная записка о переводе сотрудника на другую должность: образец

Служебная записка о переводе — внутренний документ, которым руководитель отдела просит руководителя компании перевести сотрудника на другую должность. Ниже — бланк в Word и заполненный образец с обоснованием и приложениями.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о переводе сотрудника на другую должность

16 ноября 2026 г. № 14

Прошу перевести менеджера по продажам С. С. Сидорову с должности менеджера по продажам на должность старшего менеджера по продажам с 1 декабря 2026 года с окладом согласно штатному расписанию. С. С. Сидорова работает в компании два года, ведёт крупных клиентов и с сентября исполняет обязанности старшего менеджера.

Перевод по инициативе работодателя возможен только с письменного согласия работника (ст. 72 ТК РФ). Согласие С. С. Сидоровой получено, заявление прилагаю.

Приложение: заявление С. С. Сидоровой о переводе на 1 л. в 1 экз.; дополнительное соглашение к трудовому договору на 2 л. в 1 экз.; должностная инструкция старшего менеджера на 3 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка о переводе

Служебная записка о переводе — документ, которым руководитель подразделения обращается к руководителю компании с просьбой перевести сотрудника на другую должность. Она запускает кадровую процедуру: по ней издают приказ, заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, вносят запись в трудовую книжку.

Записку пишет тот, кто видит необходимость перевода: начальник отдела, руководитель проекта, директор направления. Он обосновывает, почему сотрудника нужно перевести, и передаёт записку тому, кто принимает решение.

Что указать в служебной записке о переводе

  • Кому адресована: должность, название компании, фамилия и инициалы руководителя в дательном падеже.
  • От кого: должность и фамилия с инициалами автора записки.
  • Кого переводят: фамилия, имя, отчество сотрудника, его текущая должность и подразделение.
  • На какую должность и с какой даты: точное название новой должности по штатному расписанию и дата перевода.
  • Условия: новый оклад или тариф по штатному расписанию, режим работы, если он меняется.
  • Обоснование: почему сотрудника нужно перевести — результаты работы, замена, рост объёма задач.
  • Согласие работника: по общему правилу перевод на другую работу оформляют письменным соглашением сторон; исключения предусмотрены ТК РФ.
  • Приложения: заявление сотрудника, дополнительное соглашение, должностная инструкция.
  • Подпись автора с расшифровкой и дата.

Как написать служебную записку о переводе

  1. Проверьте штатное расписание. Название новой должности должно совпадать со штатным расписанием: иначе приказ и запись в трудовой книжке придётся переделывать.
  2. Получите согласие сотрудника. Попросите сотрудника написать заявление о переводе или зафиксируйте согласие иначе. По общему правилу перевод требует письменного соглашения; исключения для временного перевода установлены ст. 72.2 ТК РФ.
  3. Опишите причину. Первый абзац — факты: что изменилось, какие задачи сотрудник уже выполняет, почему на новой должности он нужен компании.
  4. Сформулируйте просьбу. Второй абзац начинается со слова «прошу»: кого, на какую должность, с какой даты и с каким окладом перевести.
  5. Приложите документы. Заявление сотрудника, проект дополнительного соглашения, должностная инструкция новой должности — всё, что нужно для приказа.
  6. Передайте на решение. Подпишите записку и передайте руководителю; после резолюции кадровая служба издаст приказ и оформит документы.

Частые ошибки

  • Нет письменного согласия сотрудника: перевод по инициативе работодателя без него можно оспорить.
  • Название должности не совпадает со штатным расписанием — приказ и запись в трудовой книжке придётся исправлять.
  • Не указана дата перевода: кадровая служба не может определить, с какого дня действует новый оклад.
  • Нет обоснования: руководитель не видит, зачем менять штат, и откладывает решение.
  • Записку путают с заявлением о переводе: заявление пишет сам сотрудник, служебную записку — его руководитель.

Частые вопросы

Чем служебная записка о переводе отличается от заявления о переводе?

Заявление пишет сам сотрудник — это его просьба о переводе. Служебную записку пишет руководитель подразделения на имя руководителя компании: он обосновывает, почему сотрудника нужно перевести. Для перевода по инициативе работодателя нужно письменное согласие работника (ст. 72 ТК РФ), поэтому на практике к записке прикладывают заявление.

Обязательно ли письменное согласие сотрудника на перевод?

Да, если перевод инициирует работодатель. По ст. 72 ТК РФ перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, кроме случаев, прямо указанных в законе. Согласие оформляют заявлением или отдельным документом.

Можно ли перевести сотрудника без его согласия?

По общему правилу нельзя. Исключения — временный перевод в случае катастрофы, аварии, простоя и в других случаях, перечисленных в ст. 72.2 ТК РФ. Для обычного перевода на другую должность согласие нужно всегда.

Нужна ли служебная записка, если сотрудник сам просит о переводе?

Формально достаточно заявления сотрудника. Но многие компании требуют записку от руководителя: она подтверждает, что подразделение не против и новый оклад укладывается в бюджет. Порядок закрепляют в локальном акте компании.

Сколько хранить служебные записки о переводе?

Срок зависит от содержания: кадровые документы хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в своей номенклатуре дел.

Когда кадровые бумаги съедают время руководителя

Чтобы записки и согласования собирались сами

Записки о переводе, заявления и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить со штатным расписанием и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные по штатному расписанию и приносят руководителю уже готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы