Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Акт о списании средств на хозяйственные нужды: образец и бланк

Актом о списании средств на хозяйственные нужды оформляют расход подотчётных денег: что купили для офиса, сколько потратили и чем это подтверждено. Ниже — бланк и образец заполнения, порядок подписей и особенности для аптеки.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 68 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ: генеральный директор П. П. Петров

16 ноября 2026 г. № 27

Акт о списании средств на хозяйственные нужды

о списании подотчётных сумм, израсходованных на хозяйственные нужды

16 ноября 2026 г.

Комиссия в составе: главного бухгалтера И. И. Ивановой, начальника административного отдела С. С. Сидорова, специалиста по снабжению А. А. Кузнецова составила акт о том, что подотчётные средства, выданные менеджеру О. О. Орлову по расходному кассовому ордеру от 10 ноября 2026 г. № 58 на хозяйственные нужды, израсходованы по назначению.

Перечень расходов: бумага офисная — 12 пачек на 4 800 рублей; картридж для принтера — 1 шт. на 3 200 рублей; моющие средства — 6 бутылок на 1 740 рублей; лампы светодиодные — 10 шт. на 2 600 рублей. Всего израсходовано 12 340 рублей. Остаток подотчётной суммы 660 рублей возвращён в кассу приходным кассовым ордером от 16 ноября 2026 г. № 41.

К акту приложены: авансовый отчёт от 16 ноября 2026 г. № 12, кассовые чеки на 12 340 рублей, товарная накладная поставщика на 4 800 рублей.

Председатель комиссии

Главный бухгалтер

____________ / И. И. Иванова /

Члены комиссии

Начальник административного отдела

____________ / С. С. Сидоров /

Подотчётное лицо

Менеджер

____________ / О. О. Орлов /

Зачем нужен акт о списании средств на хозяйственные нужды

Хозяйственные расходы — бумага, моющие средства, картриджи, лампы, мелкий инвентарь — сотрудник чаще всего покупает за счёт компании. Деньги выдают под отчёт, а потом работник отчитывается, на что их потратил.

Авансовый отчёт показывает сумму и покупки. Акт о списании средств на хозяйственные нужды фиксирует, что комиссия проверила расходы, признала их обоснованными и списывает подотчётную сумму с работника. Вместе эти два документа закрывают цепочку: выдали — потратили — подтвердили — списали.

Закон отдельной формы для такого акта не устанавливает. Компания утверждает бланк приказом руководителя и закрепляет его в учётной политике. Акт составляют в бухгалтерии или в отделе, который выдавал деньги.

Что указать в акте

  • Название компании и заголовок к тексту: на какие нужды израсходованы средства.
  • Дату составления и номер акта по журналу регистрации.
  • Состав комиссии: должности, фамилии и инициалы, кто проверил расходы.
  • Основание выдачи денег: номер и дата расходного кассового ордера или платёжного поручения.
  • Подотчётное лицо: кто получил деньги и отчитывается за них.
  • Перечень покупок: наименование, количество, сумма по каждой позиции и общий итог.
  • Остаток подотчётной суммы и документ, которым его вернули в кассу.
  • Приложения: авансовый отчёт, кассовые чеки, накладные, счета.
  • Подписи членов комиссии и подотчётного лица.

Как оформить списание

  1. Соберите подтверждения. Кассовые чеки, товарные накладные, универсальные передаточные документы, счета на оплату. Без них расход не подтвердить.
  2. Сверьте суммы. Итог по чекам должен совпасть с суммой в авансовом отчёте и с тем, что выдано под отчёт. Расхождение объясните в акте.
  3. Заполните акт. Перечислите покупки по позициям, укажите общий итог и остаток, который работник вернул в кассу.
  4. Подпишите у комиссии. Акт подписывают члены комиссии и работник. Руководитель утверждает акт, если это предусмотрено бланком.
  5. Передайте в бухгалтерию. Бухгалтер списывает подотчётную сумму и принимает расходы к учёту. Акт хранят вместе с авансовым отчётом.

Кто подписывает акт

Акт подписывает комиссия. В неё обычно входят руководитель подразделения, бухгалтер и сотрудник, который отвечает за снабжение. Подотчётное лицо тоже ставит подпись: так оно подтверждает, что перечень покупок и суммы верны.

Если в компании нет комиссии, акт может подписать руководитель и подотчётное лицо. Но комиссия надёжнее: она проверяет, что покупки действительно нужны и цены соответствуют чекам. Порядок утверждает руководитель приказом.

Отдельная подпись главного бухгалтера не обязательна, если он входит в комиссию. Печать на акте не нужна: это внутренний документ.

Хозяйственные расходы в аптеке

В аптеке к обычным хозяйственным расходам добавляются свои: упаковка, дезинфицирующие средства, термометры и гигрометры для контроля условий хранения, расходники для кассового узла. Такие покупки списывают тем же актом, но с оговорками.

Лекарства и медицинские изделия по этому акту не списывают. Для них действует отдельный учёт: предметно-количественный учёт по приказу Минздрава, журналы учёта, сроки годности. Хозяйственный акт касается только тех покупок, которые не относятся к лекарственному ассортименту.

Если аптека покупает дезинфицирующие средства и упаковку, в акте указывают, для какого отдела и на какой период. Проверяющие смотрят, что расход связан с деятельностью аптеки, а не с личными нуждами сотрудников.

Частые ошибки

  • Нет чеков или накладных: акт есть, а расход подтвердить нечем.
  • Сумма в акте не совпадает с авансовым отчётом, и расхождение не объяснено.
  • В акте перечислены лекарства или медицинские изделия — их списывают по другим документам.
  • Покупки не связаны с работой: личные расходы сотрудника в акт попадать не должны.
  • Акт подписал один человек без комиссии, хотя бланк компании требует комиссию.
  • Забыли про остаток подотчётной суммы и не приложили кассовый ордер о возврате.

Частые вопросы

Обязателен ли акт о списании средств на хозяйственные нужды?

Обязательной формы закон не устанавливает. Акт нужен, чтобы подтвердить обоснованность расхода и списать подотчётную сумму. Компания вправе утвердить свой бланк приказом руководителя.

Можно ли обойтись одним авансовым отчётом?

Авансовый отчёт — основной документ подотчётного лица. Акт дополняет его: комиссия подтверждает, что покупки нужны и суммы верны. Если в компании принят такой порядок, акт составляют к каждому отчёту.

Какие документы приложить к акту?

Кассовые чеки, товарные накладные, универсальные передаточные документы, счета на оплату. В акте перечисляют, что именно приложено и на какую сумму.

Нужно ли списывать лекарства этим актом в аптеке?

Нет. Лекарства и медицинские изделия ведут по отдельным правилам учёта. Хозяйственный акт — для бумаги, упаковки, моющих средств и подобных покупок.

Сколько хранить акт?

Акт хранят вместе с авансовым отчётом и первичными документами. Срок компания устанавливает в номенклатуре дел, ориентируясь на требования к хранению документов бухгалтерского учёта.

Когда бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы акты и отчёты собирались сами

Акты, авансовые отчёты и согласования по хозяйственным расходам проходят через несколько рук: сотрудник приносит чеки, бухгалтер сверяет суммы, руководитель подписывает.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы с авансовым отчётом и приносят руководителю готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы