Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Уведомление о невозможности предоставления документов в налоговую в срок

Если инспекция требует документы, а вы не успеваете их собрать, закон разрешает не молчать, а ответить уведомлением: попросить отсрочку или объяснить, почему документов нет. Ниже — форма КНД 1125045, образец заполнения и сроки, которые лучше не пропускать.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

В Межрайонную ИФНС России № 3 по г. Москве

от ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, КПП 770101001

Уведомление о невозможности представления документов (информации) в установленные сроки

КНД 1125045

20 ноября 2026 г.

На требование о представлении документов (информации) от 16 ноября 2026 г. № 4512 сообщаю, что запрошенные документы за 2024 год находятся на хранении в архиве в другом городе и будут переданы в офис не раньше 27 ноября 2026 года.

Прошу продлить срок представления документов до 4 декабря 2026 года.

Копии договора с архивом и акта приёма-передачи документов на хранение прилагаю.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужно уведомление

Инспекция вправе запросить документы при камеральной или выездной проверке, при проверке контрагента и по конкретной сделке вне проверки. На ответ даётся ограниченный срок: по требованию в рамках проверки — рабочие дни, по встречной проверке — пять рабочих дней, по сделке вне проверки — десять.

Если за это время документы собрать нельзя, налогоплательщик вправе направить в инспекцию уведомление о невозможности представления документов в установленные сроки. Форма утверждена приказом ФНС России от 21.02.2024 № СД-7-2/148@, код документа — КНД 1125045. В нём либо просят продлить срок, либо объясняют, почему документов нет: они утеряны, уже подавались раньше, есть другой законный повод.

Когда подают уведомление

  • Документы не успевают собрать к сроку: нужен архив, подписи, выгрузка из старой программы — и вы просите отсрочку.
  • Запрошенные документы уже подавались в инспекцию раньше, и повторно их представлять не нужно.
  • Документы утеряны или уничтожены — об этом сообщают, а не ждут штрафа.
  • Инспекция запросила документы, которых у компании никогда не было: например, по операции, которую она не совершала.
  • Требование пришло в рамках налогового мониторинга, и сроки не выдерживаются.

Как ответить на требование

  1. Прочитайте требование. Посмотрите, на какую статью НК РФ ссылается инспекция и какой срок указан. От этого зависит, сколько дней у вас есть на уведомление.
  2. Соберите причину. Причина должна быть проверяемой: архив, утеря, большой объём, болезнь ответственного. Формулировка «не успели» без объяснения отсрочки не даёт.
  3. Заполните форму КНД 1125045. Укажите номер и дату требования, перечень документов, причину и, если просите отсрочку, конкретную дату, до которой документы будут.
  4. Отправьте в срок. Уведомление о невозможности представить документы в срок направьте в течение дня, следующего за получением требования, в том числе при встречной проверке. Удобнее через оператора электронного документооборота: тогда есть подтверждение доставки.
  5. Дождитесь решения. Инспекция решает, продлить срок или отказать, в течение двух рабочих дней со дня получения уведомления. Решение приходит в той же системе, по которой вы отправили уведомление.

Что написать в причине

  • «Документы находятся в архиве, передача в офис до 27 ноября 2026 года» — с датой, когда документы будут.
  • «Документы за 2023 год утрачены при переезде, проводится служебная проверка» — если документов действительно нет.
  • «Документы ранее представлялись по требованию от 12 марта 2026 г. № 1180» — со ссылкой на прошлое требование.
  • «Объём запрошенных документов — более 400 листов, копирование занимает время» — если причина в объёме.
  • Не пишите общими словами «по объективным причинам»: инспектору нечего проверить, и в отсрочке откажут.

Чем грозит молчание

Если не ответить на требование вовсе, инспекция вправе оштрафовать за непредставление документов: по ст. 126 НК РФ — за каждый непредставленный документ, по ст. 129.1 НК РФ — за уклонение от представления сведений. Точные суммы штрафов в этой статье не привожу: они зависят от вида требования и числа документов, а сверить действующие размеры на сегодня стоит по тексту НК РФ.

Уведомление не отменяет обязанность представить документы — оно лишь объясняет задержку или отсутствие. Если инспекция продлила срок, документы надо принести к новой дате; если отказала — успеть в первоначальный срок, насколько он ещё не прошёл.

Частые вопросы

Обязательно ли пользоваться формой КНД 1125045?

Форма утверждена приказом ФНС и содержит все нужные поля: номер требования, перечень документов, причину, желаемый срок. Если написать письмо в свободной форме, инспекция его примет, но риск, что не хватит какого-то реквизита и уведомление вернут, выше. Проще заполнить форму.

За сколько дней до срока нужно отправить уведомление?

По требованию в рамках проверки — не позже следующего дня после получения требования (п. 3 ст. 93 НК РФ). При встречной проверке и по требованию о конкретной сделке уведомление о невозможности представить документы в срок направляют в течение следующего дня после получения требования. Если документов нет, сообщить об этом нужно соответственно в течение пяти или десяти дней. Если срок уже прошёл, уведомление всё равно стоит отправить: оно объяснит задержку и может смягчить штраф.

Продлит ли инспекция срок автоматически?

Нет. Решение принимает инспекция в течение двух рабочих дней со дня получения уведомления. Если причина неубедительна, в продлении откажут, и первоначальный срок останется в силе.

Что делать, если документы уже подавали раньше?

В уведомлении укажите, какие документы уже представляли, реквизиты документа, которым их направили, и налоговый орган. Повторно их обычно не представляют; исключения — возвращённые подлинники и документы, утраченные инспекцией вследствие непреодолимой силы (п. 5 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Можно ли отправить уведомление по почте?

Можно, но тогда дата доставки зависит от почты, и есть риск не уложиться в срок. Надёжнее отправить через оператора электронного документооборота: у вас останется квитанция о приёме, а инспекция получит документ в тот же день.

Нужна ли печать на уведомлении?

Нет. Уведомление подписывает руководитель компании или представитель по доверенности. Если подписывает представитель, приложите копию доверенности.

Когда требования инспекции разбирают вручную

Чтобы ответы на требования собирались без задержек

Требования приходят пачками, а документы ищут по архивам и старым программам: на каждый ответ уходит день, и сроки уходят.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящее требование, находят нужные документы в учётной системе и готовят ответ по форме — руководителю остаётся проверить и подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы