Приказ об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству: образец

Приказом утверждают инструкцию по кадровому делопроизводству — внутренний документ, который описывает, как в компании оформляют приём, перевод, отпуск и увольнение. Ниже — образец приказа и структура инструкции, которую он вводит в действие.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 56 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ

16 ноября 2026 г. № 45

Приказ

об утверждении Инструкции по кадровому делопроизводству

16 ноября 2026 г. № 45

Утвердить Инструкцию по кадровому делопроизводству согласно приложению к настоящему приказу и ввести её в действие с 1 декабря 2026 года.

Начальнику отдела кадров И. И. Ивановой ознакомить с Инструкцией всех работников отдела кадров и руководителей структурных подразделений под подпись до 30 ноября 2026 года.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужна инструкция по кадровому делопроизводству

Инструкция по кадровому делопроизводству — внутренний документ, который устанавливает единый порядок оформления кадровых документов: приказов о приёме и увольнении, трудовых договоров, личных карточек, графиков отпусков, табелей учёта рабочего времени. Без неё каждый кадровик ведёт документы по-своему, а при проверке инспекции труда или увольнении работника компания не может доказать, что требования были доведены до сведения.

Приказ об утверждении инструкции — распорядительный документ, которым руководитель вводит её в действие. С этого момента инструкция обязательна для работников, которых она касается. Приказ и инструкцию хранят вместе: приказ подтверждает, что документ действует, инструкция — что именно требуется от работников.

Что включить в инструкцию по кадровому делопроизводству

Общие положения: на кого распространяется инструкция, какие документы регулирует, какие сокращения использует.
Порядок оформления приёма на работу: какие документы представляет работник, как заключается трудовой договор, как оформляется приказ, как ведётся личная карточка.
Перевод и перемещение: какие документы нужны, как оформляется согласие работника, какие приказы издаются.
Отпуска: график отпусков, заявление, приказ, ознакомление работника, отметки в личной карточке.
Увольнение: основания, порядок оформления приказа, выдача трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности, расчёт.
Воинский учёт: какие документы ведёт кадровая служба, как оформляются отметки.
Хранение документов: какие документы хранятся в кадровой службе, какие передаются в архив, сроки хранения.
Приложения: формы приказов, личной карточки, журналов регистрации.

Как издать приказ об утверждении инструкции

Разработайте инструкцию. Поручите кадровой службе или юристу подготовить проект инструкции с учётом специфики компании: отраслевых требований, наличия вредных условий труда, дистанционных работников.
Согласуйте с заинтересованными службами. Инструкцию согласуют с юристом, бухгалтерией и руководителями подразделений, которых она касается. Согласование оформляют визами на оборотной стороне последнего листа или листом согласования.
Издайте приказ. В приказе укажите название инструкции, дату введения в действие, ответственного за ознакомление работников. Приложите инструкцию к приказу как отдельный документ.
Ознакомьте работников. Работников, которых касается инструкция, знакомят под подпись. Лист ознакомления прикладывают к инструкции или ведут отдельный журнал ознакомления.
Храните приказ и инструкцию. Приказ хранят в деле распорядительных документов, инструкцию — в деле кадровых инструкций. Срок хранения устанавливает номенклатура дел компании.

Частые ошибки

Инструкция утверждена, но работники с ней не ознакомлены — в споре компания не докажет, что требования были доведены.
В приказе не указана дата введения инструкции в действие — неясно, с какого момента применяются новые правила.
Инструкция дублирует Трудовой кодекс, но не описывает особенности компании: какие формы применяются, кто подписывает, где хранятся документы.
Приказ подписан неуполномоченным лицом: без доверенности или приказа о временном исполнении обязанностей директора.
Инструкцию меняют, а приказ об утверждении новой редакции не издают — старая редакция формально продолжает действовать.

Частые вопросы

Обязательна ли инструкция по кадровому делопроизводству?

Трудовой кодекс не требует отдельной инструкции по кадровому делопроизводству. Но компания обязана вести кадровые документы и знакомить работников с локальными актами, которые их касаются. Инструкция помогает выполнить это единообразно и служит доказательством при проверках и спорах.

Кто утверждает инструкцию по кадровому делопроизводству?

Руководитель компании. Он издаёт приказ об утверждении инструкции. Если в компании есть коллегиальный орган, который по уставу решает вопросы внутреннего регулирования, инструкцию может утверждать он — тогда приказ издаётся на основании его решения.

Нужно ли знакомить с инструкцией всех работников?

Знакомят тех, кого инструкция касается: работников кадровой службы, руководителей подразделений, а также всех работников, если инструкция устанавливает общие правила оформления кадровых документов. Факт ознакомления подтверждают подписью на листе ознакомления или в журнале.

Можно ли изменить инструкцию без издания нового приказа?

Изменения в инструкцию вносят приказом. Если меняется значительная часть, утверждают новую редакцию инструкции и издают новый приказ об утверждении. Старый приказ признают утратившим силу или приказ содержит пункт о замене.

Сколько хранится приказ об утверждении инструкции?

Приказ хранится в деле распорядительных документов. Срок хранения зависит от содержания: приказы по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел.

Когда кадровые документы отнимают время у руководителя

Чтобы приказы и инструкции собирались по шаблону

Приказы, инструкции и ознакомления отнимают у кадровой службы часы: каждый документ надо составить, согласовать и передать на подпись.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют реквизиты и приносят руководителю готовый проект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»