Как правильно подписать УПД по доверенности: образец

УПД подписывает тот, у кого есть полномочия: руководитель, главный бухгалтер или сотрудник по доверенности. Ниже — образец заполнения строк подписи и граф 10 и 13, когда за руководителя расписывается доверенное лицо, и разбор ошибок, из-за которых покупатель не примет вычет.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Продавец: ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, КПП 770101001

Покупатель: ООО «Василёк», ИНН 7702345678, КПП 770201001

Документ об отгрузке: УПД № 214 от 16 ноября 2026 г.

Универсальный передаточный документ

счёт-фактура и передаточный документ (акт), статус 1

16 ноября 2026 г.

Товары (работы, услуги) переданы согласно договору поставки № 45 от 12 января 2026 г. Претензий по количеству, качеству и комплектности покупатель не имеет.

Строка «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо»: подпись — А. А. Смирнова, расшифровка — А. А. Смирнова, рядом — «по доверенности № 7 от 01.02.2026».

Строка «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо»: подпись — А. А. Смирнова, расшифровка — А. А. Смирнова, рядом — «по доверенности № 7 от 01.02.2026».

Строка 10 «Товар передал / услуги, результаты работ, права сдал»: должность, подпись и фамилия лица, которое осуществило передачу. Строка 13: должность, подпись и фамилия ответственного за правильность оформления, если это другое лицо.

Уполномоченное лицо продавца

Менеджер отдела продаж

____________ / А. А. Смирнова /

Индивидуальный предприниматель

Индивидуальный предприниматель

____________ / И. И. Иванов /

Кто может подписать УПД по доверенности

УПД заменяет сразу два документа: счёт-фактуру и первичный документ об отгрузке. Поэтому подпись на нём подчиняется правилам сразу двух глав НК: пункт 6 статьи 169 для счёта-фактуры и пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ для первичного документа. Обе нормы разрешают подписывать не только руководителю и главному бухгалтеру, но и другим лицам, уполномоченным приказом или доверенностью.

Доверенность оформляют по правилам статей 185–189 ГК: письменно, с датой выдачи, полномочием на подпись конкретных документов, подписью руководителя и печатью, если она есть. Разовая доверенность на одну поставку тоже годится, но на поток выписывают доверенность на срок, обычно на год.

Если подписывает сам руководитель, доверенность не нужна. Если подписывает главный бухгалтер, который действует по приказу, в строке подписи достаточно его фамилии и должности — приказ подтверждает полномочия. Доверенность нужна там, где полномочия выходят за круг обязанностей по должностной инструкции: менеджер, кладовщик, бухгалтер-кассир, водитель-экспедитор.

Что указать рядом с подписью доверенного лица

Фамилию и инициалы того, кто фактически расписался, — не руководителя.
Должность подписанта, если она есть в доверенности: «менеджер отдела продаж», «бухгалтер-кассир», «заведующий складом».
Номер и дату доверенности — «по доверенности № 7 от 01.02.2026».
В графах 10 и 13 — те же сведения, что и в строках подписи: должность, фамилия, номер и дата доверенности.
Печать организации, если компания её применяет; отсутствие печати при наличии подписи и реквизитов доверенности документ не портит.

Как заполнить строки подписи и графы 10 и 13

Проверьте доверенность. В доверенности должно быть прямо написано право подписывать документы при отгрузке: счета-фактуры, УПД, накладные, акты. Общая формулировка «представлять интересы» подписи на УПД не покрывает.
Поставьте подпись в строке руководителя. В строке «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» расписывается доверенное лицо. Справа от подписи печатают его фамилию и инициалы, а под ними или рядом — «по доверенности № 7 от 01.02.2026».
Повторите то же в строке главного бухгалтера. Если доверенность даёт право подписи и за главного бухгалтера, подпись ставят в обеих строках. Если только за руководителя, строку главного бухгалтера подписывает главный бухгалтер или его доверенное лицо.
Заполните графы 10 и 13. В строке 10 укажите лицо, передавшее товары или результат работ, а в строке 13 — лицо, ответственное за правильность оформления операции, если оно отличается от передавшего. Подписи и реквизиты заполняйте с учётом фактических полномочий.
Проверьте документ перед отправкой. Сверьте: фамилия в подписи и в графах 10 и 13 совпадает, номер и дата доверенности не расходятся, доверенность действует на дату УПД, полномочие сформулировано прямо.

