Образец заполнения внутренней описи личного дела работника

Внутренняя опись — лист в начале личного дела: перечень всех документов папки с номерами листов. Ниже — бланк и заполненный образец, чтобы кадровик или секретарь собрал опись с первого раза.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Личное дело № 14

Иванова Ирина Игоревна

Внутренняя опись документов личного дела

№ 14

16 ноября 2026 г.

№ п/п | Реквизиты документа (№, дата) | Наименование (заголовок) документа | Номера листов | Примечание

1 | б/н от 12.11.2026 | Заявление о приёме на работу | 1 | —

2 | № 47-к от 13.11.2026 | Приказ о приёме на работу | 2 | —

3 | № 1127456789 от 10.11.2026 | Паспорт гражданина РФ (копия) | 3–4 | —

4 | № 1234 от 25.06.2019 | Диплом о высшем образовании (копия) | 5 | —

5 | № 56 от 14.11.2026 | Трудовой договор | 6–9 | —

6 | № 12 от 14.11.2026 | Согласие на обработку персональных данных | 10 | —

Итого: 6 (шесть) документов, 10 (десять) листов.

Количество листов внутренней описи: 1 (один).

Опись составил

Специалист по кадрам

____________ / А. П. Янковская /

Зачем нужна внутренняя опись

Личное дело — папка с документами работника: заявлением, приказом о приёме, копиями паспорта и диплома, трудовым договором, согласиями, позже — приказами о переводе, отпуске, поощрениях. Без перечня в такой папке трудно найти нужную бумагу и доказать, что она вообще подшита.

Внутренняя опись решает три задачи: фиксирует состав дела на момент заведения и при каждом пополнении; позволяет найти документ по названию и номеру листа; защищает работодателя в споре, если работник заявляет о пропаже документа.

Для коммерческих организаций вести личные дела закон не обязывает. Но если компания их ведёт, опись стоит завести вместе с папкой: так проще и кадровику, и проверяющему.

Что указать в описи

Название организации и номер личного дела.
Фамилию, имя и отчество работника, на кого заведено дело.
Номер по порядку, реквизиты документа — номер и дату — или пометку «б/н», если номера нет.
Наименование документа так, как оно напечатано на самом документе: «Приказ о приёме на работу», «Трудовой договор».
Номера листов в деле, которые занимает документ: один лист или диапазон через тире.
Примечание — если документ изъят, заменён или подшит с особенностью.
Итог: сколько документов и листов в деле, сколько листов занимает сама опись — цифрами и прописью.
Должность, подпись и инициалы того, кто составил опись, и дату.

Как заполнить опись по шагам

Заведите опись вместе с делом. Опись — первый лист папки. Составьте её в день, когда заводите личное дело, и подшейте перед документами.
Пронумеруйте листы дела. Листы документов дела нумеруйте сквозным порядком, а листы внутренней описи — отдельно. В графе «Номера листов» указывайте, какие номера занял документ: «5» или «6–9».
Перенесите данные из документов. Название и реквизиты берите с самого документа, не пересказывайте: так опись совпадёт с содержимым папки при сверке.
Подведите итог. Пересчитайте документы и листы, запишите цифрами и прописью, укажите число листов самой описи.
Подпишите и подшейте. Опись подписывает тот, кто её составил. При новых документах дописывайте строки и обновляйте итог, а не заводите второй лист без пометки.

Частые ошибки

Документ подшит, а в описи его нет — при сверке он считается потерянным.
Номера листов не пересчитали после вложения нового документа: дальше все номера съехали.
В названии пишут «паспорт», а на копии — «Паспорт гражданина Российской Федерации»: сверка не сходится.
Забыли указать количество листов самой описи — итог неполный.
Опись не подписана и не датирована: непонятно, кто и когда её составил.
Изъятый документ вынули из папки, не отметив это в примечании.

Частые вопросы

Обязательна ли внутренняя опись личного дела?

Для коммерческих организаций — нет: закон вести личные дела работников не обязывает. Обязательна она там, где личные дела ведут по должностному порядку, например у госслужащих и в таможенных органах, где есть утверждённый образец описи. Если компания ведёт дела, опись лучше сделать: она упрощает работу с папкой.

Кто подписывает опись?

Тот, кто её составил: обычно специалист по кадрам, секретарь или другой сотрудник, отвечающий за личные дела. В описи указывают его должность, подпись, инициалы и дату составления.

Что делать, когда в дело добавляют новый документ?

Допишите новую строку с номером по порядку, реквизитами, названием и номерами листов, затем обновите итог. Если опись уже подшита и подписана, изменения заверяют так, как принято в компании: новой подписью с датой или отдельным листом-продолжением.

Как нумеровать листы в личном деле?

Листы документов дела нумеруют сквозным порядком, а листы внутренней описи — отдельно. В графе «Номера листов» указывают номера, которые занял документ: один лист или диапазон через тире.

Можно ли вести опись в электронном виде?

Можно, если в компании есть электронный документооборот и опись хранится вместе с делом в системе. Для бумажной папки нужен печатный лист с подписью: он и будет описью.

Когда личные дела ведутся вручную и путаются

Чтобы кадровые документы собирались без ошибок

Опись, приказы, заявления и согласия по каждому работнику отнимают у кадровика дни, а при проверке выясняется, что половина строк не сходится с папкой.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют реквизиты и приносят готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»