Приказ об утверждении положения об обработке и защите персональных данных работников

Приказ вводит в действие положение о персональных данных: без него положение остаётся проектом, а у компании нет документа, подтверждающего порядок работы с данными сотрудников. Ниже — бланк и заполненный образец приказа с приложениями.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

(ООО «Ромашка»)

Приказ

об утверждении Положения об обработке и защите персональных данных работников

16 ноября 2026 г. № 14-к

В соответствии со статьёй 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», статьями 86–90 Трудового кодекса Российской Федерации и в целях приведения порядка работы с персональными данными работников в соответствие с требованиями закона

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 декабря 2026 года Положение об обработке и защите персональных данных работников ООО «Ромашка» согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Назначить ответственным за организацию обработки персональных данных начальника отдела кадров П. П. Петрову.

3. Начальнику отдела кадров П. П. Петровой ознакомить работников с Положением под подпись до 1 декабря 2026 года и внести запись об ознакомлении в листы ознакомления.

4. Руководителям структурных подразделений при работе с персональными данными руководствоваться Положением с даты его введения в действие.

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

С приказом ознакомлены

Начальник отдела кадров

____________ / П. П. Петрова /

Зачем нужен приказ об утверждении положения

Положение о персональных данных — внутренний документ компании: в нём описано, какие данные работников компания собирает, зачем, кто к ним имеет доступ, сколько их хранят и как защищают. Сам по себе текст положения ничего не вводит: он становится обязательным для работников, когда руководитель утверждает его приказом.

Закон требует от оператора принять меры по защите персональных данных, в том числе определить порядок обработки и перечень лиц, у которых есть доступ к данным (ст. 18.1 и 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Приказ и положение закрывают эту обязанность документально: проверяющий увидит и сам документ, и дату, с которой он действует.

Что указать в приказе об утверждении положения о персональных данных

Наименование компании и её организационно-правовую форму — по уставу.
Дату и регистрационный номер приказа по номенклатуре дел компании.
Основание: статью 18.1 закона № 152-ФЗ и статьи 86–90 Трудового кодекса.
Название утверждаемого положения и приложение, в котором лежит его текст.
Дату, с которой положение вводится в действие: она может совпадать с датой приказа или быть позже.
Ответственного за организацию обработки персональных данных — должность и фамилию с инициалами.
Поручение ознакомить работников с положением под подпись и срок, к которому это сделать.
Подпись руководителя и лист ознакомления с приказом.

Как оформить приказ

Проверьте положение. До приказа положение должно быть готово: в нём описаны цели обработки, перечень данных, сроки хранения, порядок доступа и меры защиты. Приказ утверждает готовый текст, а не обещание его написать.
Выберите ответственного. Это сотрудник, который отвечает за организацию обработки данных: отвечает на запросы работников и проверяющих, ведёт учёт обращений. Обычно это кадровик, юрист или руководитель административного подразделения.
Оформите приказ и приложение. В приказе дайте ссылку на приложение с текстом положения. Если положение меняется, удобнее приложением к приказу утверждать новую редакцию и указывать, что прежняя утрачивает силу.
Ознакомьте работников. Работники должны знать порядок работы с их данными. Ознакомление фиксируют под подпись в листе ознакомления или в самом приказе.
Подшейте в дело. Приказ и положение храните вместе с другими кадровыми документами; в номенклатуре дел закрепите срок хранения.

Что проверить в положении до подписания приказа

Указаны цели обработки: ведение кадрового учёта, расчёт зарплаты, исполнение требований закона.
Перечислены категории данных: паспортные, адрес, образование, сведения о детях, данные о здоровье, если они нужны.
Названы способы обработки: бумажные документы, информационные системы, передача в СФР и ФНС.
Описаны сроки хранения и порядок уничтожения данных после достижения цели.
Есть перечень лиц с доступом к данным и порядок предоставления доступа.
Прописаны меры защиты: пароли, ограничение доступа, резервные копии, учёт носителей.
Указано, как работник может получить свои данные и потребовать их уточнения.

Частые вопросы

Обязательно ли утверждать положение приказом?

Закон не называет приказ единственным способом, но на практике положение вводят в действие именно приказом: так видно, с какой даты документ обязателен и кто за него отвечает. Без приказа сложно доказать, что положение действует в компании.

Кто подписывает приказ?

Руководитель компании или лицо, которому уставом или доверенностью дано право издавать приказы. Если приказ подписывает заместитель, укажите реквизиты доверенности.

Нужно ли знакомить работников с положением?

Да. Работники должны знать, как компания обрабатывает их данные. Ознакомление оформляют под подпись — в листе ознакомления или отдельным приказом. Новых сотрудников знакомят при приёме на работу.

Что делать, если положение меняется?

Утвердите новую редакцию отдельным приказом и укажите, с какой даты она действует и что прежняя редакция утрачивает силу. Знакомить работников с изменениями нужно так же, как с первым вариантом.

Сколько хранить приказ и положение?

Срок зависит от вида документа и закрепляется в номенклатуре дел компании. Приказы по основной деятельности и положения обычно хранят постоянно или длительно; точный срок смотрите в перечне типовых архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда кадровые документы собираются вручную

Чтобы типовые приказы и положения готовились сами

Приказы, положения и листы ознакомления отнимают время у кадровика: каждый документ нужно собрать по шаблону, проверить реквизиты и разослать на подпись.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют данные работников и приносят руководителю готовый проект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»