Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Должностная инструкция секретаря руководителя: образец

Должностная инструкция секретаря руководителя закрепляет, что сотрудник делает, что вправе требовать и за что отвечает. Ниже — заполненный образец для компании и бланк, в котором остаётся вписать свои данные.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 71 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

А. А. Смирнов

«02» ноября 2026 г.

Должностная инструкция секретаря руководителя

02.11.2026 № 18-ДИ

1.1. Настоящая инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя ООО «Ромашка».

1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы не менее одного года.

1.5. Секретарь руководителя должен знать: структуру и руководящий состав организации; порядок документационного обеспечения управления; правила планирования рабочего времени руководителя; правила деловых переговоров и работы с конфиденциальными сведениями.

2.1. Принимает поступающую руководителю корреспонденцию и передаёт её по назначению, ведёт регистрацию документов.

2.2. Готовит проекты писем, приказов и поручений по указанию руководителя, проверяет правильность оформления документов.

2.3. Планирует рабочий день руководителя: согласует встречи, напоминает о сроках, ведёт календарь.

2.4. Организует приём посетителей и телефонные переговоры, отвечает на обращения и переадресует вопросы по компетенции.

2.5. Готовит материалы к совещаниям, ведёт протоколы и передаёт их участникам.

2.6. Обеспечивает сохранность служебных документов и не разглашает конфиденциальные сведения.

3.1. Требовать от работников организации своевременного представления документов и сведений, необходимых для работы.

3.2. Вносить руководителю предложения по улучшению организации документооборота.

3.3. Получать в установленном порядке информацию и материалы, нужные для выполнения обязанностей.

4.1. Секретарь руководителя несёт ответственность за ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах трудового законодательства.

4.2. Отвечает за разглашение конфиденциальных сведений в порядке, установленном законом и локальными актами организации.

4.3. Отвечает за сохранность документов, принятых на регистрацию и хранение.

Секретарь руководителя

Секретарь руководителя

____________ / М. М. Орлова /

С инструкцией ознакомлен

Секретарь руководителя

____________ / М. М. Орлова /

Зачем нужна должностная инструкция секретаря руководителя

Должностная инструкция переводит трудовой договор на язык ежедневной работы: какие документы секретарь готовит, как планирует день руководителя, кому передаёт обращения, что вправе требовать от коллег.

Без неё границы размываются: секретаря просят вести кадровый учёт, готовить отчёты или решать вопросы, которые относятся к другим должностям. Инструкция показывает, где его работа заканчивается и к кому переходит вопрос.

Единой формы закон не устанавливает. Компания составляет инструкцию как локальный акт, а работник знакомится с ней под подпись до начала работы.

Что входит в инструкцию

  • Общие положения: кому подчиняется секретарь, кто назначает и освобождает, какие требования к образованию и стажу.
  • Обязанности: приём и регистрация корреспонденции, подготовка писем и поручений, планирование дня руководителя, организация приёма посетителей, протоколы совещаний, конфиденциальность.
  • Права: запрашивать документы у подразделений, вносить предложения по документообороту, получать нужные сведения.
  • Ответственность: за неисполнение обязанностей, разглашение конфиденциальных сведений, утрату документов.
  • Связи по должности: с кем и по каким вопросам секретарь взаимодействует.

Как составить инструкцию

  1. Определите место в структуре. Решите, кому подчиняется секретарь: генеральному директору, его заместителю или офис-менеджеру. От этого зависит, чьи поручения для него приоритетны.
  2. Опишите обязанности по факту. Перечислите, что секретарь делает каждый день: почта, звонки, календарь, документы, встречи. Пишите глаголами: принимает, готовит, согласует, ведёт.
  3. Разделите обязанности с соседями. Проверьте, что подготовка кадровых документов, бухгалтерские отчёты и закупки закреплены за другими должностями, а не висят на секретаре по умолчанию.
  4. Закрепите требования. Укажите образование и стаж, которые действительно нужны для работы, а не максимальные.
  5. Утвердите и ознакомьте. Утвердите инструкцию приказом или грифом руководителя, ознакомьте работника под подпись и храните экземпляр в личном деле.

Частые ошибки

  • Список обязанностей переписан из старого справочника и не совпадает с реальной работой: инструкция не помогает ни секретарю, ни руководителю.
  • В обязанности попали задачи других должностей — кадровый учёт, расчёт зарплаты, закупки, — и потом их некому передать.
  • Не указано, кому подчиняется секретарь, и он получает противоречивые поручения от нескольких руководителей.
  • Нет пункта о конфиденциальности, хотя секретарь видит переписку и документы руководителя.
  • Инструкцию составили, но не ознакомили работника под подпись — при споре документ не докажет, что обязанности ему известны.

Частые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция?

Закон её прямо не требует. Но обязанности работника должны быть закреплены в трудовом договоре или локальном акте, с которым работника знакомят под подпись. Инструкция — удобная форма такого акта: она подробно описывает работу и не перегружает договор.

Можно ли включить инструкцию в трудовой договор?

Можно, если обязанности короткие. Для секретаря проще вынести их в отдельную инструкцию и сослаться на неё в договоре: так обязанности легче обновлять, не перезаключая договор.

Как часто пересматривать инструкцию?

Когда меняется работа: вводят электронный документооборот, добавляют новые направления, меняется подчинённость. Плановый пересмотр раз в несколько лет помогает убрать устаревшие пункты.

Что делать, если секретарь отказывается подписывать инструкцию?

Составьте акт об отказе в присутствии свидетелей. Инструкция действует как локальный акт, а отказ фиксирует, что работник с ней ознакомлен не был. Дальше вопрос решается с работником и, при необходимости, по правилам трудового законодательства.

Нужно ли указывать требования к образованию и стажу?

Если работа не требует специальной квалификации по закону, требования устанавливает компания. Указывайте те, которые действительно нужны: завышенные требования сужают круг кандидатов и создают споры при приёме.

Когда секретарь тонет в бумагах и поручениях

Чтобы рутина не отнимала у секретаря весь день

Регистрация писем, напоминания о встречах, сбор материалов к совещаниям — работа, которая повторяется каждый день и съедает время на то, что требует человека.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые берут на себя повторяющиеся задачи: разбирают входящую почту, готовят черновики ответов по шаблону и напоминают о сроках. Секретарь проверяет и подписывает.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы