Акт приёма-передачи печати: образец и бланк

Печать компании удобно закрепить за ответственным работником: тогда понятно, кто хранит её и в каких случаях использует. Пока такой приказ есть, но нет документа о передаче, непонятно, у кого печать в конкретный день и кто отвечает, если оттиск поставили на сомнительный договор.

Акт закрывает этот пробел: в нём видно, кто передал, кто принял, как выглядит печать и с какого дня ответственность перешла. При споре о подделке или утрате акт вместе с приказом о назначении ответственного показывает, кто имел доступ к печати и в какие дни.

Акт приёма-передачи печати организации составляют на бланке компании или на обычном листе. Наверху — название организации и город, ниже — дата и номер акта, дальше — кто передаёт и кто принимает: должность, фамилия, имя, отчество полностью.

В тексте указывают основание передачи — приказ о назначении ответственного, заявление об отпуске, приказ об увольнении или решение о смене директора. Затем описывают саму печать: вид и размер, что выгравировано, есть ли номер и надпись «для документов», где она хранится и кому передаются ключи от сейфа. Если передача временная, добавляют срок.

Завершают акт подписи обеих сторон и утверждающая подпись руководителя. Образец акта приёма-передачи печати организации, заполненный по такой схеме, — в начале страницы: его можно взять за основу и заменить данные на свои.

Когда печать переходит от одного работника к другому, акт составляют в двух экземплярах и подписывают обе стороны. Схема одна: основание, описание печати, отметка о сверке оттиска, подписи передающего и принимающего, утверждение руководителя.

Образец передачи печати от одного лица другому отличается от передачи новому директору только основанием и составом подписантов. В первом случае это приказ или заявление работника, во втором — решение общего собрания или приказ о вступлении директора в должность, и подписывают акт оба руководителя.

Если печать передают без приказа и без акта, доказать, у кого она была в нужный день, почти невозможно. Поэтому даже при передаче на пару дней оформляют документ — пусть короткий, но с датой, описанием печати и подписями.

При смене генерального директора печать передают от прежнего руководителя новому. Акт в этом случае подписывают оба директора, а основанием указывают решение общего собрания или приказ о вступлении в должность.

Если прежний директор печать не передал, новый руководитель вправе заявить об утрате и заказать новую печать. Старую в этом случае лучше объявить недействительной: направить контрагентам и в банк уведомление о том, что оттиск прежней печати больше не действителен.