Образец подписи УПД по доверенности

Руководитель ООО «Ромашка» выдал менеджеру отдела продаж А. А. Смирновой доверенность № 7 от 01.02.2026 на подписание счетов-фактур, УПД и товарных накладных при отгрузке. В УПД № 214 от 16.11.2026 строки подписи выглядят так: «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо: подпись / А. А. Смирнова / по доверенности № 7 от 01.02.2026». Строка главного бухгалтера заполнена так же, потому что доверенность даёт право подписи за обоих.

В графе 10 стоит: «Менеджер отдела продаж А. А. Смирнова, по доверенности № 7 от 01.02.2026». В графе 13 — то же самое. Фамилия руководителя в УПД не появляется: документ подписал не он, и его фамилия рядом с чужой подписью сбивает покупателя и проверку.

Если УПД подписывает индивидуальный предприниматель, в строке подписи пишут «Индивидуальный предприниматель И. И. Иванов» и рядом номер и дату свидетельства о государственной регистрации. Когда за ИП расписывается доверенное лицо, схема та же: фамилия доверенного лица, реквизиты доверенности, а данные ИП остаются в шапке документа.

Частые ошибки

Рядом с подписью доверенного лица печатают фамилию руководителя: покупатель видит чужую подпись и вправе отказать в вычете НДС.
Не указывают номер и дату доверенности — проверить полномочия подписанта невозможно.
Доверенность даёт право только получать товар, а сотрудник подписывает УПД при отгрузке: полномочия не совпадают.
В строках указаны лица, которые не передавали товар, не отвечали за оформление или не имели нужных полномочий.
Доверенность истекла или отозвана на дату УПД: подпись недействительна.
Доверенность оформлена от филиала без указания, что подписант действует от имени всей организации.

Частые вопросы

Нужно ли писать «уполномоченное лицо по доверенности» рядом с подписью?

Закон обязывает указать фамилию подписанта и реквизиты доверенности. Фраза «уполномоченное лицо» или «и. о.» не обязательна, но помогает проверяющему понять, почему расписался не руководитель. Достаточно «по доверенности № 7 от 01.02.2026».

Можно ли указать в УПД только фамилию доверенного лица без должности?

Можно, если должность есть в самой доверенности. Но покупателю и налоговой проще сверить документ, когда должность стоит и в строке подписи, и в графах 10 и 13.

Что делать, если доверенность выдана на английском или копией?

Доверенность от иностранного контрагента переводят на русский, перевод заверяют. Копию доверенности покупателю передают по запросу; в самом УПД указывают только номер и дату.

Нужна ли печать на УПД, который подписан по доверенности?

Печать ставят, если компания её применяет. Отсутствие печати при наличии подписи и реквизитов доверенности не лишает УПД силы: пункт 6 статьи 169 НК требует подписи уполномоченного лица, а не оттиска.

Может ли доверенное лицо подписать УПД электронной подписью?

Да, если у него есть сертификат электронной подписи, оформленный на его имя, а в доверенности или в машиночитаемой доверенности указано право подписывать документы при отгрузке. Электронная подпись руководителя, переданная сотруднику, для этой цели не подходит.

Когда подписей и доверенностей становится слишком много

Чтобы документы собирались без ручной сверки

УПД, доверенности и приказы на подпись проходят через несколько рук, и каждая ошибка в фамилии или номере доверенности возвращает документ назад.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые проверяют комплект документов по шаблону: сверяют подписанта с доверенностью, ловят истёкшие сроки и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»