Акт о проживании в гостинице для командировочных: образец и бланк

Акт о проживании в гостинице подтверждает, что сотрудник жил в номере в определённые даты и заплатил за это определённую сумму. Бухгалтерия прикладывает его к авансовому отчёту вместе с чеком. Ниже — бланк в Word и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Гостиница «Заря»

ИНН 7701234567, адрес: 101000, г. Москва, ул. Примерная, д. 1

Заказчик: ООО «Ромашка», ИНН 7709876543

Сотрудник: Петров Пётр Петрович, паспорт 45 12 № 345678

Акт о проживании в гостинице

об оказании гостиничных услуг

16 ноября 2026 г. № 14

Исполнитель оказал заказчику гостиничные услуги: проживание сотрудника Петрова П. П. в номере категории «стандарт» с 10 по 14 ноября 2026 года (5 суток).

Стоимость проживания — 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей, в том числе НДС 22 % — 2 704 (две тысячи семьсот четыре) рубля 92 копейки. Услуги оплачены полностью.

Стороны претензий к объёму и качеству услуг не имеют.

Исполнитель

Директор ООО «Гостиница «Заря»

____________ / И. И. Иванов /

Заказчик

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Что подтверждает акт о проживании

Акт о проживании в гостинице — документ, который гостиница выдаёт командированному сотруднику или его компании. Он подтверждает два факта: сотрудник жил в номере в указанные даты и заплатил за проживание конкретную сумму.

Бухгалтерия прикладывает акт к авансовому отчёту вместе с кассовым чеком и билетами. Для налогового учёта акт служит доказательством обоснованности расходов на жильё при проверке инспекции.

Если сотрудник жил в гостинице, но акт не взял, у него останется только чек. Чек подтверждает оплату, но не факт проживания. Инспекция может снять такие затраты из базы по налогу на прибыль, и суды иногда принимают сторону налоговой.

Какие реквизиты нужны в акте

Название документа и дата его составления.
Наименование исполнителя (гостиницы), ИНН и адрес.
Наименование заказчика — компании, которая направляла сотрудника, или самого сотрудника, если он заключил договор от своего имени.
Фамилия, имя, отчество сотрудника, который проживал, и его паспортные данные.
Период проживания: даты заезда и выезда, количество суток.
Категория номера и стоимость проживания с выделением НДС.
Подписи сторон: представителя гостиницы и заказчика (или сотрудника).

Как получить акт в гостинице

Запросите акт при заселении. Скажите администратору, что вам нужен акт о проживании для авансового отчёта. Некоторые гостиницы выдают его только после выезда — уточните порядок заранее.
Проверьте реквизиты перед выездом. Убедитесь, что в акте правильно указаны ваши фамилия и паспортные данные, период проживания и сумма. Ошибки в этих полях бухгалтерия не примет.
Возьмите чек и акт. Кассовый чек подтверждает оплату, акт — факт проживания. Приложите к авансовому отчёту оба документа.
Проверьте НДС. Если гостиница платит НДС, в акте должна быть выделена сумма налога. Без этого вычет по НДС заявить нельзя.

Чем акт отличается от справки 3-Г

Справка формы 3-Г — другой документ. Её выдавали гостиницы до 2021 года, и она подтверждала проживание для отчёта. Сейчас форма 3-Г не обязательна, но некоторые гостиницы продолжают её выдавать.

Акт о проживании — более универсальный документ. Его составляет сама гостиница, и он содержит те же сведения: кто жил, когда и сколько заплатил. Для бухгалтерии акт и справка 3-Г равноценны, если в них есть все обязательные реквизиты.

Если гостиница предлагает на выбор акт или справку 3-Г, берите акт: он ближе к первичному документу по закону о бухгалтерском учёте.

Частые вопросы

Обязательно ли брать акт о проживании в гостинице?

Да, если сотрудник хочет, чтобы бухгалтерия приняла расходы на жильё без споров. Без акта останется только чек, а он не подтверждает факт проживания. Инспекция может снять затраты из налоговой базы.

Можно ли заменить акт справкой 3-Г?

Можно, если в справке есть все обязательные реквизиты: наименование гостиницы, ИНН, фамилия сотрудника, период проживания, сумма и подпись. Но акт предпочтительнее, потому что он прямо подтверждает оказание услуг.

Что делать, если гостиница не выдаёт акт?

Попросите справку о проживании в свободной форме с обязательными реквизитами. Если гостиница отказывается, сохраните чек и договор бронирования. В крайнем случае расходы можно подтвердить выпиской по карте, но налоговая может оспорить их.

Нужен ли акт, если сотрудник жил в квартире, а не в гостинице?

При найме квартиры сохраните договор и документы об оплате, например расписку наймодателя о получении денег. Акт или другой документ о проживании поможет подтвердить период и условия найма.

Когда командировочные документы собираются вручную

Чтобы авансовые отчёты собирались без задержек

Каждый командировочный отчёт — это пачка чеков, актов и билетов, которые бухгалтер проверяет вручную. Ошибки в реквизитах приводят к возврату документов и задержке выплат.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые проверяют комплектность документов, сверяют суммы и реквизиты с требованиями бухгалтерии и готовят отчёт к подписи. Агент работает по вашему шаблону и подсказывает, чего не хватает.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»