Акт передачи топлива с одной машины на другую: образец

Акт передачи топлива нужен, когда остаток из бака одной машины сливают в бак другой: при перегоне, ремонте, списании автомобиля или обмене между сменами. Ниже — образец с заполнением и порядок, при котором объём топлива подтверждён и у обеих машин сходится путевая документация.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Акт № 7 от 16 ноября 2026 г.

Место составления: автобаза, г. Тула

Акт передачи топлива

с одной машины на другую

16 ноября 2026 г. № 7

Передача топлива производится из бака автомобиля ГАЗ-3302, государственный номер А123ВС71, водитель Петров Пётр Петрович, в бак автомобиля ГАЗ-3302, государственный номер Е456КХ71, водитель Сидоров Иван Иванович. Основание: постановка первого автомобиля на ремонт, второй автомобиль выходит на маршрут вместо него.

Топливо: бензин АИ-95. Количество по показаниям средств измерения: в баке передающего автомобиля до слива 42 л, после слива 8 л, слито 34 л; в баке принимающего автомобиля до залива 12 л, после залива 46 л, залито 34 л.

Способ определения количества: слив через мерную ёмкость с поверкой, показания зафиксированы в ведомости. Расхождение при сливе и заливе не обнаружено.

Остаток топлива по путевому листу передающего автомобиля на дату передачи — 42 л, по путевому листу принимающего автомобиля — 12 л. Данные акта совпадают с путевыми листами.

Претензий по количеству и качеству топлива стороны не имеют.

Передал

Водитель ГАЗ-3302, гос. номер А123ВС71

____________ / П. П. Петров /

Принял

Водитель ГАЗ-3302, гос. номер Е456КХ71

____________ / И. И. Сидоров /

Утвердил

Механик

____________ / А. А. Кузнецов /

Зачем нужен акт передачи топлива

Топливо в баке — это имущество компании, и его остаток числится за конкретной машиной и водителем. Когда топливо переливают из одной машины в другую, без документа остаток у передающей машины не уменьшается, а у принимающей не растёт, и при списании по путевым листам образуется расхождение.

Акт фиксирует обе стороны: сколько было до слива и после, сколько залито, кто передал и кто принял. Дальше бухгалтерия проводит списание по передающей машине и поступление по принимающей, а водители подтверждают, что претензий нет.

Что указать в акте

Название организации и место составления — где именно переливали топливо.
Дату и номер акта: нумерация своя, внутри компании.
Обе машины: марку, модель, государственный номер.
Водителей: фамилию, имя, отчество полностью и должность.
Основание передачи: ремонт, перегон, списание, замена машины на маршруте.
Марку топлива: бензин с октановым числом или дизельное топливо.
Количество по замерам: до слива, после слива, слито; до залива, после залива, залито.
Способ измерения: мерная ёмкость, показания бортового компьютера, данные системы мониторинга.
Остатки по путевым листам обеих машин на дату передачи.
Подписи передающего, принимающего и того, кто утвердил акт.

Как оформить передачу топлива

Замерьте до слива. Запишите показания по передающей и принимающей машине до начала работ: по бортовому компьютеру, мерной ёмкости или данным системы мониторинга.
Слейте и залейте. Сливайте в чистую мерную ёмкость, заливайте в бак принимающей машины. Объём слитого и залитого должен совпасть.
Замерьте после. Снова зафиксируйте показания обеих машин. Разница по передающей — сколько ушло, по принимающей — сколько пришло.
Заполните акт. Внесите машины, водителей, марку и количество топлива, способ измерения. Сверьте цифры с путевыми листами.
Подпишите. Подписи передающего и принимающего, утверждение механика или руководителя. Один экземпляр — в бухгалтерию, копии — водителям.

Частые ошибки

В акте только итоговое количество: не видно, сколько было в каждом баке до и после, и расхождение не проверить.
Не указан способ измерения — при споре с водителем нечем подтвердить объём.
Забыли сверить с путевыми листами: остатки в акте и в листах не совпадают, бухгалтерия не может провести списание.
Одна подпись на двоих: акт подписывает и тот, кто передал, и тот, кто принял.
Переливают без акта «по-быстрому» между сменами, а потом ищут, куда делось топливо.

Частые вопросы

Обязателен ли акт передачи топлива по закону?

Отдельной формы для перелива топлива между машинами закон не устанавливает. Акт нужен как первичный документ для учёта: он подтверждает выбытие топлива у одной машины и поступление у другой. Форму компания утверждает сама в учётной политике.

Кто подписывает акт?

Водитель, который передал топливо, водитель, который принял, и лицо, утвердившее акт, — обычно механик или руководитель автопарка. Если перелив делал другой работник, его тоже указывают и он ставит подпись.

Как подтвердить количество топлива?

Надёжнее всего — мерная ёмкость с действующей поверкой: слили и залили один и тот же объём, расхождения сразу видны. Показания бортового компьютера и системы мониторинга подходят, если компания утвердила их как способ измерения.

Что делать, если при сливе и заливе объёмы не совпали?

Записать расхождение в акте и указать причину: остаток в шланге, погрешность ёмкости, пролив. Если расхождение существенное, составить отдельный акт с участием механика и проверить, не было ли ошибки в замерах.

Нужно ли отражать передачу топлива в путевых листах?

Да. Остаток в путевом листе передающей машины уменьшают на переданное количество, в путевом листе принимающей — увеличивают. Данные акта и путевых листов должны совпадать, иначе бухгалтерия не спишет топливо.

Можно ли оформить акт в электронном виде?

Можно, если компания ведёт электронный документооборот и акт подписан электронными подписями сторон. Бумажный экземпляр с живыми подписями проще предъявить при споре, но закон требует только достоверности данных.

Когда бумаги на топливо собираются вручную

Чтобы акты и путевые листы сходились сами

Акты передачи топлива, путевые листы и ведомости расхода собирают механик и бухгалтер: сверить остатки по каждой машине, проверить подписи, перенести цифры в учёт. На десятке машин это часы в месяц, на сотне — отдельный человек.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют остатки топлива по машинам и приносят готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»