Согласие на обработку данных при приеме на работу: образец

Для кадрового учёта, расчёта зарплаты и установленной законом отчётности работодатель обрабатывает необходимые данные без согласия работника. Для отдельных целей, не связанных с этими обязанностями, согласие может понадобиться. Ниже — бланк и заполненный образец: что вписать, какие цели и данные перечислить, сколько согласие действует и как его отозвать.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 68 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Оператор: ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, ОГРН 1157746123456,

адрес: 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 1, пом. 10

Субъект: Иванов Иван Иванович,

паспорт 45 12 № 123456, выдан ОВД Тверского района г. Москвы 01.06.2012

Согласие на обработку персональных данных

работника при приёме на работу

16 ноября 2026 г.

Я, Иванов Иван Иванович, даю согласие ООО «Ромашка» на обработку моих персональных данных в целях ведения кадрового учёта и делопроизводства, расчёта и выплаты заработной платы, исчисления налогов и страховых взносов, оформления пособий и компенсаций, направления в командировки и учёта рабочего времени.

Перечень данных: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; паспортные данные; адрес регистрации и фактического проживания; ИНН; СНИЛС; номер телефона и адрес электронной почты; сведения об образовании, квалификации и стаже; сведения о семейном положении и детях; данные документов воинского учёта; сведения о доходах и удержаниях.

Действия с данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача (предоставление, доступ) в случаях, предусмотренных законом, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение — с использованием средств автоматизации и без них.

Передача данных в случаях, предусмотренных законом: в Социальный фонд России и налоговую инспекцию; для перечисления зарплаты — в банк. Обработка по поручению оператора: ООО «Кадровый сервис», адрес: ____________________.

Согласие вступает в силу с даты подписания и действует в течение срока трудового договора, а после его прекращения — в течение срока хранения документов, установленного законом и номенклатурой дел. Согласие можно отозвать письменным заявлением.

Субъект персональных данных

Иванов Иван Иванович

____________ / _________________________ /

Представитель оператора

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужно согласие при приёме на работу

Согласие на обработку персональных данных — документ, которым работник разрешает работодателю собирать, хранить и использовать сведения о себе. Для оформления трудового договора, кадрового учёта и расчёта зарплаты отдельное согласие на обработку необходимых данных обычно не требуется: основанием служат трудовой договор и обязанности работодателя по закону.

Закон требует, чтобы согласие было конкретным, предметным и информированным: работник должен понимать, кому, какие данные и для чего он передаёт (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Шаблонная фраза «согласен на обработку персональных данных» этому требованию не отвечает.

Отдельное согласие нужно и на данные, которые закон к трудовым отношениям не относит: например, на публикацию фотографии на сайте компании или на передачу данных в сервис подбора персонала. Такие цели перечисляют в том же документе отдельным пунктом или оформляют отдельным согласием.

Что включить в согласие

Сведения об операторе: полное наименование компании, ИНН, ОГРН, адрес — чтобы было понятно, кому работник даёт согласие.
Сведения о работнике: фамилия, имя, отчество полностью, паспортные данные, адрес регистрации.
Цели обработки: кадровый учёт, расчёт зарплаты, налоги и взносы, пособия и компенсации, командировки, учёт рабочего времени.
Перечень данных: паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес, телефон, почта, образование, стаж, семейное положение, воинский учёт, доходы.
Действия с данными: сбор, хранение, уточнение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
Кому передают данные: налоговая, Социальный фонд, банк для зарплаты, подрядчики по кадровому и бухгалтерскому сопровождению.
Срок действия и порядок отзыва: с даты подписания на срок трудового договора и дальше — на срок хранения документов.
Дата и собственноручная подпись работника с расшифровкой.

Как оформить согласие

Возьмите бланк компании. Если в компании утверждён шаблон согласия, используйте его. Если нет — возьмите образец ниже и подставьте свои реквизиты.
Впишите оператора и работника. Полное наименование компании с ИНН, ОГРН и адресом; фамилию, имя, отчество и паспортные данные работника — как в паспорте.
Перечислите цели. Пишите конкретно: кадровый учёт, зарплата, налоги, пособия, командировки. Общая фраза «в связи с трудовыми отношениями» не подойдёт.
Опишите данные и действия. Перечислите, какие именно сведения обрабатываются, и какие операции с ними выполняются.
Укажите срок и порядок отзыва. Согласие действует на срок трудового договора и дальше — пока закон требует хранить документы. Отзыв — письменным заявлением.
Подпишите и подшейте. Работник ставит дату и подпись, представитель компании — свою. Документ хранится в личном деле работника.

Чем согласие отличается от заявления

Заявление о согласии и согласие на обработку персональных данных могут называться по-разному, но само согласие оформляют отдельно от трудового договора и других документов, которые подписывает работник.

На практике в компаниях встречаются оба названия: «согласие на обработку персональных данных» и «заявление о согласии на обработку персональных данных». Юридической разницы нет — важно, чтобы в документе были цель, перечень данных, срок и подпись.

Если работник не подписал согласие, работодатель всё равно вправе обрабатывать данные, необходимые для заключения и исполнения трудового договора и выполнения требований закона. Для других целей нужно проверить отдельное основание обработки.

Частые ошибки

Одна фраза «согласен на обработку персональных данных» без целей и перечня — такое согласие суды признают ненадлежащим.
Нет сведений об операторе: непонятно, кому именно работник дал разрешение.
Бессрочное согласие: срок должен быть привязан к цели — обычно к сроку трудового договора и сроку хранения документов.
Не указана передача третьим лицам — банку, аудитору, кадровому подрядчику; без этого передавать данные нельзя.
Согласие на фотографию на сайте компании спрятано в общем тексте — на такие цели лучше брать отдельное согласие.
Согласие хранится отдельно от личного дела и теряется при увольнении — тогда компания не докажет, что обработка была законной.

Частые вопросы

Обязательно ли брать согласие при приёме на работу?

Нет, для обработки данных, необходимых для заключения и исполнения трудового договора и выполнения обязанностей работодателя по закону, согласие обычно не требуется. Для других целей проверьте, есть ли самостоятельное основание обработки или нужно согласие.

Можно ли включить согласие в трудовой договор?

Нет. Согласие на обработку персональных данных оформляют отдельно от трудового договора и других документов, которые подписывает работник.

Сколько действует согласие?

Столько, сколько нужно для цели обработки. Обычно пишут: на срок трудового договора, а после увольнения — на срок хранения документов, установленный законом и номенклатурой дел компании. Бессрочное согласие ненадёжно: его можно признать недействительным.

Как работник может отозвать согласие?

Письменным заявлением на имя руководителя компании. Работодатель прекращает обработку и уничтожает данные, если нет других законных оснований их хранить, — например, обязанности хранить трудовую книжку и расчётные документы. Об уничтожении составляют акт.

Нужно ли отдельное согласие на фото на пропуске или сайте компании?

На пропуск — обычно достаточно общего согласия, если фото нужно для пропускного режима. На сайте, в соцсетях и рекламе — отдельное согласие: это отдельная цель, не связанная с трудовыми отношениями.

Что будет, если согласия нет?

За обработку персональных данных без законного основания компанию могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 КоАП. Если обработка необходима для трудового договора или выполнения обязанности по закону, согласие обычно не требуется.

Когда кадровые документы собираются вручную

Чтобы согласия и заявления собирались сами

Согласия, заявления и личные карточки отнимают у кадровой службы дни: каждый документ надо проверить, подписать и подшить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют заполненные поля и приносят на подпись уже готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»