Накладная: образец и бланк

Накладная — первичный документ, которым продавец передаёт товар покупателю, а покупатель принимает его на учёт. В ней видно, кто, кому, когда и сколько товара передал, по какой цене и на каком основании.

Обязательной формы больше нет: с 2013 года типовые бланки, включая ТОРГ-12 и М-15, не обязательны к применению. Компания вправе взять готовый бланк или разработать свой и утвердить его в учётной политике. Главное — чтобы в документе были обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: название, дата, кто составил, содержание операции, измерители в рублях и натуральных единицах, подписи ответственных.

При приёмке покупатель сверяет фактически привезённый товар с накладной: наименования, количество, упаковку и цену. Если всё совпадает, он подписывает накладную и ставит свою печать, если она есть.

Если товара меньше или он повреждён, в накладной делают отметку о расхождении или составляют отдельный акт. Подписывать накладную без оговорок не стоит: подпись без замечаний означает, что товар принят в полном объёме и в надлежащем качестве.

Приёмку может провести не руководитель, а кладовщик или другой сотрудник по доверенности. Тогда в накладной указывают его должность и фамилию, а доверенность прикладывают к экземпляру продавца.

Если товар получает не руководитель, а сотрудник или водитель, оформляют доверенность. В ней указывают, кто и от какой организации получает товар, у кого именно и какие ценности, ставят срок действия, подпись руководителя и печать, если она есть.

Сотрудник предъявляет доверенность при приёмке, а её копию или реквизиты вносят в накладную. Без доверенности подпись сотрудника на накладной можно оспорить: считается, что товар получило неуполномоченное лицо.

Доверенность хранят вместе с накладной. Если поставок по ней несколько, в документе указывают, к какой именно поставке она относится.

Накладная оформляет передачу вещей: товара, материалов, готовой продукции. Услугу передать нельзя, поэтому для услуг накладную не составляют.

Передачу услуги подтверждает акт об оказании услуг: в нём указывают, какие услуги оказаны, в каком объёме, по какой цене и что заказчик не имеет претензий. УПД тоже подходит: в нём есть и счёт-фактура, и передаточный документ.

Иногда накладную на услуги просят бухгалтеры по привычке, но юридически это акт. Если в компании завели такую форму, её можно назвать как угодно, но по сути это будет акт.

Счёт — это предложение оплатить товар, он не подтверждает передачу. Накладная подтверждает, что товар уже передан и принят.

УПД — универсальный передаточный документ: он заменяет сразу и накладную, и счёт-фактуру. Если продавец выставляет УПД со статусом 1, отдельная накладная не нужна. Если статус 2, УПД работает только как передаточный документ, а счёт-фактура идёт отдельно.

ТОРГ-12 — привычная товарная накладная. Форма не обязательна, но её продолжают использовать, потому что она знакома бухгалтерам, поставщикам и перевозчикам.