График документооборота в соответствии с ФСБУ 27/2021: образец

ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте» действует с 2022 года и задаёт правила, по которым компания работает с первичными документами и регистрами: когда документ считается созданным, кто его подписывает, как исправлять ошибки и сколько хранить.

Сам график — внутренний документ компании. В ФСБУ 27/2021 нет его формы и нет требования называть его именно так. Но правила стандарта работают только тогда, когда в компании распределены роли: кто оформляет документ, кто проверяет, кто подписывает, в какой срок и где документ хранится. Это распределение и фиксирует график.

Ведёт его обычно главный бухгалтер, утверждает руководитель. Требования главного бухгалтера по оформлению первички обязаны выполнять все сотрудники — это прямо следует из закона о бухгалтерском учёте.

Порядок документооборота в организации — это не только график. Обычно он включает три части: перечень документов с формами и образцами заполнения, график движения каждого документа с ответственными и сроками, а также правила хранения и передачи в архив.

Образец удобно строить таблицей: в строках — документы, в столбцах — этапы. Для каждого этапа указывают должность ответственного и срок в рабочих днях. Такой таблицей пользуется и бухгалтерия, и руководители подразделений — видно, кто кому и когда передаёт документ.

Если компания переходит на электронный документооборот, график дополняют: какими каналами передаются документы, кто ставит электронную подпись, где хранятся файлы и как обеспечивается их читаемость в течение срока хранения.