Реестр накладных: образец скачать

Реестр накладных — сводная таблица отгрузок за период: по каждой накладной в ней видно дату, покупателя, номер и сумму. Реестр помогает бухгалтерии собрать документы пачкой, а руководителю — увидеть, что и кому ушло за месяц. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567

Период: с 01.11.2026 по 30.11.2026

Реестр накладных

за ноябрь 2026 года

№ 11 от 30 ноября 2026 г.

Реестр составлен по накладным на отгрузку товаров покупателям за ноябрь 2026 года. В реестр включены 4 накладные на общую сумму 486 400 рублей без налога на добавленную стоимость.

Сверка с книгой продаж проведена: номера и суммы накладных совпадают с записями за период. Расхождений нет.

Составитель реестра

Бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Утвердил

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен реестр накладных

Реестр накладных собирает отгрузки за период в одну таблицу. По нему бухгалтерия передаёт документы в архив или контрагенту, а руководитель видит, сколько и кому отгрузили за месяц.

Форму закон не устанавливает: компания сама решает, какие графы ей нужны. В реестр попадают накладные на отгрузку товаров — те, что оформляют по унифицированной форме № ТОРГ-12 или по собственной форме, утверждённой в учётной политике.

Что внести в реестр

Номер и дату реестра, период, за который он составлен.
Номер и дату каждой накладной.
Покупателя: название и ИНН.
Основание отгрузки: номер договора или счёта.
Сумму накладной без налога на добавленную стоимость и сумму налога.
Итог по реестру: количество накладных и общая сумма.
Подписи составителя и того, кто утвердил реестр.

Как заполнить реестр накладных

Заведите бланк на период. Один реестр — один месяц или другая удобная отсечка: неделя, партия отгрузок одному покупателю.
Перенесите данные из накладных. Строка за строкой: номер и дата накладной, покупатель, основание, суммы. Данные берут из самой накладной, а не из памяти.
Подведите итог. Посчитайте количество накладных и общую сумму. Сверьте итог с книгой продаж за тот же период.
Подпишите и подшейте. Реестр подписывает составитель, утверждает руководитель. К реестру подшивают копии накладных в том же порядке, что и строки.

Реестр отгрузок: то же или другое

Реестр отгрузок — то же самое по смыслу: сводка того, что ушло покупателям за период. Название выбирает компания, и на состав таблицы оно не влияет.

Разница появляется, когда отгрузка идёт не только по накладной: услуги закрывают актом, передачу по электронным документам — универсальным передаточным документом. Тогда в реестр отгрузок добавляют графу «вид документа» и вносят акты и универсальные передаточные документы рядом с накладными.

Частые ошибки

В реестр вносят накладные без сверки с книгой продаж: итог реестра и учёт расходятся.
Пишут только сумму с налогом: для сверки с книгой продаж нужны суммы без налога и сам налог отдельно.
Путают номер накладной и номер реестра: строки реестра ссылаются на накладные, а не наоборот.
Не указывают основание отгрузки — при споре с покупателем неясно, по какому договору шла поставка.
Хранят реестр отдельно от накладных: проверить отгрузку без пачки документов нельзя.

Частые вопросы

Обязателен ли реестр накладных?

Нет. Закон не требует вести реестр накладных, это внутренний документ компании. Его вводят, когда отгрузок много и документы нужно передавать пачками — в бухгалтерию, архив или покупателю.

Можно ли вести реестр в Excel?

Да. Форму закон не устанавливает, поэтому таблица в Excel с теми же графами годится. Важно, чтобы строки совпадали с накладными и реестр можно было распечатать и подписать.

Чем реестр накладных отличается от книги продаж?

Книгу продаж ведут по правилам Налогового кодекса: в неё попадают счета-фактуры и иные документы, дающие право на вычет налога у покупателя. Реестр накладных — учётный документ компании, и его состав задаёт сама компания.

Сколько хранить реестр накладных?

Реестр относится к документам учёта: данные бухгалтерского и налогового учёта и документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, хранят 5 лет, если Налоговый кодекс не устанавливает иной срок. Компания может закрепить более долгий срок в номенклатуре дел.

Что делать, если в реестре нашлась ошибка?

Исправляют строку, а не переписывают реестр заново: зачёркивают неверную запись, пишут верную, заверяют подписью и датой. Если реестр уже передан, составляют новый с пометкой об исправлении.

Когда отгрузки и документы по ним съедают день

Чтобы реестры и накладные собирались сами

Реестры, накладные и сверки отнимают часы: каждую строку надо перенести, сверить с книгой продаж и подшить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы и приносят готовый реестр на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»