Циркулярное письмо: образец и бланк

Циркулярное письмо — документ, которым организация доводит одно и то же распоряжение или сообщение до нескольких адресатов: филиалов, дочерних компаний, подразделений, контрагентов. Ниже — бланк в Word и образец заполнения с уведомлением о новом порядке работы.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Руководителям филиалов ООО «Ромашка»

А. В. Смирнову, И. И. Иванову, П. П. Петрову

Циркулярное письмо

о введении единого порядка согласования договоров

16 ноября 2026 г. № 27

С 1 декабря 2026 года все договоры, заключаемые филиалами, подлежат согласованию с юридическим отделом головной организации. Это нужно, чтобы привести работу с контрагентами к единым правилам и исключить риски по нестандартным условиям.

Договоры направляйте на согласование в юридический отдел через систему электронного документооборота не позднее чем за пять рабочих дней до предполагаемой даты подписания. Заключать договоры без согласования запрещается.

Контроль за исполнением настоящего письма возложить на заместителя директора по правовым вопросам.

Подпись руководителя

Генеральный директор

____________ / А. А. Петров /

Что такое циркулярное письмо

Циркулярное письмо — это письмо, которое направляют сразу нескольким адресатам, чтобы сообщить им одно и то же. Обычно так доводят приказы, инструкции, изменения в порядке работы до филиалов, представительств, дочерних компаний или партнёров.

От обычного письма отличается не содержанием, а адресацией: у него несколько равноправных получателей. Оформляют его по ГОСТ Р 7.0.97-2025, как и другие организационно-распорядительные документы: указывают автора, дату и номер, заголовок к тексту, текст и подпись.

Что указать в циркулярном письме

Адресатов: если письмо направляют в несколько организаций или подразделений, их можно перечислить в одном блоке «Кому» или оформить отдельный блок для каждого, если адресатов немного.
Автора: наименование организации или подразделения, должность и фамилию подписанта.
Название документа и заголовок к тексту: одной строкой, о чём письмо.
Дату и регистрационный номер.
Текст: сначала факт или причина, затем что именно нужно сделать, к какому сроку и кому.
Отметку о контроле, если исполнение поручается конкретному лицу.
Подпись руководителя или уполномоченного лица.

Как составить циркулярное письмо

Определите круг адресатов. Перечислите всех, кому нужно знать о решении: филиалы, отделы, контрагентов. Если адресатов много, укажите обобщённо («руководителям филиалов»), а полный список приложите отдельным листом рассылки.
Сформулируйте одну мысль. Циркулярное письмо сообщает одно и то же всем. Если нужно разным адресатам разное, готовьте отдельные письма.
Напишите текст. Первый абзац — что происходит и почему. Второй — что делать, к какому сроку и куда обращаться. Третий — кто контролирует исполнение.
Оформите реквизиты. Дата, номер, заголовок к тексту, подпись. Если письмо уходит в сторонние организации, добавьте исходящий номер и ссылку на входящий, если отвечаете.
Подпишите и разошлите. Подпишите у руководителя. Разошлите по списку; если адресатов много, приложите лист рассылки с подписями получателей или отправьте через систему электронного документооборота.

Частые ошибки

Слишком широкий круг адресатов: письмо уходит тем, кого оно не касается, и теряется внимание.
Нет конкретного срока и ответственного — получатели не понимают, когда и что делать.
Разные адресаты указаны в одном блоке «Кому» без пояснения, кто есть кто: непонятно, кому адресовано письмо.
Забыли указать, куда направлять ответ или отчёт об исполнении.
Письмо подписано неуполномоченным лицом: проверьте, есть ли у подписанта доверенность или приказ о праве подписи.

Частые вопросы

Чем циркулярное письмо отличается от обычного?

У обычного письма один адресат, у циркулярного — несколько. Содержание и оформление такие же, как у любого официального письма.

Можно ли указать несколько адресатов в одном блоке «Кому»?

Да, если адресаты однородны: например, «Руководителям филиалов ООО «Ромашка»». Если адресаты разные, лучше оформить отдельный блок для каждого или приложить список рассылки.

Нужно ли регистрировать циркулярное письмо?

Да, если в компании принята регистрация исходящих писем. Присвойте номер и дату, как обычному исходящему.

Можно ли отправить циркулярное письмо по электронной почте?

Да, если в компании так принято или есть система электронного документооборота. Для подтверждения получения сохраните уведомление или отметку в системе.

Сколько хранить циркулярные письма?

Срок зависит от содержания: письма по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел.

Когда рассылка писем и контроль исполнения отнимают время

Чтобы поручения доходили до всех и не терялись

Циркулярные письма, приказы и поручения нужно разослать по списку, собрать подтверждения и проконтролировать сроки. Вручную это занимает часы и легко упустить адресата.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие письма по шаблону, рассылают их по списку, собирают отметки о получении и напоминают исполнителям о сроке.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»