Список контрагентов: образец и бланк

Список контрагентов — не отчёт для налоговой, а внутренний инструмент. Он отвечает на три вопроса: с кем компания работает сейчас, на каком основании и кто в компании за эти отношения отвечает.

Без такого списка договоры теряются в папках менеджеров, а при смене ответственного новый сотрудник неделю выясняет, кто поставляет упаковку и до какого числа действует договор с подрядчиком.

Отдельный случай — обмен электронными документами: часть операторов ЭДО подключает контрагентов из своего готового перечня, и компания сверяет свой список с этим перечнем, чтобы документы ходили без задержек.

Проверка начинается с ИНН. На сайте ФНС в сервисе «Прозрачный бизнес» и в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП видно статус контрагента, дату регистрации, основной вид деятельности и лицо, которое действует от его имени.

Второй шаг — сопоставить вид деятельности с предметом договора. Компания с кодом оптовой торговли строительными материалами, которая берётся проектировать здание, — повод запросить документы, подтверждающие, что у неё есть на это право.

Третий шаг — проверить полномочия подписанта. Если договор подписал не директор, а представитель по доверенности, копию доверенности хранят вместе с договором: без неё неизвестно, имел ли он право подписывать.

Дату и результат проверки фиксируют в списке. Повторяют её перед продлением договора или крупной сделкой — статус контрагента за год меняется.