Журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р: образец

Сведения по форме СТД-Р работодатель предоставляет работнику по заявлению, поданному письменно или направленному по электронной почте в установленном порядке. При увольнении сведения предоставляют в день прекращения трудового договора. Чтобы при споре подтвердить, что справку выдали и когда, её регистрируют в журнале. Ниже — бланк журнала и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Начат 11 января 2026 г.

Окончен 25 декабря 2026 г.

Журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р

за 2026 год

2026 г.

1 | 12.01.2026 | Соколова Мария Ивановна | 0042 | менеджер по продажам | с 01.03.2023 по 12.01.2026 | 14.01.2026 | лично, в отделе кадров | Соколова М. И.

2 | 20.01.2026 | Кузнецов Артём Петрович | 0117 | водитель | с 15.09.2021 по 20.01.2026 | 21.01.2026 | лично, в отделе кадров | Кузнецов А. П.

3 | 02.02.2026 | Ефимова Ольга Сергеевна | 0089 | бухгалтер | с 10.01.2020 по 31.01.2026 | 03.02.2026 | по почте заказным письмом, трек 12345678901234 | —

Ведёт журнал

Специалист по кадрам

____________ / О. А. Никитина /

Утвердил

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен журнал регистрации справок СТД-Р

Справка СТД-Р — документ о трудовой деятельности работника, который работодатель выдаёт по письменному заявлению. Её просят при увольнении, при приёме на новую работу, для банка, для назначения выплат — везде, где раньше показывали бумажную трудовую книжку.

Обязанность выдать справку и сроки её выдачи установлены Трудовым кодексом. Журнал закон не требует, но он закрывает два вопроса: работник говорит, что справку не выдали, — а у кадровика есть запись с датой и подписью; при проверке или споре видно, сколько справок выдано и по чьим заявлениям.

Журнал — внутренний документ компании. Форму компания устанавливает сама: приложением к инструкции по делопроизводству или приказом руководителя. Образец журнала регистрации выдачи справок по форме СТД-Р можно скачать в виде бланка выше и заполнять по нему.

Что писать о каждой справке

Порядковый номер записи и дату заявления работника — с неё начинается срок выдачи.
Фамилию, имя и отчество работника полностью, табельный номер и должность — чтобы запись совпала с личной карточкой.
Период, за который выдана справка: с какого по какое число в ней отражены сведения о работе.
Дату выдачи — день, когда справку передали работнику или отправили почтой.
Способ выдачи: лично, через представителя по доверенности, заказным письмом с номером трека, через электронный документооборот.
Подпись получателя или отметку об отправке — если справку отправили почтой, подписи нет, но остаётся трек-номер.

Как заполнять журнал

Заведите журнал на год. Прошейте листы, укажите на титуле организацию, подразделение и даты начала и конца. Если справок много, заводите отдельный журнал на кадровую службу.
Записывайте заявление. В день, когда работник принёс заявление, поставьте запись с датой заявления — от неё считают срок выдачи справки.
Выдайте справку и распишитесь. Справку оформляют по форме СТД-Р и передают работнику под подпись в журнале. Если работник от подписи отказывается, составьте акт.
Отметьте отправку почтой. Если справку отправляют заказным письмом, в графе «Способ выдачи» пишут вид отправления и трек-номер, в графе подписи ставят прочерк.
Закройте журнал. В конце года подведите итог, укажите число выданных справок и передайте журнал в архив по номенклатуре дел.

Частые ошибки

Журнал ведут «для себя», без даты заявления, — тогда нечем подтвердить, что справку выдали в срок.
В графе подписи стоит подпись кадровика, а не получателя: запись не доказывает вручение.
Справку отправили почтой, но трек-номер не записали — при споре не подтвердить ни отправку, ни дату.
Журнал не прошит и не подписан руководителем: при проверке он не выглядит учётным документом.
Записи вносят через месяц после выдачи — путаются даты и номера заявлений.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации справок СТД-Р?

Нет, закон журнал не требует. Компания вводит его приказом или инструкцией по делопроизводству. Журнал нужен как доказательство выдачи: в нём есть дата заявления, дата выдачи и подпись работника.

Какой срок выдачи справки СТД-Р?

Справку о трудовой деятельности работодатель выдаёт по заявлению работника. В период работы сведения СТД-Р предоставляют не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. При увольнении — в день прекращения трудового договора. Заявление можно подать письменно или направить по электронной почте в установленном работодателем порядке.

Что делать, если работник не хочет подписывать журнал?

Составьте акт об отказе от подписи в присутствии двух свидетелей и приложите его к журналу. Справку всё равно передайте работнику — отказ от подписи не отменяет обязанность работодателя её выдать.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если в компании есть система электронного документооборота и в ней фиксируются дата, автор записи и подпись получателя. При споре надёжнее бумажный журнал с живыми подписями или электронный документ с усиленной квалифицированной подписью.

Сколько хранить журнал регистрации справок СТД-Р?

Журнал относится к кадровым документам. Срок хранения устанавливает номенклатура дел компании по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Журнал выдачи справок о заработной плате, стаже и месте работы хранят 5 лет по перечню Росархива. Срок закрепляют в номенклатуре дел компании.

Когда кадровые бумаги отнимают время у отдела

Чтобы справки и журналы собирались сами

Заявления на справки, их регистрация и отправка отнимают часы у кадровика: каждую заявку надо принять, проверить период работы, подготовить документ и отметить выдачу.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают такие заявки по шаблону, готовят справку по данным учётной системы и приносят кадровику готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»