Регламент электронного документооборота: образец

Регламент ЭДО — внутренний документ, который объясняет сотрудникам, какие документы подписывают электронной подписью, кто это делает, где они хранятся и что предпринять, если система недоступна. Ниже — готовый образец и пояснения, что в нём поправить под свою компанию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 73 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

А. А. Смирнов

20 ноября 2026 г.

Регламент электронного документооборота

в ООО «Ромашка»

20 ноября 2026 г. № 18-Р

1. Общие положения. 1.1. Регламент устанавливает порядок работы с электронными документами в ООО «Ромашка» и обязателен для всех подразделений. 1.2. Электронный документооборот ведётся в системе «[название системы]» (далее — система). 1.3. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, признаётся равнозначным документу на бумаге, подписанному собственноручно (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

2. Состав документов. 2.1. В электронном виде оформляются договоры с контрагентами, счета, акты, универсальные передаточные документы, счета-фактуры, служебная переписка и внутренние заявки. 2.2. Документы, для которых закон требует бумажной формы или нотариального удостоверения, в систему не переводятся.

3. Электронные подписи. 3.1. Право подписывать документы от имени общества имеют генеральный директор и лица, указанные в приказе о наделении полномочиями. 3.2. Сотрудники подписывают документы в пределах своей компетенции. 3.3. Сертификат ключа проверки электронной подписи и ключ хранятся так, чтобы доступ третьих лиц был исключён; передача ключа другому сотруднику запрещена.

4. Порядок отправки и получения. 4.1. Отправленный документ считается полученным, когда от адресата пришла квитанция о приёме в системе. 4.2. Отказ в приёме фиксируется в системе; сотрудник, отправивший документ, сообщает о нём руководителю подразделения в тот же рабочий день. 4.3. Датой документа считается дата, указанная в самом документе, а при её отсутствии — дата подписания в системе.

5. Хранение. 5.1. Электронные документы хранятся в системе в течение сроков, установленных номенклатурой дел, но не меньше сроков, которые требует налоговое законодательство: документы бухгалтерского и налогового учёта — пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). 5.2. Резервная копия базы системы создаётся ежедневно и хранится отдельно от основного сервера.

6. Сбои и увольнение подписанта. 6.1. При недоступности системы больше четырёх рабочих часов ответственный за ЭДО уведомляет руководителей подразделений и переводит срочные документы на бумагу. 6.2. При увольнении сотрудника, у которого есть ключ, сертификат аннулируют в день увольнения, а права в системе закрывают.

7. Ответственность. 7.1. Ответственный за ЭДО ведёт учёт выданных сертификатов и прав доступа. 7.2. Сотрудник, нарушивший регламент, несёт дисциплинарную ответственность в порядке ст. 192 ТК РФ.

Утверждающий

Генеральный директор

____________ / А. А. Смирнов /

Ответственный за ЭДО

Начальник отдела документооборота

____________ / М. С. Орлова /

Зачем компании регламент ЭДО

Электронная подпись давно приравнена к собственноручной: документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью, имеет ту же силу, что бумажный (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Но сама подпись не отвечает на рабочие вопросы: кто вправе её ставить, что считать полученным, где лежит архив и кто отвечает за ключи.

Регламент закрывает эти вопросы одной инструкцией. Он нужен, когда в компании больше одного подписанта, когда документы уходят контрагентам и в госорганы и когда сотрудники меняются — без него каждый новый бухгалтер или менеджер действует по-своему.

Что включить в регламент

Перечень документов, которые оформляют в электронном виде, и перечень тех, что остаются на бумаге.
Систему, в которой ведётся документооборот, и кто её администрирует.
Кто имеет право подписывать: должности, фамилии, реквизиты сертификатов.
Виды подписи: где нужна усиленная квалифицированная, а где хватает простой или неквалифицированной.
Порядок отправки, получения и подтверждения: что считается доказательством доставки.
Сроки и место хранения, порядок резервного копирования.
Действия при сбое системы и при увольнении сотрудника с ключом.
Ответственный за ЭДО и его обязанности.

Виды электронной подписи

Простая — подтверждает, кто отправил документ, но не защищает от изменений. Годится для внутренних заявок и переписки.
Неквалифицированная — позволяет обнаружить изменения после подписания. Подходит для внутренних документов, если стороны так договорились.
Усиленная квалифицированная — по ч. 1 ст. 6 закона № 63-ФЗ заменяет собственноручную подпись и печать в любых документах, кроме тех, где закон прямо требует бумагу. Её и выдают сотрудникам, которые подписывают договоры, акты и отчётность.

Как ввести регламент в работу

Составьте перечень документов. Пройдитесь по отделам и выпишите, что уже уходит контрагентам и в госорганы в электронном виде, а что пока на бумаге.
Определите подписантов. Издайте приказ о наделении полномочиями: кто и какие документы подписывает. Регламент ссылается на этот приказ.
Выберите систему и оператора. Закрепите в регламенте название системы и порядок подключения новых контрагентов.
Опишите хранение и сбои. Укажите сроки хранения по номенклатуре дел, место резервных копий и порядок действий, если система недоступна.
Ознакомьте сотрудников. Соберите подписи об ознакомлении. Регламент действует с даты утверждения, а не с даты, когда о нём узнали.

Частые ошибки

В регламенте нет перечня подписантов — и любой сотрудник с ключом подписывает что угодно.
Не сказано, что считается получением: спор с контрагентом упирается в то, был ли документ доставлен.
Ключи хранятся на общем диске или передаются коллеге на время отпуска.
Забыли про увольнение: сертификат уволенного продолжает действовать.
Сроки хранения взяты на глаз, а не из номенклатуры дел и требований налогового учёта.

Частые вопросы

Обязателен ли регламент ЭДО по закону?

Отдельной обязанности утверждать такой регламент закон не устанавливает. Но без него компания не докажет, кто вправе подписывать документы, и рискует спорами о полномочиях. На практике регламент нужен каждому, кто обменивается документами с контрагентами через систему.

Можно ли подписывать договоры простой электронной подписью?

Стороны вправе договориться об этом в самом договоре или в соглашении об ЭДО. Для сделок, где закон требует письменной формы, простая подпись годится, если стороны так условились и могут достоверно определить подписавшего. Для отчётности в госорганы нужна усиленная квалифицированная подпись.

Что делать, если контрагент не подключён к той же системе ЭДО?

Обмен идёт через оператора, который связывает разных операторов, либо документы дублируют на бумаге. В регламенте стоит прописать, кто отвечает за подключение нового контрагента и в какой срок.

Сколько хранить электронные документы?

Срок задаёт номенклатура дел компании, а для бухгалтерских и налоговых документов — подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ: пять лет. Электронные документы хранят в том же виде, в котором они подписаны, вместе с сертификатом и сведениями о его действии на дату подписания.

Что делать при увольнении сотрудника с ключом?

Сертификат аннулируют в день увольнения, права в системе закрывают, а документы, подписанные этим сотрудником, сохраняют вместе со сведениями о сертификате. В регламенте это прописывают отдельным пунктом, чтобы не забыть при расчёте.

Когда регламент есть, а документы всё равно застревают

Чтобы рутина в документах шла без вас

Регламент описывает правила, но подготовка договоров, заявок и сверок всё равно съедает часы: собрать данные, проверить суммы, отправить на подпись.

Я собираю ИИ-агентов, которые берут одну такую задачу целиком: готовят документ по шаблону, сверяют данные с CRM или 1С и приносят на подпись готовый файл.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»