Акт приема передачи технической документации: образец

Акт приёма-передачи технической документации фиксирует, что один участник сделки передал другому комплект чертежей, схем, паспортов и инструкций, а второй их принял. Ниже — бланк и образец заполнения: опись с числом листов, отметки о замечаниях, подписи сторон.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Строймонтаж», г. Казань

в лице главного инженера Р. А. Галиева, действующего по доверенности № 9 от 01.10.2026

ООО «Кама-Эксплуатация», г. Казань

в лице технического директора С. Н. Ахметова

Акт приёма-передачи технической документации

к договору подряда № 27 от 12 октября 2026 г.

«02» ноября 2026 г.

Передающая сторона передаёт, а принимающая принимает техническую документацию на производственный корпус по адресу: г. Казань, ул. Тэцевская, д. 14, в составе, указанном в описи.

Документация передана в двух экземплярах на бумаге и одном — в виде файлов PDF на флеш-накопителе. Файлы открываются, читаются и совпадают с бумажными экземплярами по составу.

Принимающая сторона проверила комплектность и содержание. Замечания: в разделе 4 «Вентиляция» отсутствует схема воздуховодов поз. 4.2, лист 18 описи. Остальные документы приняты без замечаний.

Стороны подтверждают, что с момента подписания акта техническая документация находится у принимающей стороны, а обязательство передающей стороны по передаче документации исполнено, кроме документов, указанных в замечаниях.

Передающая сторона

Главный инженер

____________ / Р. А. Галиев /

Принимающая сторона

Технический директор

____________ / С. Н. Ахметов /

Зачем нужен акт приёма-передачи технической документации

Техническая документация — чертежи, схемы, паспорта оборудования, инструкции по эксплуатации, исполнительные съёмки, протоколы измерений. Пока комплект лежит у одного участника, второй не может ни эксплуатировать объект, ни обслуживать оборудование, ни доказать, что документы ему не передали.

Акт закрывает этот разрыв: в нём перечисляют каждый документ с числом листов, ставят дату и подписи. С этого момента обязанность передать документацию считается исполненной, а у принимающей стороны появляется возможность предъявить претензию по недостающим или некачественным документам.

Форму акт не устанавливает ни один закон. Образец ниже — рабочая конструкция, которую можно подстроить под договор: у строительных, проектных и сервисных компаний свои перечни документов.

Что указать в акте

Название и дату договора, к которому относится передача, — акт без привязки к сделке ничего не доказывает.
Стороны: полные наименования, должности и фамилии подписантов, документ о полномочиях, если подписывает не руководитель.
Объект или оборудование, к которому относится документация: адрес, наименование, заводской номер.
Опись: номер по порядку, наименование документа, обозначение или шифр, число листов, примечание.
Форму передачи: бумажные экземпляры, электронные файлы, число копий.
Замечания принимающей стороны: чего не хватает, что не читается, где расходятся данные.
Последствия подписания: что считается исполненным и что осталось за передающей стороной.
Подписи обеих сторон с расшифровкой и, если нужно, печати.

Как составить и подписать акт

Сверьте перечень с договором. Возьмите из договора или технического задания список документов, которые передающая сторона обязана передать. Опись в акте должна с ним совпадать, иначе приёмка пройдёт не полностью.
Составьте опись по факту. Пересчитайте листы, проверьте читаемость копий и совпадение электронных файлов с бумагой. В примечании отметьте ветхие листы, копии вместо оригиналов, отсутствующие страницы.
Дайте принимающей стороне время на проверку. Если документация объёмная, назначьте срок проверки в договоре. Приёмку без проверки подписывать не стоит: после подписи доказать недостачу труднее.
Зафиксируйте замечания в акте. Пишите конкретно: раздел, позиция, номер листа, что именно не так. Общая фраза «есть замечания» не даёт ничего.
Подпишите и раздайте экземпляры. По экземпляру каждой стороне. Если документы передают курьером или почтой, к акту приложите опись вложения и сохраните квитанцию.

Частые ошибки

В описи только названия документов без числа листов: потом не доказать, что передали полный комплект.
Акт подписан без проверки, а недостача обнаружилась через месяц — принимающей стороне придётся доказывать, что документов не было изначально.
Нет привязки к договору: непонятно, по какому обязательству закрыта передача.
Подписывает сотрудник без доверенности — акт легко оспорить.
Электронные файлы переданы без указания носителя и формата: спорить о том, что именно лежало на флешке, бессмысленно.
Замечания записаны общими словами, без привязки к позиции описи.

Частые вопросы

Обязательна ли единая форма акта?

Нет. Закон форму не устанавливает. Стороны составляют акт в свободной форме, а если в договоре есть приложение с формой акта — берут её. Рекомендуемая форма акта приёма-передачи технической документации на многоквартирный дом есть в своде правил по технической эксплуатации жилищного фонда, но она касается управления домами, а не любых сделок.

Что делать, если документы передали не полностью?

Записать недостачу в акте с перечнем отсутствующих позиций или составить отдельный акт о некомплекте и направить передающей стороне требование допередать документы в срок. Если передача шла по договору подряда, неустойка и иные последствия определяются договором и главой 37 ГК РФ.

Можно ли подписать акт электронно?

Да, если стороны используют усиленную квалифицированную электронную подпись или иную подпись, согласованную в договоре. Файл акта с такими подписями имеет ту же силу, что бумажный с живыми подписями.

Нужна ли печать на акте?

Обязательной печати для коммерческих организаций нет. Если общество приняло уставом печать, оттиск ставят по принятому порядку; на силу акта это не влияет — подписи важнее.

Сколько хранить акт?

Срок зависит от вида деятельности и договора. По общему правилу документы по сделкам хранят не меньше пяти лет после окончания года, в котором обязательство исполнено; для строительной и проектной документации сроки дольше и устанавливаются номенклатурой дел организации.

Чем акт приёма-передачи отличается от акта выполненных работ?

Акт выполненных работ закрывает объём и стоимость работ по договору, а акт приёма-передачи документации фиксирует передачу комплекта документов. По одному договору подряда обычно подписывают оба: сначала документацию, затем работы, если договор не объединяет их в один этап.

Когда документация теряется между отделами

Чтобы комплекты собирались и сверялись сами

Опись, число листов, читаемость сканов и совпадение файлов с бумагой — рутина, на которой проектные и сервисные компании теряют недели.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают комплект по шаблону, сверяют состав с договором и приносят акт с описью на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»