Журнал учёта трудовых договоров: образец и бланк

Журнал учёта трудовых договоров — внутренний реестр, в котором компания фиксирует, кому и когда выдали договор и какие к нему подписали изменения. Приём на работу оформляют трудовым договором; приказ работодатель может издать на его основании. Форму журнала компания определяет сама. Ниже — бланк и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Начат 11 января 2026 г.

Окончен __________

Журнал учёта трудовых договоров

и дополнительных соглашений к ним

Хранить 50 лет

Записи вносят в день подписания договора или дополнительного соглашения. Исправления заверяют подписью работника кадровой службы.

Ответственный за ведение — специалист по кадрам И. И. Иванова.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Ответственный за ведение

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужен журнал трудовых договоров

Приём оформляют трудовым договором. Один экземпляр передают работнику, который подтверждает получение подписью на экземпляре работодателя; приказ о приёме работодатель вправе издать дополнительно (ст. 67 ТК РФ). Сам договор составляют в двух экземплярах — по одному для сторон.

Журнал учёта нужен не ради проверки, а ради порядка: по нему видно, у кого договор на руках, какие допсоглашения подписаны, где оригиналы. Если возникнет спор о переводе или изменении оклада, запись в журнале вместе с подписанным соглашением подтвердит дату и содержание.

Обязанности вести именно журнал закон не устанавливает. Компания закрепляет его в инструкции по делопроизводству или приказом руководителя — тогда ведение становится внутренней обязанностью конкретного сотрудника.

Что указать в журнале

Порядковый номер записи — сквозной за год или за всё время ведения журнала.
Дату подписания договора или дополнительного соглашения.
Номер договора или соглашения — по внутренней нумерации компании.
Фамилию, имя и отчество работника полностью.
Должность и подразделение.
Вид документа: трудовой договор, дополнительное соглашение, совместительство, срочный договор.
Краткое содержание изменения: новый оклад, перевод, изменение режима работы.
Отметку о получении экземпляра работником или о направлении по почте.
Подпись работника кадровой службы, внёсшего запись.

Как завести и вести журнал

Утвердите форму приказом. Опишите в приказе или инструкции по делопроизводству, кто ведёт журнал, какие графы в нём и где хранится. Это снимает споры, кто отвечает за записи.
Пронумеруйте и прошнуруйте. Если журнал бумажный, пронумеруйте страницы, прошнуруйте и скрепите подписью руководителя и печатью, если компания её использует. Так запись нельзя изъять незаметно.
Заполняйте в день подписания. Запись делают в день, когда стороны подписали договор или соглашение. Задним числом журнал не восстанавливают.
Вносите допсоглашения отдельными строками. Каждое изменение к договору — новая запись со ссылкой на номер основного договора и дату соглашения. Так видна вся история работника.
Храните вместе с договорами. Журнал хранят в кадровой службе, оригиналы договоров — в отдельных делах по работникам. Доступ к ним ограничен.

Частые ошибки

Журнал ведут, но не утвердили приказом: непонятно, кто отвечает за записи и что делать при увольнении ответственного.
Допсоглашения не регистрируют — по журналу не видно, что оклад или должность менялись.
Записи вносят раз в месяц пачкой: дата в журнале расходится с датой подписания договора.
Нет отметки о получении экземпляра работником — при споре сложно доказать, что договор выдали.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал учёта трудовых договоров по закону?

Нет. Трудовой кодекс требует передать работнику экземпляр трудового договора, но не устанавливает форму журнала. Приказ о приёме работодатель вправе издать на основании договора. Журнал — внутренний документ компании; его вводят приказом или инструкцией по делопроизводству.

Чем журнал учёта трудовых договоров отличается от книги учёта трудовых книжек?

Книга учёта трудовых книжек — отдельный документ для бумажных трудовых книжек и вкладышей. Журнал договоров ведут по самим договорам и дополнительным соглашениям, независимо от того, есть у работника бумажная трудовая книжка или он выбрал электронную.

Нужно ли регистрировать дополнительные соглашения?

Да, если компания ведёт журнал. Дополнительное соглашение меняет условия договора, и его регистрируют отдельной строкой со ссылкой на основной договор — иначе по журналу не проследить, когда и что изменилось.

Сколько хранить журнал?

Трудовые договоры и документы к ним относят к документам по личному составу. Срок хранения устанавливает перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и компания закрепляет его в номенклатуре дел. Для кадровых документов по работникам срок обычно длительный — уточните по перечню и номенклатуре своей компании.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если компания так решила и обеспечила защиту данных. Электронный журнал ведут в учётной системе или таблице с ограниченным доступом; при проверке распечатывают и заверяют. Бумажный журнал проще предъявить, электронный — быстрее заполнять.

Кто подписывает журнал?

Тот, кто его ведёт, — обычно специалист по кадрам или руководитель организации, если кадрового работника нет. Руководитель утверждает форму журнала и подписывает его при заведении и закрытии.

Когда кадровые бумаги собираются вручную

Чтобы договоры и соглашения регистрировались сами

Журнал, приказы и допсоглашения приходится заполнять вручную, сверять номера и даты, а потом искать нужную запись при вопросах работника или проверке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, подставляют данные работника и вносят запись в реестр — кадровику остаётся проверить и подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»