Внутренняя опись архивного дела: образец и бланк

Внутренняя опись перечисляет документы внутри дела — по одному в строке, с номерами листов. По ней находят нужную бумагу, не перелистывая подшивку. Ниже бланк и образец заполнения для дела с приказами за год.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 56 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Внутренняя опись

документов дела № 04-12 за 2026 год

1 | 12-к | 12.01.2026 | Приказ о приёме на работу И. И. Иванова | 1–2 | —

2 | 15-к | 02.02.2026 | Приказ о переводе И. И. Иванова | 3 | —

3 | 21-к | 16.03.2026 | Приказ о предоставлении отпуска И. И. Иванову | 4–5 | —

Итого 3 (три) документа.

Количество листов внутренней описи 1 (один) лист.

Составитель описи

Специалист по кадрам

____________ / Е. А. Смирнова /

Зачем нужна внутренняя опись

Дело в архиве — это несколько документов под одной обложкой. Внутренняя опись идёт перед ними и перечисляет каждый: номер, дату, заголовок и листы, которые документ занимает.

Опись нужна в двух случаях. Первый — найти бумагу: по описи видно, что документ в деле есть и на каких листах, и не приходится перелистывать всю подшивку. Второй — проверить сохранность: при передаче дела в архив сверяют опись с фактическим составом, и пропажа или лишний лист сразу видны.

Форму внутренней описи даёт приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 — Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда. Компания может взять её как есть или утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству.

Что вписать в каждую графу

№ п/п — порядковый номер записи в описи, с единицы.
Регистрационный номер документа — тот, что стоит на самом документе: номер приказа, номер протокола.
Дата документа — дата его подписания, а не дата подшивки.
Заголовок документа — краткое название: «Приказ о приёме на работу», «Протокол заседания комиссии».
Номера листов дела — первый и последний лист документа в деле: «1–2», «3», «4–5».
Примечания — особенности: копия, документ с приложением, выбытие листа. Если отмечать нечего, ставят прочерк.

Как оформить внутреннюю опись

Составьте опись до подшивки. Разложите документы дела по порядку и перепишите каждый в таблицу. Номера листов проставьте карандашом — после нумерации всего дела их уточняют.
Пронумеруйте листы дела. Листы документов дела нумеруют последовательно. Листы внутренней описи нумеруют отдельно, а их количество вписывают в лист-заверитель.
Подшейте опись в начало. Внутренняя опись идёт перед первым документом дела. Если дело толстое и опись заняла несколько листов, её листы считают и указывают отдельной строкой.
Подведите итог. После таблицы пишут, сколько документов внесено в опись — цифрами и прописью, и сколько листов заняла сама опись.
Подпишите. Ставят должность составителя, подпись с расшифровкой и дату. Утверждение руководителем для внутренней описи не нужно.

Частые ошибки

Номера листов пишут по черновику: после окончательной нумерации дела они сдвигаются, и опись расходится с делом.
Листы самой описи нумеруют вместе с документами и не указывают их количество в заверительной надписи.
В графе «Заголовок» повторяют весь текст приказа вместо краткого названия.
Забывают указать литерные и пропущенные номера в заверительной надписи дела, хотя в описи они уже отражены.
Опись подшивают в конец дела: тогда её листы попадают в общую нумерацию и путаются с документами.

Частые вопросы

Обязательна ли внутренняя опись для каждого дела?

Нет. Её составляют, когда в деле больше одного документа и нужно видеть состав. Для дела из одного документа опись не нужна — хватает заголовка на обложке.

Кто подписывает внутреннюю опись?

Тот, кто её составил: специалист по кадрам, делопроизводитель, секретарь. Ставят должность, подпись с расшифровкой и дату. Подпись руководителя на внутренней описи не требуется.

Нужно ли вносить внутреннюю опись в опись дел структурного подразделения?

Нет. В опись дел попадает само дело с его заголовком и крайними датами, а внутренняя опись — часть дела и отдельной строкой не идёт.

Что делать, если документ из дела изъяли?

В графе «Примечания» напротив записи делают отметку об изъятии и указывают основание. Саму запись не вычёркивают: опись показывает, что документ в деле был.

Чем внутренняя опись отличается от описи дел?

Опись дел перечисляет дела целиком — по заголовкам и крайним датам, а внутренняя опись перечисляет документы внутри одного дела. Первая идёт отдельной книгой, вторая лежит в самом деле.

Когда бумаги в архиве ищут вручную

Чтобы нужный документ находился за минуту

Опись, заверительная надпись и нумерация листов держатся на ручной сверке. В компании с десятками дел ошибка в номерах листов всплывает через год, когда документ понадобился.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют номера и даты с учётными данными и приносят готовую опись на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»