Журнал учёта трудовых книжек скачать бесплатно

Журнал учёта трудовых книжек, или книга учёта движения трудовых книжек, — документ, в котором компания записывает каждую бумажную трудовую, принятую от работника. Ниже бланк в Word и образец заполнения: графы, записи при приёме и увольнении, подписи.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Начата 12 января 2026 г.

Окончена «___» __________ 20__ г.

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

ООО «Ромашка», 2026 год

Ответственный за ведение трудовых книжек

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен журнал учёта трудовых книжек

Журнал, он же книга учёта движения трудовых книжек, фиксирует каждую бумажную трудовую, которую работник сдал при приёме на работу, и каждую, которую получил при увольнении. По нему видно, у кого книжка на руках, а у кого хранится в компании.

Электронные трудовые книжки в журнал не записывают: для них ведут сведения о трудовой деятельности, а бумажный бланк остаётся только у тех, кто выбрал бумажную форму.

Обязанность вести учёт закреплена в правилах ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых постановлением Правительства от 24.07.2021 № 1250. Единой формы в законе нет, поэтому компания может взять готовый бланк или утвердить свой.

Какие графы завести в журнале

Порядковый номер записи.
Дата приёма книжки или вкладыша.
От кого принято: фамилия, имя, отчество работника.
Серия и номер трудовой книжки или вкладыша.
Должность и подразделение, куда принят работник.
Дата и номер приказа о приёме на работу.
Роспись работника, сдавшего книжку.
Дата выдачи книжки при увольнении и роспись работника в получении.
Подпись ответственного за ведение трудовых книжек.

Как заполнить журнал при приёме и увольнении

Заведите журнал на год. На титульном листе укажите название компании, даты начала и окончания. Прошейте и скрепите, если в компании так принято.
Запишите книжку при приёме. В день, когда работник сдал трудовую, внесите запись: дату, ФИО, серию и номер, должность, реквизиты приказа о приёме. Работник ставит роспись в графе о сдаче.
Отметьте перевод. Если работник переходит в другое подразделение, книжку не переоформляют: запись о переводе идёт в саму трудовую, а в журнале она не отражается.
Запишите выдачу при увольнении. В день увольнения внесите дату выдачи книжки и возьмите роспись работника в получении. Если работник не пришёл, отправьте уведомление о необходимости явиться за книжкой или согласие на пересылку почтой.
Храните и подшивайте. Журнал храните в месте, недоступном посторонним; исправления заверяйте подписью ответственного.

Как исправлять ошибки

Зачёркивать и замазывать записи нельзя. Неверную запись аккуратно зачёркивают одной чертой, рядом пишут верную и заверяют подписью ответственного за ведение трудовых книжек с расшифровкой.

Если ошибка найдена в записи о выдаче книжки, лучше сделать отметку в той же строке и не переносить запись на новую страницу: так проще доказать, что книжка выдана именно этому работнику.

Сколько хранить журнал

Журнал относится к документам по личному составу. Срок хранения устанавливает перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; компания закрепляет срок в номенклатуре дел. Уничтожать журнал раньше срока нельзя: он подтверждает, когда и кому выдали трудовую.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал учёта трудовых книжек?

Да, если в компании есть работники с бумажными трудовыми книжками. Учёт ведут по правилам, утверждённым постановлением Правительства от 24.07.2021 № 1250. За отсутствие журнала трудовая инспекция может привлечь к ответственности.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Закон не запрещает электронную форму, но на практике инспекторы и суды чаще принимают бумажный журнал с подписями работников. Если ведёте в таблице, распечатывайте и подписывайте листы по итогам месяца или квартала.

Чем журнал учёта трудовых книжек отличается от книги учёта движения трудовых книжек?

Ничем: это разные названия одного документа. Бланк одинаковый, в шапке пишут то название, которое принято в компании.

Нужно ли записывать электронные трудовые книжки?

Нет. В журнал попадают только бумажные трудовые и вкладыши. Электронные сведения ведут в другом порядке — через отчёты в Социальный фонд.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

По заявлению работника выдайте дубликат по правилам постановления № 1250. В журнале сделайте отметку о выдаче дубликата с датой и подписью работника.

Кто подписывает журнал?

Ответственный за ведение трудовых книжек, обычно сотрудник отдела кадров, и руководитель компании — на титульном листе. Текущие записи заверяет ответственный.

Когда кадровые бумаги отнимают время у собственника

Чтобы рутинные документы собирались сами

Журналы, приказы и заявления по сотрудникам копятся каждый день: их надо заполнять по шаблону, проверять реквизиты и подшивать.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные с кадровой базой и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»