Сопроводительное письмо: шаблон скачать

Сопроводительное письмо отправляют вместе с коммерческим предложением, сметой, договором или прайсом: оно объясняет получателю, что за документы в письме и что с ними делать. Ниже — бланк в Word и образец заполнения на примере поставщика оборудования.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Северный склад»

А. В. Смирнову

от коммерческого директора

ООО «Промтехснаб» Д. С. Кузнецова

Сопроводительное письмо

о направлении коммерческого предложения на поставку оборудования

16 ноября 2026 г. № 87

ООО «Промтехснаб» поставляет погрузочную технику и запасные части к ней с 2014 года. Направляю коммерческое предложение на поставку двух электрических штабелёров для вашего склада в Костроме.

В предложении — цены с доставкой и вводом в эксплуатацию, сроки поставки и гарантийные условия. Техника есть на складе в Ярославле, отгрузка возможна в течение десяти рабочих дней после оплаты.

Готов обсудить условия по телефону или на встрече на вашей площадке. Если предложение не подходит, сообщите, какие условия поставки были бы удобнее.

Приложение: коммерческое предложение на 4 л. в 1 экз.

Автор письма

Коммерческий директор

____________ / Д. С. Кузнецов /

Что такое сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — короткая записка к другому документу: коммерческому предложению, смете, договору, прайс-листу, отчёту. Получатель открывает письмо первым и по нему решает, читать ли вложение.

В деловой переписке у письма две задачи: назвать, что именно во вложении, и дать получателю повод его открыть — одной-двумя фразами о сути предложения и о том, что делать дальше. Всё остальное — детали — остаётся во вложении.

Что указать в сопроводительном письме

Адресата: должность, компанию, фамилию и инициалы в дательном падеже.
Автора: должность, компанию и фамилию с инициалами.
Дату и исходящий номер, если письма в компании регистрируют.
Заголовок к тексту: о чём письмо, одной строкой.
Первый абзац: кто пишет и что направляет.
Второй абзац: суть предложения и что важно знать до чтения вложения.
Просьбу: что сделать — рассмотреть, согласовать, ответить, позвонить.
Приложение: название документа и число листов.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать сопроводительное письмо

Определите, кто прочитает письмо. Пишите тому, кто принимает решение по вложению. Если решение принимают двое, укажите обоих в адресатах или сделайте копию второму.
Назовите вложение в первом абзаце. С первой строки понятно: «направляю коммерческое предложение», «направляю смету», «направляю проект договора».
Добавьте две-три фразы о сути. Что предлагаете, чем это полезно получателю, какой срок действует. Это выжимка из вложения, а не пересказ.
Сформулируйте просьбу. Что нужно от получателя и к какому сроку: рассмотреть до конца недели, согласовать, назвать удобное время встречи.
Перечислите приложения. Название документа и число листов — чтобы получатель проверил комплектность.
Подпишите и отправьте. Подпишите письмо, сохраните копию и отметьте дату отправки: по ней считают срок ответа.

Частые ошибки

Письмо пересказывает коммерческое предложение целиком — читать его не станут.
Нет просьбы: получатель не понимает, что от него нужно.
Не указано приложение или его листы — получатель не знает, всё ли дошло.
Письмо адресовано «руководству» без фамилии: его откладывают, пока найдут адресата.
Одна и та же рассылка без обращения по имени: получатель видит, что письмо шаблонное, и не отвечает.
В письме обещают больше, чем написано во вложении: расхождение всплывёт на переговорах.

Частые вопросы

Чем сопроводительное письмо отличается от коммерческого предложения?

Коммерческое предложение — самостоятельный документ с описанием товара, цен и условий. Сопроводительное письмо только представляет его получателю: называет вложение, коротко объясняет суть и просит ответить. Если предложение короткое, его можно изложить прямо в письме — тогда отдельного документа не нужно.

Можно ли отправить сопроводительное письмо по электронной почте?

Да, и чаще всего так и делают. В теле письма — тот же текст, что в бумажном варианте, вложение — файл в формате, который откроется у получателя, обычно PDF. Бланк с подписью прикладывают, только если получателю нужен документ с печатью.

Нужна ли печать на сопроводительном письме?

Нет. Письмо подписывает автор, печать ставят, только если компания её использует и получатель ждёт документ с оттиском. Для письма по электронной почте достаточно подписи в тексте.

Нужно ли регистрировать сопроводительное письмо?

Если в компании есть делопроизводство, исходящие письма регистрируют и присваивают номер — он пригодится в переписке и спорах. Небольшие компании часто не регистрируют: тогда в письме остаётся только дата.

Сколько хранить сопроводительные письма?

Срок зависит от содержания и от номенклатуры дел компании. Письма по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; конкретный срок компания закрепляет в своей номенклатуре дел.

Письма и предложения пишутся вручную, а ответа всё нет

Чтобы предложения уходили вовремя и с нужными цифрами

Сопроводительное письмо и коммерческое предложение собираются из данных: прайса, остатков, условий по клиенту. Пока менеджер переносит их руками, часть писем уходит с опозданием или с прошлыми ценами.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие письма по шаблону, подставляют актуальные цены и остатки из CRM и 1С и приносят менеджеру готовый текст на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»