Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Журнал регистрации приказов по кадрам

Журнал регистрации приказов по кадрам — таблица, в которой кадровик записывает каждый изданный приказ: номер, дату, вид, работника и основание. По ней видно, какие приказы уже изданы и где их искать. Ниже — бланк таблицы и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Начат: 1 января 2026 г.

Окончен: 31 декабря 2026 г.

Том 1

Журнал регистрации приказов по кадрам

ООО «Ромашка», 2026 год

Записи № 1–48

| № | Дата приказа | Номер приказа | Вид приказа | Работник | Основание | Подпись кадровика |

| 1 | 09.01.2026 | 1-к | Приём на работу | Смирнова Ольга Петровна, менеджер | Заявление от 09.01.2026, трудовой договор № 1 | |

| 2 | 12.01.2026 | 2-к | Перевод на другую работу | Кузнецов Артём Ильич, водитель | Заявление от 12.01.2026, дополнительное соглашение № 1 | |

| 3 | 15.01.2026 | 3-к | Увольнение | Орлова Мария Сергеевна, бухгалтер | Заявление от 15.01.2026, приказ № 3-к | |

Ответственный за ведение журнала

Специалист по кадрам

____________ / О. П. Смирнова /

Утвердил

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен журнал регистрации кадровых приказов

Приказы по личному составу — приём, перевод, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, дисциплинарное взыскание — издаются десятками за год. Журнал регистрации кадровых приказов ведут, чтобы каждый приказ получил номер и дату, а кадровик в любой момент мог ответить, что уже подписано и где лежит оригинал.

Обязательной формы журнала закон не устанавливает. Компания заводит свою книгу приказов по личному составу и закрепляет её в инструкции по делопроизводству или приказом руководителя. Унифицированные формы кадровых приказов тоже необязательны, но удобны: бухгалтерские и кадровые программы формируют их по умолчанию.

Какие графы завести в журнале

  • Порядковый номер записи — сквозной в течение календарного года.
  • Дата приказа — день, которым приказ подписан.
  • Номер приказа с буквенным индексом: 1-к, 2-к — для кадровых, отдельно от приказов по основной деятельности.
  • Вид приказа: приём, перевод, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание.
  • Работник: фамилия, имя, отчество и должность.
  • Основание: заявление, трудовой договор, дополнительное соглашение, докладная записка.
  • Подпись того, кто внёс запись, — чтобы при проверке было видно, кто отвечает за регистрацию.
  • Примечание — для отметок об отмене, исправлении или выдаче копии.

Как завести и вести журнал

  1. Оформите титульный лист. Напишите наименование работодателя, название журнала, даты начала и окончания ведения, номер тома. Если журнал ведёт филиал, добавьте его название.
  2. Пронумеруйте и сшейте. Пронумеруйте все листы, прошейте журнал и поставьте на сшивке бумажную пломбу. Рядом — подпись руководителя, печать компании и запись о количестве листов.
  3. Заполняйте по порядку. Каждую запись вносите в хронологическом порядке, без пропусков строк. Если приказ отменили, запись не вычёркивайте — добавьте пометку в графе «Примечание».
  4. Нумеруйте приказы отдельно. Приказы по личному составу получают свой индекс — обычно «к» или «лс» — и свою нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности. Нумерация начинается заново с 1 января.
  5. Закройте журнал в конце года. В конце календарного года подведите итог: сколько записей внесено, сколько листов занято. Журнал передайте в архив.

Книга приказов по личному составу: что в ней регистрируют

Книга приказов по личному составу — то же, что журнал регистрации кадровых приказов: так её называют, когда записи ведут в сшитой книге, а не в папке с отдельными листами. В неё попадают все приказы, которые касаются конкретных работников: о приёме, переводе, увольнении, отпуске, командировке, поощрении и взыскании.

Приказы по основной деятельности — о введении инструкции, утверждении графика отпусков, изменении штатного расписания — в книгу приказов по личному составу не вносят: у них своя нумерация и свой журнал. Разделение помогает при проверке: инспектор видит, что кадровые приказы учтены отдельно и ни один номер не пропущен.

Электронный журнал и электронный документооборот

Журнал можно вести в таблице на компьютере или в кадровой программе. Если в компании введён электронный кадровый документооборот, часть кадровых документов оформляется в электронном виде — их перечень компания утверждает своим локальным актом (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ). Чтобы журнал учитывал такие приказы, перечень документов по электронному документообороту дополняют приказом в произвольной форме.

Электронный журнал удобен поиском и отчётами, но бумажный надёжнее при проверке: он сшит, пронумерован и подписан. Многие компании ведут оба: бумажный — как основной, электронный — для быстрого поиска.

Частые ошибки

  • Нумеруют кадровые приказы в общей нумерации с приказами по основной деятельности — потом сложно найти нужный документ.
  • Не сшивают и не заверяют журнал: при проверке он не подтверждает, что записи не дописывали задним числом.
  • Забывают графу «Основание» — при споре не видно, на каком заявлении или договоре построен приказ.
  • Исправления делают замазкой или вычёркиванием: верный способ — зачеркнуть одной чертой, написать новое и заверить подписью.
  • Журнал не передают в архив и теряют при смене кадровика.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации кадровых приказов?

Закон обязательной формы не устанавливает, но без журнала трудно доказать, что приказ издан и доведён до работника. Компания закрепляет журнал в инструкции по делопроизводству или приказом руководителя — тогда его ведение обязательно для своих сотрудников.

Сколько лет хранить книгу приказов по личному составу?

Приказы по личному составу и журналы их регистрации хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок зависит от вида приказа: приказы о приёме, переводе и увольнении хранят дольше, чем об отпусках. Компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел.

Как нумеровать приказы по личному составу?

Отдельно от приказов по основной деятельности, с буквенным индексом — обычно «к» или «лс». Нумерация сквозная в течение календарного года и начинается заново с 1 января. Если приказ отменили, его номер не занимают повторно.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если компания так решила и закрепила это в локальном акте. При электронном кадровом документообороте перечень таких документов утверждают отдельно (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ). Бумажный журнал с подписями и сшивкой надёжнее при проверке.

Что делать, если в журнале обнаружили ошибку?

Зачеркните неверную запись одной чертой так, чтобы её было видно, рядом напишите верную и заверьте подписью того, кто исправил. Замазка и вычёркивание с закрашиванием запрещены правилами делопроизводства: по журналу должны быть видны все записи.

Когда кадровые бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы приказы и журналы собирались сами

Приказы, заявления и журналы регистрации отнимают у кадровика и руководителя часы: каждый документ надо проверить, зарегистрировать и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, вносят записи в журнал и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы